Conseils pour configurer des réunions et des événements volumineux dans Microsoft Teams

Configurer une réunion ou un événement volumineux 

Tout d’abord, en fonction du type de réunion ou d’événement que vous souhaitez héberger, planifiez une réunion Teams, unwebinaire ou une assemblée générale.  

Ensuite, dans lesoptions de réunion, ajustez les paramètres suivants pour optimiser les expériences : 

• Dans Rôles > Qui peut présenter, sélectionnez Personnes spécifiques. Ensuite, sélectionnez Rechercher les participants. Choisissez des présentateurs pour votre réunion (à partir de votre organisation ou d’organisations approuvées uniquement).

  Remarque : Pendant une réunion, les présentateurs peuvent promouvoir les participants au rôle de présentateur. 

• Dans Enregistrement & transcription , spécifiez Qui peut enregistrer et transcrire. Activez automatiquement le bouton bascule Enregistrer et transcrire pour vous assurer que chaque partie de votre réunion ou événement est capturée dans l’enregistrement. 

• Dans participation : 

  1. Désactivez le bouton bascule Autoriser le micro pour les participants pour empêcher les interruptions d’audience. Si une personne doit interagir pendant la réunion, autorisez-la à réactiver lorsqu’elle lève la main ou modifiez son rôle en pointant sur son nom et en sélectionnant Plus d’options . 

  2. Désactivez la case à cocher Autoriser l’appareil photo pour les participants pour garder le focus sur les présentateurs et le contenu partagé uniquement. Si nécessaire pendant la réunion, autorisez la vidéo pour un participant spécifique ou tout le monde. 
     
     Pour plus d’informations, consultez Gérer les autorisations audio et vidéo des participants.  

• Dans Outils de production : 

  1. Activez le bouton bascule Activer la salle verte pour permettre aux présentateurs de rejoindre tôt et case activée leur audio, vidéo et partage de contenu avant l’admission des participants. Pour en savoir plus, consultez Utilisation de la salle verte dans Microsoft Teams. 

  2. Activez le bouton bascule Gérer ce que voient les participants pour gérer la façon dont le contenu est partagé. Pour en savoir plus, consultez Gérer ce que les participants voient dans Microsoft Teams. 

  3. Sélectionnez Enregistrer. ​​​​​​​

• Les salles pour petits groupes ne peuvent pas être créées dans les réunions qui ont plus de 300 participants, même si le nombre de participants tombe à moins de 300 pendant la réunion. En outre, la création de salles pour petits groupes dans une réunion limite automatiquement la capacité à 300 participants. 

  Remarque : Les salles pour petits groupes ne sont actuellement pas prises en charge dans les mairies.

Encourager l’engagement des participants 

Aidez vos participants à tirer le meilleur parti de votre réunion ou événement en encourageant leur participation.  

• Rappelez et encouragez les participants à lever la main avant de parler et à utiliser des réactions en direct.

• Créez des sondages pendant la réunion pour obtenir des commentaires en temps réel des participants.

• Activez Q&R pour permettre aux présentateurs, organisateurs et co-organisateurs de répondre aux questions des participants et d’y répondre en temps réel.

Meilleures pratiques supplémentaires 

• Pour une expérience optimale lors de réunions et d’événements volumineux, les participants doivent utiliser la dernière version de l’application Teams sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Pour plus d’informations, consultez Mettre à jour Microsoft Teams.

• Après avoir hébergé un événement réussi, créez un modèle de réunion personnel dans Microsoft Teams pour enregistrer et réutiliser tous vos paramètres configurés.

Vous avez besoin d’aide supplémentaire ? 

Les services d’événements Microsoft Teams peuvent fournir un support supplémentaire pour la planification ou l’exécution de vos réunions et événements de grande envergure. Pour en savoir plus, consultez Adoption de Microsoft. 

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