Dopo aver stabilito che una riunione è il metodo giusto per completare il lavoro, è possibile pianificare e condurre riunioni produttive e accessibili a tutti i partecipanti, indipendentemente dal tipo di riunione.
Elenco di controllo delle riunioni intenzionale
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Avere sempre un'agenda - Creare un OneNote condiviso prepopolato con l'agenda e incoraggiare gli altri a contribuire all'agenda.
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Stabilire le regole di coinvolgimento - All'inizio della riunione, l'organizzatore dovrebbe articolare l'agenda e le regole di base che verranno utilizzate, in particolare per le riunioni ibride.
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A turno - Il alternarsi delle riunioni ibride può essere problematico se non esistono regole di coinvolgimento stabilite e i partecipanti hanno una connessione Internet scarsa o se il loro video non è attivato.
Suggerimenti su come evitare di interrompersi a vicenda durante le riunioni:
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Scegliere l'altoparlante successivo.
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Persone nella sala riunioni devono attendere prima che le persone che chiamano vengano condivise.
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È ok per sospendere la riunione e risolvere attivamente la situazione di sovrapposizione.
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Usare la chat parallela in modo efficace nelle riunioni - La chat parallela nelle riunioni può essere utile per condividere collegamenti ad altre informazioni e usare @mentions per attirare l'attenzione di persone specifiche.
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Non dimenticare di seguire - Lasciare il tempo per riepilogare le attività alla fine della riunione. È consigliabile aggiungere un blocco appunti di OneNote a Teams o aggiungere una scheda Wiki in Teams per acquisire elementi di completamento e note riunione per riunioni ricorrenti.
Risorse
Panoramica delle riunioni in Teams
6 suggerimenti per le videoconferenze come un professionista
