Uvod u popise

Popis je zbirka podataka koju možete zajednički koristiti s članovima tima i osobama kojima ste omogućili pristup. Dostupan je velik broj predložaka popisa spremnih za korištenje koji služe kao dobra početna točka za organiziranje stavki popisa. Saznajte više u odjeljku Predlošci popisa u sustavu Microsoft 365.

U ovom se članku objašnjavaju koncepti stvaranja i korištenja popisa. Popise možete stvarati u sustavu SharePoint, aplikaciji Popisi u sustavu Microsoft 365 ili aplikaciji Microsoft Teams. Saznajte kako započeti rad s Popisima u aplikaciji Microsoft Teams.

Informacije o popisima potražite u sljedećim člancima:

• Stvaranje popisa
• Brisanje popisa
• Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke
• Popisi u okruženju Microsoft 365
• Postavljanje navigacije metapodacima za popis ili biblioteku
• Upravljanje velikim popisima i bibliotekama

Odaberite naslov u nastavku da biste ga otvorili i pogledali detaljne informacije.

Pregled popisa

Tvrtke ili ustanove obično koriste razne vrste popisa, uključujući između ostalog popise za veze, najave, kontakte, praćenje problema i upitnike.

Popisi mogu obuhvaćati i zadatke koje možete koristiti kao jedinstveno mjesto timske suradnje ili kao poslovno rješenje. U mnogim slučajevima popisi omogućuju stvaranje brzog i učinkovitog rješenja bez ili s vrlo malo izmjena.

Na primjer, možete koristiti:

• Zadaci Obuhvaća praćenje vlasništva i napretka, kao i vremensku crtu unutar stranice za atraktivan vizualni prikaz sadržaja popisa.
• Praćenje problema Obuhvaća praćenje verzija i pohranjivanje povijesti verzija radi detaljnije analize grupnih projekata i zajedničkih poslovnih zadataka.

Popisi su bogati i fleksibilni te sadrže mnoge ugrađene značajke koje omogućuju robusnu pohranu, zajedničko korištenje i rad s podacima.

Na primjer, možete učiniti sljedeće:

• Stvorite popis s raznim stupcima, uključujući stupce Tekst, Broj, Odabir, Valuta, Datum i vrijeme, Vrijednosti, Da/ne i Izračunati. Stavci popisa možete priložiti i jednu ili više datoteka da biste naveli dodatne pojedinosti, kao što je proračunska tablica koja sadrži pomoćne brojeve ili dokument s pozadinskim informacijama.
• stvaranje prikaza popisa radi organiziranja, sortiranja i filtriranja podataka na različite i specifične načine mijenjati metapodatke, kao što su dodavanje i brisanje stupaca te izmjena pravila provjere valjanosti I dosljedno koristite popise na web-mjestima s vrstama sadržaja, stupcima web-mjesta i predlošcima. Na početnoj stranici, primjerice, možete prikazati samo trenutne događaje iz kalendara, a na nekoj drugoj stvoriti vizualni prikaz (sličan zidnom kalendaru).
• Stvorite odnose između popisa pomoću kombinacija jedinstvenih stupaca, stupaca za pretraživanje i nametanja odnosa (kaskadno i ograničeno brisanje), što poboljšava mogućnost stvaranja sofisticiranijih poslovnih rješenja i pomaže u očuvanju integriteta podataka.
• stvarati prilagođene popise, prikazivati podatke u web-dijelovima i na stranicama web-dijelova te uvoziti, izvoziti i povezivati podatke iz drugih programa kao što su Excel i Access
• pratiti verzije i detaljnu povijest, postaviti obavezno traženje odobrenja za izmjenu podataka, koristiti zaštitu na razini stavke i na razini mape, prijavu i odjavu te se automatski informirati o promjenama putem upozorenja i RSS sažetaka sadržaja
• organizirati sadržaj na jedinstvenom popisu u mape radi dodatne praktičnosti i boljih performansi te pomoću indeksiranja poboljšati općenite performanse velikih popisa.

