Поради з проведення великих нарад і подій у Microsoft Teams

Чудові віртуальні наради та події не просто відбуваються– вони вимагають планування та підготовки заздалегідь, щоб забезпечити найкращий досвід роботи. Від перевірки обладнання до практичних переходів, трохи підготовки може запобігти технічним питанням і тримати вашу подію працює плавно.

Нижче наведено кілька наших найкращих порад із планування та проведення високоякісних нарад, ратуш і вебінарів у Microsoft Teams.

Початок роботи

Завантажте Microsoft Teams для настільних комп'ютерів, щоб отримати найнадійніші можливості нарад і подій. Насолоджуйтеся повним доступом до функцій і покращеною продуктивністю. Оновіть Teams, щоб отримати найновіші функції безпеки та виправлення помилок.

Планування виробництва подій

Перед початком події встановлюйте ролі та обов'язки, репетируйте презентації та налаштовуйте необхідні комунікації для використання під час події. Для плавного налаштування дотримуйтеся наведених нижче вказівок.

У групі подій завжди є кілька осіб. Призначте ролі та обов'язки – поговоріть, хто відповідає за кожен крок операції, від продюсерів і доповідачів до Q&Модератори
Сплануйте зв'язок групи подій. Спілкування в реальному часі має вирішальне значення для великих нарад і подій. Груповий чат події (доступний для організатора, продюсерів і доповідачів) – це чудовий спосіб залишатися на зв'язку.
Практика. Запустіть подію, щоб перевірити презентації, практичні переходи та перевірити параметри аудіо- та відеовикликів. Переглядайте можливості учасників у прямому ефірі, щоб забезпечити чудовий досвід для аудиторії.

Поради.: Для гібридних подій:

Заздалегідь проведіть опитування сайту. Перевірте інфраструктуру av-клієнта, інтеграцію Teams і фізичну структуру.
Перевірте та переконайтеся, що працює все вбудоване обладнання (консоль MTR, мікрофони, камери, динаміки, дисплеї, панелі керування).
Документуйте потік сигналів кімнати (аудіо, відео, мережа) і визначте будь-які обмеження або примхи.
Оновіть мікропрограму та програмне забезпечення на всьому сертифікованому обладнанні Teams і забезпечте сумісність з найновішою версією Teams.
Переконайтеся, що проводове підключення Ethernet доступне для всіх пристроїв, які використовуються у виробництві (Teams PC, vMix machine тощо).

Настроювання аудіо, відео та спільного вмісту

Використання якісного аудіо- та відеообладнання має вирішальне значення під час великих нарад і подій. Налаштуйте високоякісні мікрофони та веб-камери або зустрічайтеся з кімнати Teams для гібридного використання. Ці поради допоможуть вам чітко спілкуватися з аудиторією та доповідачами під час заходу.

Аудіо

Не ігноруйте якість звуку, це найважливіша частина великої події. Деякі користувачі можуть просто слухати браузер у фоновому режимі.
Використовуйте високоякісні мікрофони. Переносний мікрофон ідеально підходить для менш досвідчених доповідачів; Портативний мікрофон вимагає практики і техніки, щоб уникнути обробки шуму.
Для доповідачів, які використовують комп'ютер або інший пристрій, використовуйте гарнітуру, сертифіковану в Teams.
Щоб запобігти передаванню шуму або зворотного зв'язку в Інтернеті, випробуйте звук у чаті заздалегідь.
Додавайте аудіо до події за допомогою будь-якого пристрою записування звуку, сумісного з збалансованим аудіопристроєм (з'єднувачами XLR) або 1/8-дюймового навушника та дає змогу підключитися до комп'ютера, на якому запущено Teams через USB.
Крім того, використовуйте систему високого початкового рівня AV та підключіть hdMI або SDI-вихід цієї системи до Teams за допомогою базового пристрою відеопристрою, наприклад HDMI-USB-коробки.

