Planowanie spotkania pracowników w aplikacji Microsoft Teams

W tym artykule

Zaplanuj zebranie

Aby zaplanować spotkanie pracowników:

1. Otwórz kalendarz aplikacji Teams.

2. Wybierz strzałkę listy rozwijanej obok pozycji Nowe spotkanie +.

3. Wybierz pozycję Ratusz.
   
   

4. W obszarze Szczegóływprowadź podstawowe informacje, wyznacz osoby prowadzące i nie tylko:

   1. Wprowadź tytuł wydarzenia, datę rozpoczęcia i zakończenia oraz opis.

      Uwaga: Maksymalny czas trwania spotkanie pracowników wynosi 30 godzin.

   2. Domyślnie organizator jest osobą, która utworzyła spotkanie pracowników.

   3. W grupie Zdarzenia > Współorganizatorzy lub Osoby prowadzące z Twojej organizacji wyszukaj i wybierz inne osoby, które pomogą zarządzać ratuszem. Możesz również dodać osoby prowadzące z zewnątrz.

      Uwaga: Współorganizatorzy mają większość możliwości organizatora, ale nie mogą zmieniać szczegółów (daty, godziny itp.). Osoby prowadzące będą mogły mówić i udostępniać zawartość podczas wydarzenia.

   4. Wybierz pozycję Zapisz i wyślij zaproszenia , aby zastosować zmiany i zaprosić współorganizatorów i osoby prowadzące do wydarzenia.

      • Organizatorzy, współorganizatorzy, osoby prowadzące i zaproszeni uczestnicy otrzymają zaproszenia e-mail z kodami telefonicznymi umożliwiającymi dołączenie przez telefon. Osoby prowadzące zewnętrzne nie będą mogły dołączyć przez telefon.

5. W obszarze Dostęp do zdarzeń określ, czy twoje zdarzenie będzie dostępne dla Twojej organizacji, dla osób publicznych, czy Osoby i grup.

   Typ uprawnienia	Opis
   Twoja organizacja	Każda osoba w Twojej organizacji może wziąć udział w spotkaniu w ratuszu, w tym także z gośćmi.
   Publiczny	Każdy, kto został zaproszony lub ma link, może dołączyć.
   Osoby i grupy	Możesz określić poszczególne osoby lub grupy, które będą uczestniczyć w spotkaniu w ratuszu. Możesz określić maksymalnie 500 pojedynczych osób i maksymalnie 20 grup, takich jak grupy zabezpieczeń z obsługą poczty platformy Microsoft 365, grupy platformy Microsoft 365 i grupy dystrybucyjne. Grupy dynamiczne nie są obsługiwane.

6. W obszarze Zaproś uczestników wyszukaj i wybierz osoby i grupy, które chcesz zaprosić.

7. Wybierz pozycję Zapisz, aby zastosować zmiany i kontynuować konfigurowanie wydarzenia.

8. Wybierz pozycję Opcje spotkania , aby edytować więcej ustawień.

   Uwagi: 

   • Niektóre opcje spotkania mogą być zablokowane w zależności od zasad ustawionych przez administratora IT.

   • Grupy zabezpieczeń platformy Microsoft 365, które nie mają włączonej poczty, nie będą otrzymywać zaproszeń e-mail.

   • Grupy dynamiczne nie są obsługiwane.

9. Wybierz pozycję Publikuj, aby zaplanować spotkanie pracowników i zaprosić uczestników.

Duplikowanie ratusza

Duplikuj istniejący ratusz, aby zastosować wszystkie jego szczegóły i ustawienia do nowego ratusza. Możesz duplikować dawne i nadchodzące ratusze znajdujące się w kalendarzu aplikacji Teams.

Po zduplikowaniu istniejącego ratusza nowy ratusz będzie miał ten sam:

• Tytuł

• Opis

• Osoby prowadzące, współorganizatorzy i uczestnicy

• Motyw wydarzenia

• Ustawienia rejestracji

• Dostosowane wiadomości e-mail

• Opcje spotkania

Aby zduplikować ratusz, kliknij go dwukrotnie w kalendarzu aplikacji Teams i wybierz pozycję Duplikuj zdarzenie na stronie szczegółów.

Wyślij zaproszenie na spotkanie pracowników

Po zaproszeniu uczestników będą oni widzieć zaproszenie do spotkania pracowników w swoim kalendarzu. Jeśli włączono opcję Zezwalaj tylko zaproszonym osobom na dołączanie, musisz opublikować wydarzenie, aby uczestnicy mogli dołączyć. 