Načini rada s popisima

U nastavku je prikazano nekoliko načina na koje možete raditi s popisima da biste lakše upravljali informacijama grupe.

Praćenje verzija i detaljne povijestiPratite verzije stavki popisa da biste mogli vidjeti koje su se stavke promijenile u odnosu na verziju i tko je mijenjao stavke popisa. Ako u novijoj verziji napravite pogreške, možete vratiti prethodnu verziju stavke. Praćenje povijesti popisa osobito je važno ako vaša tvrtka ili ustanova mora pratiti razvoj popisa.

Zatraži odobrenjeNavedite da je potrebno odobrenje stavke popisa prije nego što je svi mogu vidjeti. Stavke ostaju u neriješenom stanju dok ih ne odobri ili odbije osoba koja ima dozvolu za njihovo odobravanje. Možete odrediti koje grupe korisnika mogu pregledavati stavku popisa prije njezina odobravanja.

Prilagodba dozvola Odredite mogu li sudionici vašeg popisa čitati i uređivati samo stavke koje su stvorili ili sve stavke na popisu. People s dozvolom za upravljanje popisima mogu čitati i uređivati sve stavke popisa. Na jednu stavku popisa možete primijeniti i određene razine dozvola, npr. ako stavka sadrži povjerljive podatke.

Stvaranje prikaza i upravljanje njimaStvaranje različitih prikaza istog popisa Sadržaj samog popisa ne mijenja se, ali se stavke organiziraju ili filtriraju tako da korisnici mogu pronaći najvažnije ili najzanimljivije informacije, ovisno o vlastitim potrebama.

Ažuriranje popisa Bez obzira na vrstu popisa koji ažurirate, postupak je sličan za dodavanje, uređivanje i brisanje stavki popisa.

Dodavanje ili uređivanje stavki popisa

Stavke popisa možete dodati ili urediti na dva načina:

• Pomoću obrasca, koji je zadana metoda.
• U retku, što znači da stavku dodajete izravno na stranicu popisa.

Ako je popis postavljen da prati verzije, nova verzija stavke popisa stvara se svaki put kada uredite stavku popisa. Možete pogledati povijest promjena stavki popisa te vratiti prethodnu verziju ako pogriješite u novijoj verziji.

Korištenje formula i izračunatih vrijednosti Koristite formule i izračunate vrijednosti da biste dinamički generirali informacije u stupcima popisa. Operacije mogu obuhvaćati podatke iz drugih stupaca na popisu te funkcije sustava, kao što je TODAY za označavanje trenutnog datuma. Možete, primjerice, navesti zadani krajnji rok koji je sedam dana od trenutnog datuma.

Budite informirani o promjenama Popisi i prikazi mogu koristiti RSS da bi članovi vaše radne grupe mogli automatski primati ažuriranja. RSS je tehnologija koja korisnicima omogućuje primanje i prikaz ažuriranja ili RSS sažetaka sadržaja vijesti i informacija na konsolidiranoj lokaciji. Možete stvoriti i upozorenja e-poštom koja vas obavješćuju o promjenama popisa ili dodavanju novih stavki. Upozorenja su praktičan način praćenja promjena koje su vam važne.

Stvaranje odnosa među popisima Stvorite odnos između dvaju popisa. U izvornom popisu stvarate stupac za pretraživanje koji dohvaća (ili "traži") jednu ili više vrijednosti s ciljnog popisa ako se te vrijednosti podudaraju s vrijednošću u stupcu s vrijednostima u izvornom popisu. Ako želite, možete na izvorišni popis dodati dodatne stupce s ciljnog popisa. Kada stvorite stupac za pretraživanje, možete i odrediti nametanje ponašanja odnosa postavljanjem mogućnosti kaskadnog brisanja ili ograničavanja brisanja, čime se pridonosi održavanju valjanosti podataka i sprječavanju nedosljednosti koje bi kasnije mogle uzrokovati probleme.

