外部リストと Microsoft Excel との間でデータを同期し、両方のデータ セットを最新状態に維持することができます。 たとえば、共有や更新を簡単にするためにリスト内の商品在庫を保持しながら、Microsoft Excel を使用して定期的な在庫分析を行うことができます。
注
外部リストを Excel 2013 より前のバージョンと同期することはできません。 これを行おうとすると、"リストに接続できません" というエラー ダイアログが表示されます。
詳細については、「 外部データに関するコンテンツを検索する」を参照してください。
外部のデータを使用するための準備と前提条件
外部データを操作するには、データへの安全なアクセスを有効にするためのいくつかの前提条件タスクが必要です。 後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。 また、外部データを操作しようとして問題が発生した場合は、この情報が問題を特定するのに役立ちます。 外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
外部データ ソースを準備する 管理者は、適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが悪者の手に渡らないようにするために、アカウントを作成し、データ ソースにアクセス許可を与える必要がある場合があります。 外部データベースでは、管理者は、必要な結果に制限し、パフォーマンスを向上させるために、特定のテーブル、ビュー、クエリなどを作成することもできます。
SharePoint サービスとアカウントの構成 管理者は、Business Data Connectivity Services と Secure Store Service をアクティブ化する必要があります。 これらのサービスの使用方法の詳細については、「SharePoint 2013 の Business Connectivity Services ソリューションを構成する」および「Business Connectivity Services と Secure Store を使用して SQL Azure テーブルから外部リストを作成する」を参照してください。
Secure Store サービスの構成 管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードを決定し、ターゲット アプリケーションを作成し、ターゲット アプリケーションの資格情報を設定する必要があります。 これらのサービスの使用方法の詳細については、「 Secure Store ターゲット アプリケーションを作成または編集する」を参照してください。
Business Data Connectivity Services を構成する 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成するユーザーにビジネス データ接続メタデータ ストアへのアクセス許可があり、適切なユーザーが外部リストの基になる外部コンテンツ タイプにアクセスできることを確認する必要があります。 これらのサービスの使用方法の詳細については、「SharePoint 2013 の Business Connectivity Services ソリューションを構成する」を参照してください。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、アクセス、操作方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報を含む外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
外部リストを作成する ユーザーは、外部コンテンツ タイプに基づいて外部リストを作成し、必要に応じて外部リストの 1 つまたは複数のビューを作成する必要があります。
Office 製品の使用準備ができていることを確認します外部データを Office 製品と同期するには、各クライアント コンピューターに少なくとも Windows 7 と次のフリー ソフトウェア製品が必要です。SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4、および OData V3 用の WCF Data Services 5.0 (必要に応じて、ソフトウェアをダウンロードするように自動的に求められます)。 また、Office のインストール オプションである Business Connectivity Services が有効になっていることを確認します (これが既定値です)。 これは、外部データのキャッシュと同期、ビジネス データと外部コンテンツ タイプのマッピング、Office 製品での外部アイテム ピッカーの表示を行うほか、Office 製品内でカスタム ソリューションを実行します。
外部データの使用に関する一般的な情報については、「 外部データに関するコンテンツの検索」を参照してください。
Excel に外部リストをエクスポートする
- リストを含む SharePoint サイトに移動します。
- サイド リンク バーで SharePoint リストの名前を選択するか、[設定] の順に選択します。
をクリックし、[サイトのコンテンツ] または [すべてのサイト コンテンツの表示] を選択して、適切なリスト セクションでリストの名前を選択します。 - [リスト] を選択してから、[Excel にエクスポート] を選択します。
既定では、この機能は外部リストに対しては有効になっていますが、無効にすることもできます。 - 操作の確認を求めるメッセージが表示されたら、[ OK] を選択します。
- [ファイルのダウンロード] ダイアログ ボックスで、[開く] を選択します。
- コンピューターでデータ接続を有効にするかどうかを確認するメッセージが表示されたら、SharePoint サイト上のデータへの接続を安全に有効にできる場合は [有効にする] を選択します。
データ接続を使って、Web クエリ ファイルをベースにした Excel の表が作成されます。 エクスポート テーブルに入る列は、現在の外部リスト ビューにより決まります。 エクスポートされる外部データは、外部コンテンツ タイプと外部リスト ビューで定義されたフィルター、および SharePoint サイトの言語設定によって決まります。 ページの制限はすべて無視されます。