Планування наради в Microsoft Teams

Планування наради

У Teams можна запланувати нараду кількома способами.

• Щоб запланувати нараду з учасниками чату, відкрийте чат і виберіть додаткові параметри ,у верхній частині чату. Потім виберіть запланувати нараду .

• Заплануйте нараду з календаря Teams. Виберіть календаря в Teams і виберіть створити нову нараду .

У формі планування можна надати назву наради, запросити користувачів і додати відомості про нараду. Скористайтеся помічником із планування , щоб знайти час, який підходить для всіх користувачів.

У помічнику з планування можна переглядати часові пояси, розклади та доступність учасників у різних часових планах. У сітці помічника з планування відображатиметься розклад кожного учасника. Затемнені області показують, коли учасники зайняті або мають під сумнівом наради. Не затінені області відображаються, коли учасники вільні. 

Заповнивши відомості, натисніть кнопку Зберегти, щоб закрити форму планування та запросити учасників до наради.

Додавання номера для набору  

Додайте номер для набору та ідентифікатор конференції, щоб учасники могли приєднатися до наради Teams. Якщо ви плануєте нараду з Програми Outlook, номер і ідентифікатор конференції автоматично відображаються в запрошенні на заплановану нараду. Докладні відомості про планування в Teams див. в статті Додавання номера для приєднання до наради в Teams.

Призначення категорій нараді

Колірний код календаря з категоріями. Як і в Outlook, кожній нараді в календарі можна призначити одну або кілька категорій. Призначити категорії можна кількома способами:

1. Клацніть правою кнопкою миші подію в календарі.

2. Натисніть кнопку Задати категорії .

3. Виберіть колір.

Ви також можете призначити категорії нараді, заплануючи її, вибравши елемент Категорія у верхній частині форми планування.

Запрошення користувачів за межами організації 

Teams дає змогу запрошувати користувачів за межами організації, зокрема тих, у кого немає ліцензії Teams. Щоб запросити їх, знадобиться їх повна адреса електронної пошти.

1. Створення нараду або відкрийте наявну в календарі Teams.

2. Введіть імена в полі Додати обов'язкових учасників . 

   • Якщо будь-хто необов'язковий учасник, у полі Додати обов'язкових учасників виберіть Необов'язковий, а потім додайте їхні імена.

3. Введіть повну адресу електронної пошти користувача (наприклад, Joe@example.com).

4. Виберіть Надіслати або Надіслати оновлення. Вони отримають повідомлення електронної пошти з посиланням на нараду.

Запрошення користувачів із посиланням 

Teams дає змогу запрошувати людей до наради за допомогою посилання на нараду. Щоб надати спільний доступ до цього посилання:

1. Створення нараду або відкрийте наявну в календарі Teams.

2. Посилання на нараду відображатиметься як URL-адреса. Натисніть кнопку Копіювати, щоб скопіювати URL-адресу.

Додавання співорганізатора

Запросивши людей на нараду, можна додати до 10 співорганізаторів, які допоможуть керувати нарадою. Перш ніж додавати співорганізаторів, переконайтеся, що користувачів, яких потрібно додати, уже додано як обов'язкових учасників, а потім виконайте наведені нижче дії.

1. Створення нараду або відкрийте наявну в календарі Teams.

2. Переконайтеся, що на нараду запрошено користувачів, яких потрібно додати як співорганізаторів.

3. Виберіть Параметри > Додаткові параметри.

4. У розділі Ролі виберіть їхні імена з розкривного меню Вибір співорганізаторів .

5. Виберіть команду Зберегти.

Створення наради в каналі

1. Виберіть створити нараду .

2. Введіть назву каналу в полі Додати канал .

Канали не можна редагувати або додавати після надсилання запрошення. Вам потрібно буде надіслати нове запрошення з оновленим каналом.

Доданий контакт виберіть помічник із планування , щоб знайти найкращий час.

Якщо це повторювана нарада, відкрийте розкривне меню поруч із пунктом Не повторюється (під датою). Виберіть частоту її відображення в стандартних параметрах або виберіть пункт Настроюваний , щоб створити власний курс.

Планування нарад у календарі каналу 

Якщо ви не знаєте, як додати календар до каналу, кроки, описані в статті Перегляд усіх нарад у Teams. Після цього можна додати події до спільного календаря кількома способами.

1. У Teams виберіть команду, у якій потрібно запланувати наради.

2. У верхньому правому куті клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Почати нараду . 

3. Виберіть Запланувати нараду .

4. Додайте інших учасників, які перебувають поза межами команди, у яку ви запланували нараду.

5. Натисніть кнопку Надіслати.

Якщо натиснути кнопку Надіслати, усі учасники команди, для яких ви запланували нараду, отримають особисте запрошення.

Якщо ви додали гостей і партнерів з-поза меж організації, вони не матимуть доступу до календаря каналу.

Клацніть правою кнопкою миші, щоб переглянути додаткові параметри

Клацніть правою кнопкою миші подію в календарі, щоб:

• Редагувати  відомості про нараду.

• Чат з учасниками в чаті наради.

• Приєднуйтеся до онлайнової .

• Копіювати посилання .

• Скасувати нараду, якщо ви організатор.

• Показати як установити стан, який відображатиметься в календарях учасників під час наради, якщо вони приймають запрошення на нараду.

• Категоризуйте  нараду.

Приєднання до наради  

За п'ять хвилин до початку наради Teams на події в календарі з'явиться кнопка приєднання. Коли хтось приєднається до наради, подія змінить кольори, щоб повідомити, що вони підключені до Інтернету.

Натисніть кнопку Приєднатися , щоб відкрити вікно настройок наради, щоб підтвердити потрібну камеру та параметри мікрофона перед приєднанням до мережевої наради.