Zajedničko korištenje informacija o popisu s programom za bazu podataka Ako imate instaliran program za bazu podataka, primjerice Access, podatke možete izvoziti na web-mjesto i s njega uvoziti podatke te povezati tablicu iz baze podataka s popisom. Kada radite s podacima popisa u bazi podataka programa Access, možete stvarati i upite, obrasce i izvješća. Dodatne informacije potražite u članku Uvoz podataka iz baze podataka programa Access u web-aplikaciju programa Access.

Dosljedno korištenje popisa na različitim web-mjestima Ako grupa funkcionira s nekoliko vrsta popisa, možete postići dosljednost između više popisa pomoću vrsta sadržaja, stupaca web-mjesta i predložaka. Te značajke omogućuju ponovno učinkovito korištenje postavki i strukture popisa. Možete, primjerice, stvoriti vrstu sadržaja za problem službe za korisnike koji određuje određene stupce (kao što je kontakt s klijentima) i poslovne procese za vrstu sadržaja. Drugi je primjer stvaranje stupca web-mjesta za nazive odjela s padajućim popisom odjela. Stupac možete ponovno koristiti na više popisa da bi se imena na svakom popisu uvijek prikazivala na isti način.

Rad na stavkama popisa iz programa za e-poštu Ponesite važne podatke s popisa pomoću programa za e-poštu kompatibilnog s Microsoftovim tehnologijama. Pomoću programa Outlook, primjerice, iz programa Outlook možete prikazati i ažurirati zadatke, kontakte i prostore za raspravu na svojem web-mjestu. Dodatne informacije potražite u članku Povezivanje vanjskog popisa s programom Outlook.

Postavljanje ciljanja sadržajaOmogućite ciljanje ciljne skupine da biste filtrirali stavke prema grupama.

Vrste popisa

Vrsta popisa koji ćete koristiti ovisi o vrsti podataka koje zajednički koristite.

Najave Dijelite novosti i status te pružajte podsjetnike. Najave podržavaju poboljšano oblikovanje sa slikama, hipervezama i oblikovanim tekstom.

Kontakti Pohranite podatke o osobama ili grupama s kojima radite. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili kontaktima koji je kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, kontakte s web-mjesta možete pregledati i ažurirati u drugom programu. Možete, primjerice, ažurirati popis svih dobavljača tvrtke ili ustanove iz programa za e-poštu kompatibilnog s Microsoftovim tehnologijama, kao što je Outlook. Na popisu kontakata ne upravljaju se članovi web-mjesta, ali se može koristiti za pohranu i zajedničko korištenje kontakata tvrtke ili ustanove, kao što su popisi vanjskih dobavljača.

Prostori za raspravu Nudi središnje mjesto za snimanje i pohranu timskih rasprava, slično obliku interesnih grupa. Ako je administrator na web-mjestu omogućio primanje poruka e-pošte na popisima, na panelima za raspravu mogu se pohranjivati rasprave putem e-pošte iz najčešće programa za e-poštu. Možete, primjerice, stvoriti panel za raspravu o novom izdanju proizvoda vaše tvrtke ili ustanove.

Veze Odredite središnje mjesto za veze na internet, intranet tvrtke i druge resurse. Možete, primjerice, stvoriti popis veza na web-mjesta svojih klijenata.

Promovirane veze Prikaz skupa akcija za povezivanje u vizualnom rasporedu.

Calendar Pohrana za timske događaje ili za posebne situacije, kao što su praznici u tvrtki. Kalendar omogućuje vizualne prikaze, slične stolnom ili zidnom kalendaru, timskih događaja uključujući sastanke te društvene i cjelodnevne događaje. Možete i pratiti timske kontrolne točke poput zadanih rokova ili datuma predstavljanja proizvoda koji nisu povezani s određenim vremenskim intervalom. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje prikaza kalendara s popisa.

Zadaci Pratite informacije o projektima i drugim događajima zadataka grupe. Možete dodjeljivati zadatke osobama te pratiti status i postotak dovršenosti dok se zadatak približava završetku. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili zadacima kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, zadatke s web-mjesta možete pregledavati i ažurirati u drugom programu. Možete, primjerice, stvoriti popis zadataka za proračunski proces tvrtke ili ustanove, a zatim ga prikazati i ažurirati u programu Outlook zajedno s ostalim zadacima. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje popisa.

