Conseils pour la production de réunions et d’événements volumineux dans Microsoft Teams

Les réunions et événements virtuels de qualité ne se produisent pas seulement : ils nécessitent une planification et une préparation préalable pour offrir la meilleure expérience possible. De la vérification de l’équipement à la pratique des transitions, un peu de préparation peut éviter des problèmes techniques et maintenir le bon déroulement de votre événement.

Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour planifier et produire des réunions de haute qualité, des assemblées publiques et des webinaires dans Microsoft Teams.

Prise en main

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Planifier la production d’événements

Avant le début d’un événement, établissez des rôles et des responsabilités, répétez les présentations et configurez les communications nécessaires à utiliser pendant l’événement. Pour une configuration fluide, suivez les pratiques ci-dessous.

Avoir toujours plusieurs personnes dans le groupe d’événements. Attribuer des rôles et des responsabilités : expliquez qui est responsable de chaque étape de l’opération, des producteurs et présentateurs aux modérateurs Q&A
Planifiez la communication de votre groupe d’événements. La communication en temps réel est essentielle pour les grandes réunions et les événements. La conversation de groupe d’événements (disponible pour l’organisateur, les producteurs et les présentateurs) est un excellent moyen de rester en contact.
Pratiquez-vous. Exécutez l’événement pour case activée des présentations, des transitions pratiques et tester les paramètres audioet vidéo. Regardez l’expérience des participants en direct pour garantir une excellente expérience à votre public.

Conseils : Pour les événements hybrides :

Effectuer une enquête de site à l’avance. Validez l’infrastructure AV de la salle, l’intégration de Teams et la disposition physique.
Testez et vérifiez que tout l’équipement dans la salle fonctionne (console MTR, microphones, caméras, haut-parleurs, écrans, panneaux de contrôle).
Documentez le flux de signal de la salle (audio, vidéo, réseau) et identifiez les limitations ou bizarres.
Mettez à jour le microprogramme et les logiciels sur tout le matériel certifié Teams et assurez la compatibilité avec la dernière version de Teams.
Vérifiez qu’une connexion Ethernet câblée est disponible pour tous les appareils utilisés en production (PC Teams, machine vMix, etc.).

Configurer l’audio, la vidéo et le contenu partagé

L’utilisation d’un équipement audio et vidéo de haute qualité est essentielle lors de grandes réunions et d’événements. Configurez des micros et des webcams de haute qualité ou rencontrez-vous à partir d’une salle Teams pour des expériences hybrides. Ces conseils vous aideront à communiquer clairement avec votre public et les présentateurs pendant l’événement.

Matériel audio

Ne négligez pas la qualité audio, c’est la partie la plus importante d’un grand événement. Certaines personnes peuvent simplement écouter avec le navigateur en arrière-plan.
Utilisez des microphones de haute qualité. Les micros portables sont idéaux pour les présentateurs moins expérimentés ; les micros portables nécessitent de la pratique et de la technique pour éviter de gérer le bruit.
Pour les présentateurs utilisant un ordinateur ou un autre appareil, utilisez un casque certifié Teams.
Pour les présentations dans la salle, testez l’audio de la salle à l’avance afin d’éviter que le bruit ou les commentaires ne soient transmis en ligne.
Ajoutez de l’audio à l’événement à l’aide de n’importe quel périphérique de capture audio compatible avec l’audio équilibré (connecteurs XLR) ou les prises 1/8 pouces de style casque et vous permet de brancher l’ordinateur exécutant Teams via USB.
Vous pouvez également utiliser un système AV haut de gamme et connecter la sortie HDMI ou SDI de ce système à Teams à l’aide d’un appareil de capture vidéo de base comme un boîtier HDMI-USB.

Conseils : Pour les événements hybrides :

Testez les configurations audio dans la salle et en ligne séparément avant de passer en ligne.
Utilisez des microphones indépendants pour les audiences en personne et virtuelles, mais assurez-vous qu’une seule source audio dominante est connectée à la plateforme de réunion.
Si plusieurs personnes utilisent la jonction d’appareils dans la salle, faites-les déconnecter de l’audio de leur ordinateur pour empêcher l’écho ou les commentaires.
Apportez des microphones supplémentaires (par exemple, des ordinateurs de poche, des lavaliers) pour les panélistes ou des Q&A itinérants.

