ใน Outlook แบบคลาสสิก คุณมีตัวเลือกในการ:
Archive itemsArchive | items ด้วยแป้นพิมพ์Disable archiving with the backspace | key | Find Archive folder | Online ArchiveArchive | vs. Online ArchiveFAQ |
Archive items in classic Outlook
เลือกข้อความอย่างน้อยหนึ่งรายการใน กล่องจดหมายเข้า หรือโฟลเดอร์อื่นของคุณเพื่อเก็บถาวร
ในกลุ่มลบ ให้เลือก Archive คุณยังสามารถใช้แป้น Backspace เพื่อเก็บถาวรข้อความที่เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการได้ทันที
เคล็ดลับ
สําหรับบัญชี Microsoft 365, Exchange, Exchange Online และ Outlook.com โฟลเดอร์ Archive ของคุณมีอยู่แล้ว แม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้ฟีเจอร์มาก่อนก็ตาม คุณจะพบในรายการโฟลเดอร์ Outlook ของคุณ ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์และคุณกําลังใช้ Outlook 2016 หรือ Outlook for Microsoft 365 ให้ไปที่ ไฟล์>ตัวเลือกการอัปเดต>บัญชีOffice>อัปเดตเดี๋ยวนี้
ข้อความของคุณจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ Archive ถ้าคุณเก็บถาวรข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ไปที่โฟลเดอร์ Archive แล้วย้ายข้อความกลับไปยังกล่องขาเข้าของคุณ
หมายเหตุ
ปุ่ม Archive จะปรากฏใน Outlook 2016, Outlook 2019 และ Outlook for Microsoft 365 เท่านั้น Outlook เวอร์ชันที่เก่ากว่าจะไม่มีปุ่ม Archive บน Ribbon
Archive ข้อความโดยใช้คีย์บอร์ดใน Outlook แบบคลาสสิก
คุณสามารถเก็บถาวรข้อความที่เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการโดยคลิกแป้น Backspace ถ้าคุณคลิกแป้นลบ ข้อความจะไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ คุณไม่สามารถเปลี่ยนลักษณะการทำงานของแป้น Backspace
หมายเหตุ
ถ้าคุณมีข้อความเปิดอยู่ในหน้าต่างของข้อความแทนที่จะเป็นหน้าต่างการอ่าน แป้น Backspace จะไม่เก็บถาวรข้อความ คุณจะต้องปิดข้อความ และดูในบานหน้าต่างการอ่านเพื่อให้คีย์ Backspace เก็บถาวรข้อความ เมื่อข้อความเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่ วิธีเดียวที่จะเก็บถาวรข้อความคือการใช้ปุ่ม Archive บน Ribbon
ฉันจะปิดใช้งานการเก็บถาวรโดยใช้ปุ่ม Backspace สำหรับ Outlook for Microsoft 365 ได้อย่างไร
เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้มีการย้ายแป้น Backspace จากการย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร คุณสามารถเพิ่มรายการรีจิสทรีต่อไปนี้เพื่อปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงานนี้
สำคัญ
ทำตามขั้นตอนในส่วนนี้อย่างระมัดระวัง ปัญหาร้ายแรงอาจเกิดขึ้นถ้าคุณปรับเปลี่ยนรีจิสทรีอย่างไม่ถูกต้อง ก่อนที่คุณจะปรับเปลี่ยน ให้สำรองข้อมูลรีจิสทรีสำหรับการคืนค่า ในกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้น
เส้นทางรีจิสทรีของนโยบายกลุ่ม:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
ชื่อ: DisableOneClickArchive
พิมพ์: DWORD
ค่า: 1
เส้นทางรีจิสทรีของ Office Customization Tool (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
ชื่อ: DisableOneClickArchive
พิมพ์: DWORD
ค่า: 1
หมายเหตุ
การแก้ไขปัญหานี้จะไม่นําไปใช้กับ Outlook เวอร์ชันถาวร
ฉันจะพบโฟลเดอร์เก็บถาวรได้อย่างไร
โฟลเดอร์ Archive ของคุณอยู่ในรายการโฟลเดอร์ เมื่อต้องการแสดงรายการโฟลเดอร์ ให้เลือก ดูบาน>หน้าต่าง>โฟลเดอร์ปกติ
ฉันจะค้นหาโฟลเดอร์ เก็บถาวร ได้อย่างไร
ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณค้นหารายการ Outlook โดยใช้ฟีเจอร์ การค้นหา ที่ด้านบนของรายการโฟลเดอร์ของคุณ Outlook แบบคลาสสิกจะค้นหาทั้งกล่องจดหมายของคุณ
หากคุณต้องการจำกัดการค้นหาเป็นโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณเท่านั้น ให้เลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ก่อน ขณะนี้ กล่องค้นหาของคุณจะค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์เก็บถาวรเท่านั้น
ขั้นตอนนี้แตกต่างจาก ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ อย่างไร