Zadaci projekta Pohranjujte podatke o zadacima pomoću prikaza Ganttova dijagrama i traka tijeka. Možete pratiti status i postotak dovršenosti dok se zadatak približava završetku. Ako koristite program za upravljanje e-poštom ili zadacima kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, projektne zadatke s web-mjesta možete prikazati i ažurirati u drugom programu. Na web-mjestu možete, primjerice, stvoriti popis projektnih zadataka da biste prepoznali i dodijelili zadatke za stvaranje priručnika za obuku, a zatim možete pratiti tijek tvrtke ili ustanove iz programa Project. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje popisa.

Praćenje problema Pohranjujte informacije o određenim problemima, kao što su problemi povezani s podrškom, te pratite njihov napredak. Probleme možete dodjeljivati, kategorizirati ih i međusobno povezivati probleme. Možete, primjerice, stvoriti popis za praćenje problema da biste upravljali problemima i rješenjima službe za korisnike. Probleme možete komentirati svaki put kada ih uređujete, čime se stvara povijest komentara bez promjene izvornog opisa problema. Primjerice, predstavnik korisničke podrške može snimiti svaki korak rješavanja problema i rezultate. Možete koristiti i popis za praćenje problema s tijekom rada s tri stanja da biste tvrtki ili ustanovi pojednostavnili upravljanje praćenjem problema ili projekta. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje popisa.

Upitnik Prikupite i prikupite povratne informacije, kao što su anketa o zadovoljstvu zaposlenika ili test. Pitanja i odgovore možete dizajnirati na nekoliko različitih načina te vidjeti pregled povratnih informacija. Ako imate instaliran program za proračunske tablice ili bazu podataka koji je kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama, rezultate možete izvesti da biste ih dodatno analizirali. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje ankete.

Prilagođeno Započnite popis ispočetka. Možete i stvoriti prilagođeni popis koji se temelji na proračunskoj tablici ako imate program za proračunske tablice kompatibilan s Microsoftovim tehnologijama. Možete, na primjer, uvesti popis iz programa Excel koji ste stvorili radi pohrane ugovora s dobavljačima i upravljanja njima. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje popisa na temelju proračunske tablice.

Vanjski popisi Radite s podacima koji su pohranjeni izvan popisa, ali koje možete čitati i pisati u njima unutar sustava Microsoft 365. Izvor podataka za vanjski popis naziva se vrsta vanjskog sadržaja. Za razliku od nativnog popisa okruženja Microsoft 365, vanjski popis koristi servise za poslovno povezivanje za izravan pristup podacima iz vanjskog sustava (kao što su SAP, Siebel i Microsoft SQL Server), neovisno o tome je li taj sustav baza podataka, web-servis ili poslovni sustav.

Prilagođeni popis u prikazu podatkovne tablice Stvorite prazan popis sličan prilagođenom popisu, ali da biste ga po zadanom prikazali u prikazu podatkovne tablice. Prikaz podatkovne tablice sadrži podatkovnu rešetku za prikaz i uređivanje podataka u obliku redaka i stupaca. Možete dodavati i uređivati retke i stupce, primijeniti filtre i sortirati, prikazati izračunate vrijednosti u obliku ukupnih zbrojeva te jednostavno urediti podatke u ćelijama rešetke. Za prikaz podatkovne tablice potreban je Office instaliran na 32-bitnom klijentskom računalu i preglednik koji podržava ActiveX kontrole.

Popis statusa Prikažite i pratite ciljeve projekta. Popis obuhvaća skup ikona u boji koje služe o stupnju do kojeg su ciljevi ispunjeni.

Naklade Pošaljite podatke, uključujući potvrdne žige, članovima tima.

Popis Microsoftovih IME rječnika Podatke s popisa koristite kao Microsoftov IME rječnik. Stavke stupca za čitanje možete pretvoriti u zaslonske pomoću značajke Microsoft IME i prikazati sadržaj u komentarima u prozoru IME komentara. Podaci se mogu povezati s određenim URL-om.