Aby zaprosić uczestników na seminarium internetowe:

Po opublikowaniu wydarzenia uczestnicy będą automatycznie otrzymywać zaproszenia pocztą e-mail. Osoby zaproszone bez konta Microsoft mogą dołączyć do spotkania anonimowo.

Osadzanie ratusza w programie SharePoint

Gdy osadzisz ratusz w witrynie programu SharePoint, osoby mające dostęp do wydarzenia i witryny programu SharePoint będą mogły w nim uczestniczyć.  

Jeśli włączono funkcję Q&A lub czatu dla wydarzenia, osoby uczestniczące z programu SharePoint nadal mogą w nich uczestniczyć.  

Aby osadzić ratusz w witrynie programu SharePoint: 

Po rozpoczęciu zdarzenia rozpocznie się ono automatycznie na stronie programu SharePoint. 

Reakcje na żywo w ratuszu

Zwiększ zaangażowanie i otrzymuj opinie w czasie rzeczywistym od odbiorców w ratuszu za pomocą reakcji na żywo. Po uruchomieniu ratusza uczestnicy mogą wybierać spośród kilku reakcji na żywo w kontrolkach spotkania. Po wybraniu jednej z nich zostanie ona tymczasowo wyświetlona w dolnym rogu okna spotkania. 

(Widok uczestnika)

Reakcje na żywo są dostępne w ratuszach organizowanych w Teams Premium. Są one włączane automatycznie, ale można je włączać i wyłączać. 

Aby włączyć lub wyłączyć reakcje na żywo w ratuszu przed wydarzeniem:

Aby włączyć lub wyłączyć reakcje na żywo podczas zdarzenia:

1. W kontrolkach spotkania wybierz pozycję Więcej akcji > Ustawienia > Opcje spotkania .

2. W Uczestnictwo włącz lub wyłącz przełącznik Zezwalaj na reakcje .

Zmiany w tym ustawieniu zostaną wprowadzone natychmiast. 

Aby dowiedzieć się więcej na temat reakcji na żywo w aplikacji Teams, zobacz Wyrażanie siebie podczas spotkań w aplikacji Microsoft Teams za pomocą reakcji na żywo. 

Wiadomości e-mail do ratusza

Wiadomości e-mail z ratusza w aplikacji Teams są włączane automatycznie podczas planowania ratusza. Istnieją dwa typy wiadomości e-mail, które osoby zaproszone do ratusza otrzymają:

• Wiadomości e-mail z zaproszeniem na wydarzenie: te wiadomości e-mail informują osoby zaproszone do ratusza. Zawierają one ważne szczegóły zdarzenia, takie jak data, godzina rozpoczęcia i opis. Są one wysyłane automatycznie po opublikowaniu zdarzenia.

• Nagrywanie zdarzeń dostępnych wiadomości e-mail: Po ratuszu te wiadomości e-mail powiadamiają uczestników, gdy nagranie zdarzenia jest dostępne do wyświetlenia. Te wiadomości e-mail są wysyłane automatycznie po opublikowaniu nagrania zdarzenia.

Wiadomości e-mail z ratusza są tworzone na podstawie szablonu aplikacji Teams, który automatycznie wypełnia szczegóły wydarzenia. Możesz edytować wiadomości e-mail lub całkowicie je wyłączyć przed opublikowaniem zdarzenia. 

Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Zarządzanie wiadomościami e-mail z ratusza w aplikacji Microsoft Teams.

Opublikuj spotkanie pracowników

Po sfinalizowaniu szczegółów spotkania pracowników i szablonu zaproszenia e-mail opublikuj go, aby automatycznie zaprosić uczestników.

Aby opublikować spotkanie pracowników:

Po opublikowaniu spotkania pracowników uczestnicy automatycznie otrzymają zaproszenie e-mail i aktualizacje dotyczące wszelkich zmian w wydarzeniu.

Rozwiązywanie problemów

Co zrobić, jeśli występują problemy z dołączeniem do spotkania?

Upewnij się, że dołączasz do spotkania zalogowanego za pomocą konta, za pomocą którego otrzymano zaproszenie na spotkanie lub link do spotkania. 

Zaproszono mnie jako osobę prowadzącą zewnętrzną, ale link dołączania nie działa.

Twój unikatowy link umożliwiający dołączenie jako osoba prowadząca będzie działać tylko wtedy, gdy zalogujesz się do aplikacji Teams za pomocą tej samej wiadomości e-mail, za pomocą której otrzymano link do dołączania. Nie możesz zalogować się przy użyciu innego konta i użyć linku, a nie możesz dołączyć anonimowo za pomocą linku.

Co dalej?

Skonfiguruj spotkanie pracowników

Zorganizuj spotkanie pracowników w usłudze Microsoft Teams