يمكنك مزامنة البيانات بين قائمة خارجية وMicrosoft Excel، والحفاظ على تحديث كلتا مجموعتي البيانات. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى الاحتفاظ ببيانات مخزون المنتج في قائمة حتى يصبح من السهل مشاركتها وتحديثها، ولكنك بحاجة أيضا إلى إجراء تحليل دوري للمخزون باستخدام Microsoft Excel.
ملاحظة
لا يمكنك مزامنة قائمة خارجية مع الإصدارات السابقة ل Excel 2013. إذا حاولت القيام بذلك، يظهر مربع حوار خطأ يفيد ب "يتعذر الاتصال بالقائمة".
لمزيد من المعلومات، راجع البحث عن محتوى حول البيانات الخارجية.
التحضير والمتطلبات الأساسية لاستخدام البيانات الخارجية.
يتطلب استخدام البيانات الخارجية العديد من المهام المطلوبة لتمكين الوصول الآمن إلى البيانات. يمكن أن تساعدك المعلومات التالية على التخطيط لخطوتك التالية. علاوة على ذلك، إذا واجهت مشاكل أثناء محاولة استخدام بيانات خارجية، فيمكن لهذه المعلومات أن تساعدك في تحديد المشكلة. للوصول إلى البيانات الخارجية، يجب عليك أنت أو المسؤول إجراء ما يلي:
تحضير مصدر البيانات الخارجي قد يحتاج المسؤول إلى إنشاء حساب ومنح أذونات لمصدر البيانات لضمان وصول الأشخاص المناسبين إلى البيانات ومن أن البيانات لن تقع في أيد غير أمينة. في قاعدة بيانات خارجية، قد يرغب المسؤول أيضا في إنشاء جداول واستعلامات واستعلامات معينة وغير ذلك لقصر النتائج على ما هو مطلوب فقط وللمساعدة على تحسين الأداء.
تكوين خدمات SharePoint وحساباته يتعين على المسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الأعمال وخدمة التخزين الآمن. للحصول على معلومات حول استخدام هذه الخدمات، راجع تكوين حلول خدمات خدمات اتصالات الأعمال ل SharePoint 2013وإنشاء قائمة خارجية من جدول SQL Azure باستخدام خدمات خدمات اتصالات الأعمال والتخزين الآمن.
تكوين خدمات التخزين الآمن يجب أن يقوم المسؤول بما يلي: تحديد وضع الوصول الأفضل لمصدر البيانات الخارجي وإنشاء تطبيق هدف وتعيين بيانات الاعتماد للتطبيق الهدف. للحصول على معلومات حول استخدام هذه الخدمات، راجع إنشاء تطبيق هدف للمخزن الآمن أو تحريره.
تكوين خدمات اتصال بيانات الأعمال يجب أن يضمن المسؤول أن المستخدم الذي ينشئ نوع المحتوى الخارجي لديه إذن لتخزين بيانات تعريف اتصال بيانات العمل، وأن المستخدمين الملائمين لديهم حق الوصول إلى نوع المحتوى الخارجي الذي تستند إليه القائمة الخارجية. للحصول على معلومات حول استخدام هذه الخدمات، راجع تكوين حلول خدمات خدمات اتصالات الأعمال ل SharePoint 2013.
إنشاء نوع محتوى خارجي يجب أن يحدد المستخدم نوع محتوى خارجي يحتوي على معلومات حول الاتصالات والوصول وأساليب التشغيل والأعمدة وعوامل التصفية وبيانات التعريف الأخرى المستخدمة لاسترداد البيانات من مصدر البيانات الخارجي.
إنشاء قائمة خارجية يجب أن ينشئ المستخدم قائمة خارجية استنادا إلى نوع المحتوى الخارجي وطريقة عرض واحدة أو أكثر للقائمة الخارجية حسب الحاجة.
التأكد من أن منتجات Office جاهزة للاستخدام لمزامنة البيانات الخارجية مع منتجات Office، يجب أن يكون لديك نظام التشغيل Windows 7 على الأقل ومنتجات البرامج المجانية التالية على كل كمبيوتر عميل: SQL Server Compact 4.0 و.NET Framework 4 وWCF Data Services 5.0 ل OData V3 (إذا لزم الأمر، ستتم مطالبتك تلقائيا بتنزيل البرنامج). تأكد أيضا من تمكين خيار تثبيت Office وخدمات خدمات اتصالات الأعمال (هذا هو الإعداد الافتراضي). يقوم هذا الخيار بتثبيت وقت تشغيل عميل خدمات خدمات اتصالات الأعمال الذي يقوم بما يلي: التخزين المؤقت للبيانات الخارجية ومزامنتها وتعيين بيانات العمل إلى أنواع محتويات خارجية وعرض منتقي العناصر الخارجية في منتجات Office وتشغيل الحلول المخصصة داخل منتجات Office.
لمزيد من المعلومات العامة حول استخدام البيانات الخارجية، راجع البحث عن محتوى حول البيانات الخارجية.
تصدير القائمة الخارجية إلى Excel
- انتقل إلى موقع SharePoint الذي يحتوي على القائمة.
- على شريط التشغيل السريع، حدد اسم قائمة SharePoint، أو حدد الزر إعدادات
، وحدد محتويات الموقع أو عرض محتوى الموقع بأكمله، ثم حدد اسم القائمة ضمن مقطع القائمة المناسب. - حدد قائمة، ثم حدد تصدير إلى Excel.
بشكل افتراضي، يتم تمكين هذه الإمكانية على القوائم الخارجية، ولكن يمكن تعطيلها من قبل مسؤول النظام. - إذا تمت مطالبتك بالتأكيد على العملية، فحدد موافق.
- في مربع الحوار "تنزيل الملف"، حدد "فتح".
- إذا تمت مطالبتك بتحديد ما إذا كان ينبغي تمكين اتصالات البيانات على الكمبيوتر الخاص بك، فحدد "تمكين " إذا كنت تعتقد أنه من الممكن تمكين الاتصال بالبيانات الموجودة على موقع SharePoint بأمان.
يتم إنشاء جدول Excel باستخدام اتصال بيانات استنادا إلى ملف استعلام ويب. يتم تحديد الأعمدة في الجدول المصدر بواسطة طريقة عرض القائمة الخارجية الحالية. تتحدد البيانات الخارجية المصدرة بواسطة عوامل التصفية المعرفة على نوع المحتوى الخارجي وفي طريقة عرض القائمة الخارجية وإعدادات اللغة لموقع SharePoint. يتم تجاهل أي حدود للصفحات.