Online Archive เป็นฟีเจอร์สําหรับลูกค้า Microsoft 365 Enterprise ที่มีกล่องจดหมายขนาดใหญ่ผิดปกติ ลูกค้าเหล่านี้สามารถใช้ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เพื่อหลีกเลี่ยงการลบจดหมายเก่าได้ A user's Online Archive ทําหน้าที่คล้ายๆ กับบัญชีที่ 2 ใน Outlook ที่มีโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นของตัวเอง ดังนั้นจึงไม่รวมอยู่ในการค้นหาที่ดําเนินการจาก กล่องขาเข้า
ถ้าเปิดใช้งาน ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้สามารถตั้งค่ากล่องจดหมายของพวกเขาเพื่อย้ายข้อความเก่าไปยัง ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ โดยใช้ นโยบายการเก็บถาวร
ฉันควรใช้ เก็บถาวร และ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เมื่อใด
เราขอแนะนําให้คุณใช้ฟีเจอร์ Archive เพื่อให้กล่องจดหมายเข้าของคุณไม่มีข้อความที่คุณตอบกลับหรือดําเนินการไปแล้ว ให้คิดว่า เก็บถาวร ก็เหมือนกับโฟลเดอร์ไฟล์ คุณสามารถจัดเก็บรายการในโฟลเดอร์ เก็บถาวร และยังคงเข้าถึงได้ง่ายๆ คุณยังสามารถลบข้อความหรือย้ายข้อความเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุได้ ถ้าเหมาะกับสไตล์ของคุณมากกว่า
สําหรับผู้ใช้ที่มีกล่องจดหมายขนาดใหญ่ในองค์กร Office 365 Enterprise เราขอแนะนําให้ผู้ดูแลระบบตั้งค่า Archive Policy ที่ย้ายรายการต่างๆ ไปยัง Online Archive หลังจากผ่านไปไม่เกิน 1 ปี ถ้าผู้ใช้ถึงโควตากล่องจดหมายก่อนระยะเวลาที่กําหนด ซึ่งทําให้ผู้ใช้ไม่ต้องลบจดหมายเก่าเพื่อเก็บพื้นที่ไว้สําหรับจดหมายใหม่ คุณสามารถย้ายจดหมายที่เก่ากว่าระยะเวลาที่กำหนดจากทั้งโฟลเดอร์กล่องขาเข้าและโฟลเดอร์ เก็บถาวร ภายในเครื่อง
คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับการเก็บถาวร
ฉันสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่จัดเก็บรายการที่เก็บถาวรของฉันได้หรือไม่
ถ้าคุณกำลังใช้ Microsoft 365, Exchange, Exchange Online หรือบัญชี Outlook.com คุณจะเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งเป็นตำแหน่งซึ่งรายการเก็บถาวรของคุณย้ายไปไม่ได้ โฟลเดอร์ Archive เป็นหนึ่งในโฟลเดอร์ระบบเริ่มต้นของ Outlook แบบคลาสสิก และไม่สามารถเปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบได้ ถ้าคุณใช้บัญชีผู้ใช้ POP หรือ IMAP เช่น Gmail, Yahoo หรือ iCloud คุณสามารถเปลี่ยนตําแหน่งที่ตั้งของโฟลเดอร์ Archive โดยการเลือก เครื่องมือการตั้งค่ากล่อง>>จดหมายไฟล์>ตั้งค่าโฟลเดอร์ Archive
เหตุใดฟีเจอร์การเก็บถาวรใหม่จึงมีชื่อเหมือน ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์
การเก็บถาวรเป็นฟีเจอร์ที่เป็นที่รู้จักกันดีที่มีอยู่แล้วใน Outlook Mobile, Outlook Web App และ Outlook.com ตลอดจนผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นเช่น Gmail เนื่องจากชื่อนี้เป็นชื่อที่สร้างไว้แล้ว และ ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้ว เราจึงตัดสินใจปล่อยให้ทั้งคู่มีชื่อเหมือนกัน
เก็บถาวรอัตโนมัติ คืออะไร?
การเก็บถาวรอัตโนมัติเป็นฟีเจอร์เก่าของ Outlook ที่อนุญาตให้ย้ายจดหมายเก่าไปยังไฟล์ .pst โดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าจะมีการนำเอาข้อความออกจากเซิร์ฟเวอร์และค้นหาได้ยากขึ้น หากฮาร์ดไดรฟ์ที่มี AutoArchive.pst ไม่สามารถใช้งานได้ ข้อความเหล่านี้จะสูญหายไป ที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ เป็นการแทนที่ในระดับองค์กรสำหรับ การเก็บถาวรอัตโนมัติ
การเก็บถาวรอัตโนมัติยังคงสามารถใช้ได้ ถ้าคุณไม่มีที่เก็บถาวรแบบออนไลน์ และถ้าแผนก IT ของคุณไม่ได้ปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook 2016 ให้ดู เก็บถาวรรายการเก่าด้วยตนเองใน Outlook สําหรับ Windows แบบคลาสสิก
ฉันเป็นผู้ดูแลระบบ Office 365 Enterprise ฉันสามารถปิดใช้งานฟีเจอร์ การเก็บถาวร โดยใช้ นโยบายกลุ่ม ได้หรือไม่
การเก็บถาวร มีให้ใช้งานอย่างกว้างขวางใน Outlook สําหรับ Windows, Outlook Mobile, Outlook บนเว็บ และ Outlook.com ฟีเจอร์การเก็บถาวรไม่สามารถปิดใช้งานโดยใช้นโยบายกลุ่ม
บทความที่เกี่ยวข้อง
เก็บถาวรรายการเก่าด้วยตนเองใน Outlook for Windows
สร้างโฟลเดอร์ย่อย
Archive ในแถบเครื่องมือ