Поради.: Для гібридних подій:

Випробуйте вбудовані та онлайнові параметри звуку окремо, перш ніж почати жити.
Використовуйте незалежні мікрофони для особистої та віртуальної аудиторії, але переконайтеся, що до платформи наради підключено лише одне домінуюче джерело звуку.
Якщо кілька користувачів використовують вбудовані пристрої, відключіть звук свого комп'ютера, щоб уникнути відлуння або зворотного зв'язку.
Принесіть додаткові мікрофони (наприклад, портативні пристрої, лавалети) для панелістів або роумінг Q&A.

Відео

Добре освітіть тему – у вас не може бути забагато світла для більшості камер. Освітлення може бути різницею між виробництвом сприймається як професійний або любитель.
Щоб висвітлити об'єкт, використовуйте три індикатори: ключове світло, світло заливки та задній індикатор, що забезпечує хорошу глибину.
Пристрої захоплення HDMI також можна використовувати для потокового передавання даних комп'ютера (ПК або Комп'ютера Mac) у Teams – ідеально підходить для відображення високоякісних відео, демонстрацій програмного забезпечення або графіки руху так, ніби це канал камери.
Не підключайте вхідний код HDMI безпосередньо до наради Teams, оскільки Teams не підтримує джерела HDMI. Натомість використовуйте пристрій захоплення HDMI, щоб вивести відео HDMI на комп'ютер, де воно може відображатися як віртуальна камера в Teams. Наприклад, ця настройка дає змогу підключати просумерну камеру з покращеною оптикою та збільшувати масштаб за допомогою HDMI, підвищуючи якість відео наради.

Надання спільного доступу до вмісту з екрана

Спільний доступ до екрана під час події – це чудовий спосіб продемонструвати продукти й робочі цикли або прокрутити аудиторію за допомогою важливих ресурсів.

Ці поради допоможуть ефективно презентувати вміст під час проведення заходу.

Якщо ви – єдиний виробник подій, радимо використовувати два монітори. Це дає змогу надавати спільний доступ до вмісту з другого монітора під час створення події з першого монітора.

Під час презентації мультимедіа надавайте спільний доступ до аудіофайлів із пристрою.

Докладні відомості про проведення великих нарад див. в статті Поради щодо проведення великих нарад і подій у Microsoft Teams.

Виробничий потік і день події

У день події радимо приєднатися до групи подій принаймні за 15 хвилин до початку події.
Використовуйте зелену кімнату, щоб підготуватися до початку події з іншими організаторами та доповідачами. Перевірте всі мікрофони, камери та канали.
Не вимикайте звук, доки не будете готові почати вести презентацію на початку події.
Призначте користувача для перегляду проблем як у приміщенні, так і на віртуальних каналах.

План технічних питань

Технічні проблеми можуть виникнути навіть при найкращій підготовці. Суцільний план резервного копіювання забезпечує плавну роботу події, якщо щось піде не так.

Завжди мати другого виробника, який може взяти на себе, якщо основний виробник випадає або стикається з технічними проблемами.
Зберігайте запасний ноутбук із попередньо завантаженими та перевіреними слайдами та мультимедіа. Підготували додаткові мікрофони, веб-камери та кабелі в разі відмови обладнання.
Використовуйте додаткове підключення до Інтернету, наприклад мобільну точку доступу, якщо основне підключення знижується. Перевірте підключення до резервного копіювання перед початком події.
Попереднє записування критичних презентацій для швидкого переходу до записаного відео, якщо доповідач втратить підключення.
Microsoft Teams надішле посилання на приєднання під час створення події. Замість прямого посилання на календар створіть настроювану URL-адресу, наприклад Bit.ly, щоб надати спільний доступ учасникам.
- Якщо під час створення нової трансляції потрібна технічна проблема або помилка продюсера, швидко оновіть настроювану URL-адресу, щоб вона вказував на нову подію, не переконуючи учасників.

Потрібна додаткова допомога?

Служби подій Microsoft Teams можуть надавати більше підтримки з плануванням або проведенням великих нарад і подій. Докладні відомості див. в статті Microsoft Adoption.