Namigi za ustvarjanje velikih srečanj in dogodkov v aplikaciji Microsoft Teams

Odlična navidezna srečanja in dogodki se ne zgodijo le , ampak zahtevajo predhodno načrtovanje in pripravo, da vam omogočimo najboljšo možno izkušnjo. Od preverjanja opreme do vaje prehodov lahko nekaj priprave prepreči tehnične težave in ohrani nemoteno delovanje vašega dogodka.

Tukaj je nekaj naših najboljših nasvetov za načrtovanje in izdelavo visokokakovostnih srečanj, mestnih dvoran in spletnih seminarjev v aplikaciji Microsoft Teams.

Uvod

Prenesite Microsoft Teams za namizje za najbolj zanesljive izkušnje s srečanji in dogodki. Uživajte v polnem dostopu do funkcij in vrhunski učinkovitosti delovanja. Posodobite aplikacijo Teams za najnovejše varnostne funkcije in popravke napak.

Načrtovanje proizvodnje dogodkov

Preden se dogodek začne, določite vloge in odgovornosti, vadite predstavitve in nastavite potrebna sporočila, ki jih boste lahko uporabljali med dogodkom. Za nemoteno nastavitev upoštevajte spodnja navodila.

V skupini dogodkov je vedno več oseb. Dodelite vloge in odgovornosti – pogovorite se o tem, kdo je odgovoren za vsak korak operacije, od producentov in predstaviteljev &moderatorjev
Načrtujte komunikacijo skupine dogodkov. Komunikacija v realnem času je ključnega pomena za velika srečanja in dogodke. Klepet skupine dogodka (na voljo organizatorju, producentu in predstaviteljev) je odličen način za ohranjanje stikov.
Vadite. Preglejte dogodek in preverite predstavitve, vadite prehode ter preizkusite nastavitve zvoka in videa. Spremljajte izkušnjo udeležencev v živo in zagotovite odlično izkušnjo občinstvu.

Namigi: Za hibridne dogodke:

Anketo o spletnem mestu izvedite vnaprej. Preverite infrastrukturo AV sobe, integracijo aplikacije Teams in fizično postavitev.
Preskusite in preverite, ali vsa oprema v sobi deluje (MTR konzola, mikrofoni, kamere, zvočniki, zasloni, nadzorne plošče).
Dokumentirajte tok signala sobe (zvok, video, omrežje) in določite omejitve ali omejitve.
Posodobite vdelano programsko opremo in programsko opremo v vseh strojnih opremah, potrjenih za Teams, in zagotovite združljivost z najnovejšo različico aplikacije Teams.
Prepričajte se, da je za vse naprave, ki se uporabljajo v proizvodnji, na voljo žična ethernetna povezava (računalnik Teams, računalnik vMix itd.).

Nastavitev zvoka, videa in vsebine v skupni rabi

Uporaba visokokakovostne zvočne in video opreme je ključnega pomena med velikimi srečanji in dogodki. Nastavite visokokakovostne mike in spletne kamere ali srečanja v sobi Teams za hibridne izkušnje. Ti namigi vam bodo pomagali jasno komunicirati z občinstvom in predstavitelji med dogodkom.

Zvok

Ne spregleda kakovosti zvoka, to je najpomembnejši del odličnega dogodka. Nekateri uporabniki morda le poslušajo brskalnik v ozadju.
Uporabite visokokakovostne mikrofone. Nosljivi miki so idealni za manj izkušene predstavitelje; mikrofoni zahtevajo prakso in tehniko, da se izognete ravnanju s hrupom.
Predstavitelje, ki uporabljajo računalnik ali drugo napravo, uporabite naglavni komplet, ki ima potrdilo o storitvi Teams.
Za predstavitve v sobi vnaprej preskusite zvok v sobi, da preprečite pošiljanje šumov ali povratnih informacij v spletu.
Dodajte zvok dogodku s poljubno napravo za zajem zvoka, ki je združljiva z uravnoteženim zvokom (priključki XLR) ali vtičniki 1/8" v slogu slušalk, in vam omogoča, da aplikacijo Teams priključite v računalnik s pogonom USB.
Lahko pa uporabite sistem HIGH-END AV in izhod HDMI ali SDI tega sistema povežete v aplikacijo Teams z osnovno videonapravo, kot je na primer škatla HDMI-USB.