Popis sadržaja komponente PerformancePoint Pohranite stavke nadzorne ploče, kao što su tablice rezultata, izvješća, filtri, stranice nadzorne ploče i druge stavke nadzorne ploče, koje stvarate pomoću značajke PerformancePoint Dashboard Designer.

Jezici i prevoditelji Korištenje s tijekom rada za upravljanje prijevodom u biblioteci za upravljanje prijevodima. Tijek rada na temelju tog popisa dodjeljuje zadatke prevođenja prevoditelju navedenom na popisu za svaki jezik. Taj popis možete stvoriti ručno ili možete odabrati automatsko stvaranje popisa prilikom dodavanja tijeka rada za upravljanje prijevodom u biblioteku za upravljanje prijevodima.

Popis KPI-ja Pratite ključne pokazatelje učinka (KPI-jeve) da biste brzo procijenili napredak u odnosu na mjerljive ciljeve. Popise KPI-ja možete postaviti za praćenje performansi pomoću jednog od četiri izvora podataka: ručno unesenih podataka, podataka s popisa okruženja Microsoft 365, podataka u radnim knjigama programa Excel ili podataka iz komponente Analysis Services, komponente sustava Microsoft SQL Server. Nakon stvaranja popisa KPI-ja možete ga koristiti za prikaz stanja pokazatelja na stranici nadzorne ploče.

Uvoz proračunske tablice Koristite stupce i podatke iz postojeće proračunske tablice. Za uvoz proračunske tablice potreban je Microsoft Excel ili neki drugi kompatibilan program.

Dodavanje popisa na stranicu

Da biste dodali popis na stranicu modernog sučelja sustava SharePoint, učinite sljedeće:

1. Ako stranica još nije u načinu uređivanja, kliknite Uređivanje u gornjem desnom kutu stranice.

2. Postavite pokazivač miša iznad ili ispod postojećeg web-dijela pa ćete vidjeti crtu sa zaokruženim znakom +, ovako:

   

3. Kliknite + i prikazat će vam se popis web-dijelova na raspolaganju. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Dokumenti, popisi i biblioteke .

4. Odabir popisa.
   Prikazat će se nazivi svih dostupnih popisa.

5. Odaberite popis koji želite umetnuti na stranicu.

6. Ako ste zadovoljni odabirom, odaberite Spremi kao skicu u gornjem lijevom kutu. Zatim, kako biste ažuriranu stranicu učinili dostupnom drugima, odaberite Objavi u gornjem desnom kutu.

Da biste dodali popis na stranicu s klasičnim sučeljem sustava SharePoint, učinite sljedeće:

1. U odjeljku Web-mjesta kliknite Postavke postavki, a zatim kliknite Sadržaj web-mjesta.

2. Kliknite ikonu Dodaj aplikaciju .

   

3. Pomaknite se po aplikaciji koju želite koristiti i kliknite je. Možda ima više stranica.

4. Aplikaciji dodijelite jedinstven naziv da biste je poslije mogli prisjetiti za stranicu pa kliknite Stvori.

5. Kada se vratite na zaslon Sadržaj web-mjesta, možete učiniti sljedeće:

   • Zatvorite prozor i vratite se na stranicu. Dodajte novu aplikaciju na stranicu pomoću mogućnosti Umetanje web-dijelova.
   • Kliknite aplikaciju i počnite unositi podatke.
   • Kliknite tri točke (...), a zatim Postavke. Ovdje možete dodavati stupce, mijenjati nazive i obavljati druge zadatke.

Organiziranje popisa na web-mjestu

Iako značajke popisa možete koristiti na različite načine, način njihova korištenja ovisi o veličini i broju popisa koje imate te potrebama tvrtke ili ustanove.

Pohrana većeg broja stavki na jednom popisu

Možda želite jedan veliki popis za različite namjene. Na primjer, možda ćete imati mnogo tehničkih problema koje treba pratiti u cijeloj tvrtki ili ustanovi, a problemi se odnose na više projekata i grupa.