Vidéo

Éclairez bien votre sujet : vous ne pouvez pas avoir trop de lumière pour la plupart des caméras. L’éclairage peut être la différence entre une production perçue comme professionnelle ou amateur.
Utilisez trois lumières pour éclairer votre sujet : une lumière clé, une lumière de remplissage et une lumière arrière pour fournir une bonne profondeur.
Les périphériques de capture HDMI peuvent également être utilisés pour diffuser en continu la sortie d’un ordinateur (PC ou Mac) dans Teams, idéal pour afficher des vidéos de haute qualité, des démonstrations logicielles ou des graphiques animés comme s’il s’agissait d’un flux de caméra.
Ne connectez pas une entrée HDMI directement à une réunion Teams, car Teams ne prend pas en charge les sources HDMI en mode natif. Au lieu de cela, utilisez un appareil de capture HDMI pour intégrer la vidéo HDMI à votre ordinateur, où elle peut apparaître sous la forme d’une caméra virtuelle dans Teams. Par exemple, cette configuration vous permet de connecter une caméra prosumer avec une optique supérieure et un zoom via HDMI, améliorant ainsi la qualité vidéo de votre réunion.

Partager du contenu à partir de votre écran

Le partage d’écran pendant un événement est un excellent moyen de présenter des produits et des flux de travail ou de guider votre public à travers des ressources importantes.

Ces conseils vous aideront à présenter du contenu efficacement tout en produisant votre événement.

Si vous êtes le seul producteur d’événements, nous vous recommandons d’utiliser deux moniteurs. Cela vous permet de partager du contenu à partir du deuxième moniteur tout en produisant l’événement à partir du premier moniteur.

Partagez l’audio à partir de votre appareil lorsque vous présentez du contenu multimédia.

Pour plus d’informations sur la présentation dans les grandes réunions, consultez Conseils pour la présentation dans les grandes réunions et événements dans Microsoft Teams.

Flux de production et jour de l’événement

Le jour de l’événement, nous vous recommandons de rejoindre le groupe d’événements au moins 15 minutes avant le début de l’événement.
Utilisez la salle verte pour vous préparer avec d’autres organisateurs et présentateurs avant le début de l’événement. Vérifiez tous les micros, caméras et flux.
Laissez tout le son désactivé jusqu’à ce que vous soyez prêt à commencer à présenter en direct au début de l’événement.
Affectez une personne pour surveiller les flux dans la salle et les flux virtuels à la recherche de problèmes.

Planifier les problèmes techniques

Des problèmes techniques peuvent se produire, même avec la meilleure préparation. Un plan de sauvegarde solide garantit le bon fonctionnement de votre événement en cas de problème.

Avoir toujours un deuxième producteur qui peut prendre la relève si le producteur principal abandonne ou fait face à des problèmes techniques.
Conservez un ordinateur portable de rechange avec toutes les diapositives et les supports préchargés et testés. Disposer de microphones, webcams et câbles supplémentaires prêts en cas de défaillance matérielle.
Utilisez une connexion Internet secondaire, telle qu’un point d’accès mobile, si la connexion principale tombe en panne. Testez la connexion de sauvegarde avant le démarrage de l’événement.
Préenregistrez les présentations critiques afin de pouvoir basculer rapidement vers la vidéo enregistrée si un présentateur perd la connectivité.
Microsoft Teams enverra un lien de participation lors de la création de l’événement. Au lieu de partager le lien direct du calendrier, créez une URL personnalisée comme Bit.ly à partager avec les participants.
- Si un problème technique ou une erreur de producteur nécessite la création d’une diffusion, mettez à jour rapidement l’URL personnalisée pour pointer vers le nouvel événement sans avoir à contacter les participants.

Vous avez besoin d’aide supplémentaire ?

Les services d’événements Microsoft Teams peuvent fournir un support supplémentaire pour la planification ou l’exécution de vos réunions et événements de grande envergure. Pour en savoir plus, consultez Adoption de Microsoft.