Namigi: Za hibridne dogodke:

Pred uporabo v živo ločeno preskusite nastavitve zvoka v sobi in spletu.
Za osebno in navidezno občinstvo uporabite neodvisne mikrofone, vendar pa poskrbite, da bo s platformo za srečanje povezan le en prevladujoči vir zvoka.
Če več oseb uporablja naprave v sobi, naj prekinejo zvok svojega računalnika, da preprečijo odmev ali povratne informacije.
Dodajte dodatne mikrofone (npr. handhelds, lavaliers) za paneliste ali gostovanje Q&A.

Videoposnetek

Dobro osvetlite vašo temo – za večino kamer ne morete imeti preveč svetlobe. Osvetlitev je lahko razlika med proizvodnjo, ki se zaznavajo kot strokovno ali amaterski.
Za osvetlitev osebe uporabite tri luči: ključno svetlobo, zapolnite svetlobo in osvetlitev hrbtne strani, da zagotovite dobro globino.
Naprave za zajem HDMI je mogoče uporabiti tudi za pretakanje izhoda računalnika (računalnika s sistemom Windows ali računalnika Mac) v aplikacijo Teams – idealno za prikazovanje visokokakovostnih videoposnetkov, predstavitev programske opreme ali grafik gibanja, kot bi bile vir kamere.
Vhoda HDMI ne povežite neposredno v srečanje v aplikaciji Teams, saj Teams izvorno ne podpira virov HDMI. Namesto tega z napravo za zajem HDMI prenesite videoposnetek HDMI v računalnik, kjer se lahko v aplikaciji Teams prikaže kot navidezna kamera. Ta nastavitev vam na primer omogoča, da povežete kamero profesionalca z vrhunsko optiko in povečavo prek HDMI, s tem pa povečate kakovost videa srečanja.

Skupna raba vsebine z zaslona

Ustvarjanje zaslona med dogodkom je odličen način za prikaz izdelkov in potekov dela ali pa sprehod občinstva po pomembnih virih.

Ti namigi vam bodo pomagali učinkovito predstaviti vsebino med pripravljanjem dogodka.

Če ste edini producent dogodka, priporočamo, da uporabite dva monitorja. Tako lahko daste v skupno rabo vsebino z drugega monitorja, medtem ko pripravljate dogodek s prvega monitorja.

Med predstavitvijo predstavnosti dajte zvok iz naprave v skupno rabo.

Če želite več navodil za predstavitev na velikih srečanjih, glejte Namigi za predstavitev na velikih srečanjih in dogodkih v aplikaciji Microsoft Teams.

Proizvodni tok in dan dogodka

Na dan dogodka priporočamo, da se skupina dogodkov pridruži vsaj 15 minut pred dogodkom.
Uporabite zeleno sobo za pripravo z drugimi organizatorji in predstavitelji pred dogodkom. Preverite vse mike, kamere in vire.
Zvok naj bo izklopljen, dokler ne boste pripravljeni, da začnete predstavitev v živo na začetku dogodka.
Dodelite osebo, ki bo za težave opazovala tako vire v sobi kot tudi navidezne vire.

Načrtovanje tehničnih težav

Do tehničnih težav lahko pride tudi ob najboljši pripravi. Načrt neprekinjenega varnostnega kopiranja zagotovi, da se dogodek nemoteno izvaja, če pride do težav.

Vedno imate drugega proizvajalca, ki lahko prevzame nadzor, če primarni proizvajalec opusti ali se spopada s tehničnimi težavami.
Imejte rezervni prenosnik z vsemi diapozitivi in predstavnostmi, ki so vnaprej na voljo in preskušeni. Če pride do okvare strojne opreme, pripravite dodatne mikrofone, spletne kamere in kable.
Če se glavna povezava upočasni, uporabite sekundarno internetno povezavo, na primer mobilno dostopno točko. Preden se dogodek začne, preskusite varnostno kopijo povezave.
Pred snemanjem kritičnih predstavitev, tako da lahko hitro preklopite na posneti videoposnetek, če predstavitelj izgubi povezavo.
Ko bo dogodek ustvarjen, microsoft Teams pošlje povezavo za pridružitev. Namesto daste v skupno rabo neposredno povezavo koledarja, ustvarite URL po meri, Bit.ly želite dati v skupno rabo z udeleženci.
- Če tehnična težava ali napaka proizvajalca zahteva ustvarjanje novega oddajanja, hitro posodobite URL po meri tako, da kaže na nov dogodek, ne da bi se morali znova sestaviti udeležence.

Potrebujete dodatno pomoč?

Storitve za dogodke v aplikaciji Microsoft Teams vam lahko zagotovijo dodatno podporo pri načrtovanju ali sestankih in dogodkih. Če želite izvedeti več, glejte Microsoftovo uvedbo.