Планування наради з реєстрацією в Microsoft Teams

Замість того щоб надсилати запрошення на нараду, які містять посилання Приєднатися до наради , можна оприлюднити нараду та зареєструвати учасників. Ви отримаєте ширшу мережу для учасників, і це дасть змогу учасникам надавати важливу інформацію про їхні інтереси.

У цій статті

Відомості про наради з реєстрацією

Запланувати нараду

Настроювання реєстраційної форми

Надіслати запрошення

Оприлюднення наради

Перегляд звіту про реєстрацію

Додавання доповідачів після надсилання запрошення

Редагування відомостей про нараду та інформування учасників

Скасування наради

Перегляд звіту про присутність після наради

Відомості про наради з реєстрацією

На нарадах із реєстрацією організатор і доповідачі мають більше контролю, ніж під час звичайної наради. За замовчуванням учасники:

Зачекайте у фойє, доки організатор або доповідач не допускає їх до наради.
Не вдалося надати спільний доступ до вмісту.

Якщо нараду відкрито для громадськості, учасники вимикаються, а їх відео вимикається, коли вони приєднуються.

Доповідачі можуть використовувати опитування під час наради, щоб залучити аудиторію та зібрати інформацію.

Примітка.: Наразі наради в каналі та повторювані наради не підтримують реєстрацію учасників.

Запланувати нараду

Перейдіть до календаря Teams.
Натисніть кнопку Створити нараду.
У вікні Відомості про нараду виберіть елемент Потрібна реєстрація.
У розкривному меню виберіть Fабо користувачів у вашій організації або Для всіх (для наради, відкритої для громадськості).
Примітки.:
- Якщо параметр Потрібна реєстрація не відображається, зверніться до свого ІТ-адміністратора.
- Якщо ви хочете запланувати загальнодоступну нараду, але не бачите в розкривному меню для всіх користувачів, зверніться до свого ІТ-адміністратора.
У вікні відомостей про нараду введіть назву наради, дату, час початку й завершення, а також опис.

Інформація, яку ви вводите на цій сторінці, призначена лише для доповідачів наради– учасники не побачать її. За потреби можна встановити інший час початку для учасників наради, щоб мати змогу підготуватися до наради з доповідачами, перш ніж учасники приєднаються. (Інструкції див . в статті Налаштування реєстраційної форми .)

Примітка.: Радимо настроїти політику наради, щоб учасники чекали у фойє, щоб ви або доповідач могли впустити їх до наради, коли будете готові. Інструкції див. в статті Змінення параметрів учасників наради Teams.

Додавання доповідачів (необов'язково)

Щоб дозволити користувачам, крім себе, презентувати вміст під час наради, перелічіть їх у запрошенні. Доповідачам не потрібно реєструватися на нараду.

Примітка.: Якщо ви додасте доповідачів після надсилання запрошення на нараду, вам потрібно буде виконати додаткові дії. див . статтю Додавання доповідачів після надсилання запрошення.

У полі Додати обов'язкових доповідачів введіть їхні імена.
Якщо доповідачі необов'язкові, виберіть Необов'язкові доповідачі та введіть їхні імена.

Анонімний доповідач приєднається до наради як учасник. Щоб мати змогу надавати спільний доступ до вмісту, потрібно зробити його доповідачем.

Виберіть елемент Показати учасників в елементах керування нарадою, щоб переглянути список усіх учасників наради.
Наведіть вказівник миші на ім'я особи, роль якої потрібно змінити, і виберіть пункт Додаткові параметри > Зробити доповідачем.

Настроювання реєстраційної форми

Потенційні учасники наради отримують цю форму, коли вибирають посилання для реєстрації наради. Вони заповнюють його та надсилають, щоб отримати посилання для приєднання до наради.

У вікні Відомості про нараду виберіть Переглянути реєстраційну форму.

Додавання настроюваного зображення (необов'язково)

До верхньої частини реєстраційної форми учасника можна додати банер або інше зображення.

Виберіть додати зображення у верхній частині сторінки.
Виберіть Передати зображення, знайдіть і виберіть потрібне зображення, а потім натисніть кнопку Готово.
Натисніть кнопку Готово ще раз.

Щоб видалити зображення, виберіть X у верхньому правому куті сторінки.

Введення основних відомостей про нараду для учасників

Введіть назву, дату, час початку та завершення наради, а також опис. Ви також можете перелічити динаміки разом з їхніми біографіями.

Відомості, введені на цій сторінці, призначено для учасників наради. За потреби можна встановити інший час початку для доповідачів наради, щоб мати час підготуватися до наради з доповідачами до приєднання учасників.

Щоб учасники чекали у фойє, перш ніж їх буде допущено до наради, див. статтю Змінення параметрів учасників наради Teams.

Вибір додаткових полів

Форма, яку заповнять учасники, містить три обов'язкові поля: Ім'я, Прізвище та Електронна пошта. Ви вирішуєте решту.

У розділі Зареєструватися для цієї події виберіть додати поле , щоб переглянути список полів, які часто запитано.
Виберіть поле з розкривного меню.
Коли поле з'явиться у формі, установіть прапорець Обов'язково , якщо потрібно, щоб учасники надасте ці відомості. Вони не зможуть зареєструватися для наради, якщо залишать рядок пустим.
За потреби повторіть кроки 1–3. Щоб видалити поле, виберіть X праворуч.

Створення настроюваних полів

Ви можете надіслати запит на будь-яку додаткову інформацію, можливо, пов'язану з маркетинговими цілями наради, або спланувати навчальний сеанс.