Koristite jedan popis kada:

• Grupa mora vidjeti sažete informacije o stavkama popisa ili različitim prikazima istog skupa stavki. Rukovoditelj bi, primjerice, mogao htjeti vidjeti tijek svih tehničkih problema u tvrtki ili ustanovi ili pak vidjeti sve probleme koji su prijavljeni u istom vremenskom razdoblju.
• People žele pregledavati ili pretraživati probleme na istom mjestu na web-mjestu.
• Želite primijeniti iste postavke na stavke popisa, kao što su praćenje verzija ili obaveza odobravanja.
• Grupe koje rade na popisu imaju iste karakteristike, primjerice iste razine dozvola. Na određene stavke popisa moguće je primijeniti jedinstvene dozvole, ali ako se razine dozvola međusobno znatno razlikuju, razmislite o većem broju popisa.
• Želite analizirati informacije o popisu ili primati objedinjena ažuriranja za popis. Možete primati upozorenja kada se stavke popisa promijene ili pogledati promjene popisa pomoću RSS tehnologije. RSS sažeci sadržaja članovima radne grupe omogućuje da pogledaju objedinjeni popis informacija koje su se promijenile.

Stvaranje više popisa

Više popisa koristite kada postoje jasne razlike između stavki kojima želite upravljati ili između grupa osoba koje rade s njima.

Više popisa koristite kada:

• Ne očekujete da će sažeci stavki trebati zajedno.
• Grupe osoba koje rade s podacima razlikuju se i imaju različite razine dozvola.
• Na više skupova stavki morate primijeniti različite postavke, npr. određivanje verzije ili odobravanje.
• Ne morate analizirati stavke zajedno ni primati objedinjena ažuriranja o popisu.

Organiziranje stavki popisa

U nastavku su navedeni neki od načina organiziranja popisa i stavki popisa:

Dodavanje stupaca Pomozite grupi odrediti najvažnije stavke pa možete dodati stupce na popis. Možete, primjerice, dodati stupac Projekt na popis da biste osobama koje rade na određenim projektima olakšali prikaz i rad na njihovim stavkama. Možda ćete morati dodati više stupaca ako želite prikupiti dodatne informacije za svaku stavku popisa, kao što su naziv odjela ili ime zaposlenika.

Ako popis sadrži više stavki, razmislite o indeksiranju određenih stupaca radi poboljšanja performansi prikaza nekoliko stavki ili promjene prikaza. Ta značajka ne mijenja način organiziranja stavki, ali može tvrtkama i ustanovama omogućiti jednostavniju pohranu velikog broja stavki na popisu. No indeksiranje može zauzeti više prostora u bazi podataka. Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Stvaranje prikaza Prikaze koristite ako osobe u vašoj grupi moraju često pregledavati podatke na određeni način. Prikazi koriste stupce za sortiranje, grupiranje, filtriranje i prikaz podataka. Možete odabrati i koliko se stavki odjednom prikazuje u svakom prikazu. Korisnici, primjerice, mogu pregledavati popis u skupovima od 25 ili 100 stavki popisa po stranici, ovisno o preferencijama i brzini veze.

Prikazi omogućuju fleksibilnu pohranu velikog broja stavki na popisu, ali možete vidjeti samo podskupove koje želite u određeno vrijeme, npr. samo izdanja objavljena ove godine ili samo trenutne događaje u kalendaru. Možete stvarati osobne prikaze koji su dostupni samo vama, a ako imate dozvolu za izmjenu popisa, možete stvarati javne prikaze koji su dostupni svima. Dodatne informacije potražite u odjeljku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Stvaranje mapa Dodajte mape većini vrsta popisa ako je vlasnik popisa dopustio stvaranje mapa. To je posebice korisno ako se stavke popisa mogu podijeliti na određeni način, primjerice po projektu ili grupi. Mape korisnicima pojednostavnjuju pregled stavki popisa i upravljanje njima. Microsoftove tehnologije omogućuju prikaz stabla koji korisnicima omogućuje kretanje po web-mjestima i mapama slično kao kada rade s mapama na tvrdom disku. Na primjer, svaki odjel može imati vlastitu mapu. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje mape na popisu.