Виберіть Додати поле > Користувацьке запитання та вкажіть, чи учасник вводитиме відомості в анкету (виберіть Елемент Ввід) або виберіть потрібний варіант (виберіть вибір).
Якщо ви вибрали Ввід, введіть своє запитання в полі в розділі Настроюване запитання.
Якщо ви вибрали Варіант, введіть своє запитання в розділі Настроюване запитання, виберіть додати параметр , доки не будете доступні варіанти вибору, а потім введіть потрібний варіант.
Щоб переглянути реєстраційну форму, виберіть Переглянути в браузері у верхньому правому куті сторінки.
Після цього натисніть кнопку Зберегти.
Щоб закрити форму, виберіть X у верхньому правому куті.

Примітка.: Реєстраційна форма створюється як веб-форма на сайті "Мій сайт" організатора в SharePoint. Реєстратори вводитимуть свої реєстраційні дані через зашифроване підключення TLS між браузером і службою SharePoint. Коли реєстратор надсилає реєстрацію, SharePoint зберігає дані, зашифровані, безпосередньо до розташування сховища даних SharePoint вашої організації як список на сайті "Мій сайт" організатора.
Організатори можуть відповідати на запити реєстраторів на здійснення прав суб'єкта даних, безпосередньо отримуючи доступ до своїх реєстраційних списків у SharePoint. Адміністратори можуть використовувати рекомендації щодо DSR, надані на Office 365 запитах суб'єкта даних для GDPR і CCPA.

Надіслати запрошення

Завершивши основні відомості для доповідачів і учасників, додайте всіх додаткових доповідачів і налаштувавши реєстраційну форму, надішліть запрошення.

Увага!: Це потрібно зробити, навіть якщо ви єдиний доповідач.

У верхньому правому куті сторінки натисніть кнопку Надіслати .

Доповідачі отримають запрошення.

Посилання на реєстрацію стане активним, щоб потенційні учасники могли зареєструватися.

Оприлюднення наради

Збудьте інтерес і зберіть аудиторію для наради, поділившись відомостями та посиланням для реєстрації з потенційними учасниками. Ви можете розголосити подію через соціальні мережі, веб-сайти, електронну пошту, чати тощо. (Посилання стає активним після того, як ви надішлете запрошення на нараду.)

Копіювання реєстраційного посилання

Двічі клацніть подію наради в календарі.
Виберіть Копіювати посилання реєстрації у верхній частині сторінки.

Примітка.: Ви також можете скопіювати посилання з реєстраційної форми.

Тепер ви можете вставити посилання в оголошення та повідомлення.

Перегляд звіту про реєстрацію

Надіславши запрошення на нараду та оприлюднивши нараду, відстежуйте, хто зареєструвався та що вони ввели у реєстраційній формі.

У календарі двічі клацніть нараду.
Виберіть елемент Реєстрація , щоб завантажити звіт.

Додавання доповідачів після надсилання запрошення

Коли ви додаєте доповідачів до наради після надсилання запрошення, ви повинні надати їм дозвіл на презентацію. Це можна зробити, змінивши параметр наради перед нарадою або змінивши її роль під час наради.

Примітка.: Щоб додати зовнішнього (гостя) доповідача, виконайте другу процедуру.

Щоб додати доповідача перед нарадою:

Двічі клацніть подію в календарі.
Додайте нового доповідача до рядка Доповідачі або Необов'язкові доповідачі в запрошенні.
У верхньому правому куті екрана натисніть кнопку Надіслати оновлення .
Двічі клацніть подію в календарі.
Натисніть кнопку Змінити параметри.
Виберіть Ролі.
У полі Вибір доповідачів введіть ім'я додаткового доповідача.
Натисніть кнопку Зберегти в нижній частині сторінки.

Щоб повідомити учасникам наради про нового доповідача, див . статтю Редагування відомостей про нараду та інформування учасників – Інформування зареєстрованих учасників.

Щоб змінити роль іншого користувача під час наради, виконайте наведені нижче дії.

Надішліть відомості про приєднання до наради особі, яка буде презентувати. Інформація доступна в нижній частині події наради в календарі в розділі Нарада Microsoft Teams.
Під час наради дозвольте доповідача на нараду.
Виберіть Люди в елементах керування нарадою, щоб переглянути список усіх учасників наради.
Наведіть вказівник миші на ім'я особи, роль якої потрібно змінити, і виберіть додаткові параметри > Зробити доповідачем.

Редагування відомостей про нараду та інформування учасників

Щоб повідомити доповідачів:

Зміни в будь-якій основній інформації про нараду (посада, доповідачі, дата й час) буде надіслано доповідачам електронною поштою.

У календарі двічі клацніть подію наради.
Внесіть зміни.
У верхньому правому куті сторінки натисніть кнопку Надіслати оновлення .

Щоб повідомити зареєстрованих учасників, виконайте наведені нижче дії.

Зміни, внесені до дати й часу, надсилатимуться електронною поштою зареєстрованим учасникам.

У календарі двічі клацніть подію наради.
Виберіть Настроїти реєстраційну форму.
Виберіть Редагувати у верхньому лівому куті форми.
Внесіть зміни.
Натисніть кнопку Зберегти у верхньому лівому куті форми.

Увага!: У полі Надіслати оновлення? натисніть кнопку Надіслати.

Скасування наради

Доповідачам і зареєстрованим учасникам буде надіслано електронний лист про скасування.

У календарі двічі клацніть подію наради.
Натисніть кнопку Скасувати нараду.
Додайте необов'язкове повідомлення про скасування та натисніть кнопку Скасувати нараду.

Примітка.: Учасники можуть скасувати свою реєстрацію в електронному листі, який містить посилання Приєднатися.

Перегляд звіту про присутність після наради

Після наради завантажте звіт про присутність, щоб дізнатися, хто приєднався до наради та протягом якого часу. Ви можете порівняти це зі звітом про реєстрацію, щоб отримати повніше уявлення про успішність наради.