مقدمة حول القوائم

القائمة عبارة عن مجموعة من البيانات التي يمكنك مشاركتها مع أعضاء الفريق والأشخاص الذين قمت بتوفير حق الوصول لهم. ستجد عددا من قوالب القوائم الجاهزة للاستخدام لتوفير نقطة بداية جيدة لتنظيم عناصر القوائم. تعرف على المزيد في قوالب القائمة في Microsoft 365.

تشرح هذه المقالة المفاهيم الكامنة وراء إنشاء القوائم واستخدامها. يمكنك إنشاء قوائم في SharePoint أو تطبيق القوائم في Microsoft 365 أو Microsoft Teams. تعرف على كيفية بدء استخدام القوائم في Microsoft Teams.

راجع المقالات التالية للحصول على معلومات حول القوائم:

• إنشاء قائمة
• حذف القائمة
• إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها
• القوائم في Microsoft 365
• إعداد تنقل بيانات التعريف لقائمة أو مكتبة
• إدارة القوائم والمكتبات الكبيرة

حدد عنوانا أدناه لفتحه واطلع على المعلومات المفصلة.

نظرة عامة على القوائم

تستخدم المؤسسات عادة العديد من أنواع القوائم، بما في ذلك الارتباطات والإعلانات وجهات الاتصال وتعقب المشاكل والاستطلاعات، على سبيل المثال لا الحصر.

يمكن أن تتضمن القوائم أيضا المهام التي يمكنك استخدامها كنقطة محورية لتعاون فريق العمل أو لحل مشاكل الأعمال. وفي حالات عديدة، بإمكان القوائم توفير حلول سريعة وفعالة لا تتطلب سوى تعديلات طفيفة أو لا تحتاج إلى أي تعديلات.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام:

• المهام يتضمن تعقب الملكية والتقدم بالإضافة إلى مخطط زمني في الصفحة للحصول على عرض مرئي جذاب لمحتوى القائمة.
• تعقب المشاكل يتضمن تعيين الإصدار وتخزين محفوظات الإصدارات، من أجل إجراء تحليل أكثر شمولية لمشاريع مجموعات العمل ومهام العمل الشائعة.

تكون القوائم غنية ومرنة وتحتوي على الكثير من الميزات المضمنة التي توفر طريقة فعالة لتخزين البيانات ومشاركتها واستخدامها.

على سبيل المثال، يمكنك:

• يمكنك إنشاء قائمة تضم مجموعة متنوعة من الأعمدة، بما في ذلك أعمدة النص والرقم والاختيار والعملة والتاريخ والوقت والبحث ونعم/لا ومحسوب. يمكنك أيضا إرفاق ملف واحد أو أكثر بعنصر قائمة لتوفير تفاصيل إضافية، مثل جدول بيانات يحتوي على أرقام دعم أو مستند يحتوي على معلومات أساسية.
• إنشاء طرق عرض القائمة لتنظيم البيانات وفرزها وتصفيتها بطرق مختلفة ومعينة؛ تغيير بيانات التعريف، مثل إضافة الأعمدة وحذفها، وتعديل قواعد التحقق من الصحة؛ واستخدام القوائم بشكل متناسق عبر المواقع التي تحتوي على أنواع المحتويات وأعمدة المواقع والقوالب. على سبيل المثال، يمكنك عرض الأحداث الحالية فقط من تقويم على صفحة رئيسية وإنشاء طريقة عرض مرئية (مماثلة لتقويم جداري) على صفحة أخرى.
• يمكنك إنشاء علاقات بين القوائم باستخدام تركيبة من الأعمدة الفريدة وأعمدة البحث وفرض أسلوب العلاقة (تتالي الحذف وتقييده)، والتي تعمل جميعا لتحسين قدرتك على إنشاء حلول أعمال أكثر تطورا وتساعدك في المحافظة على تكامل البيانات.
• إنشاء قوائم مخصصة وعرض البيانات في "أجزاء ويب" و"صفحات أجزاء ويب" واستيراد البيانات وتصديرها وإنشاء ارتباط لها من برامج أخرى مثل Excel و Access.
• تعقب الإصدارات والمحفوظات التفصيلية وطلب الموافقة لتعديل البيانات واستخدام الأمان على مستوى العناصر والمجلدات والإيداع والسحب والإعلام الدائم بالتغييرات تلقائياً باستخدام التنبيهات وموجز RSS.
• تنظيم المحتوى في قائمة منفردة داخل المجلدات لتحقيق مستوى ملائم وأداء أفضل وتحسين الأداء بشكل عام في القوائم الكبيرة باستخدام الفهرسة.

طرق العمل باستخدام القوائم

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها مع القوائم لمساعدتك على إدارة المعلومات لمجموعتك.

تعقب الإصدارات والمحفوظات التفصيليةتعقب إصدارات عناصر القائمة بحيث يمكنك رؤية العناصر التي تغيرت من إصدار إلى آخر، بالإضافة إلى من قام بتغيير عناصر القائمة. إذا حدثت أخطاء في الإصدار الأحدث، فيمكنك استعادة إصدار سابق من العنصر. يعد تعقب محفوظات القائمة مهما بشكل خاص إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى مراقبة قائمة ما أثناء تطورها.

يتطلب موافقةحدد أن الموافقة على عنصر قائمة أمر مطلوب قبل أن يتمكن الجميع من عرضه. تظل العناصر في حالة معلقة إلى أن تتم الموافقة عليها أو رفضها من قبل شخص يملك الإذن بالموافقة عليها. يمكنك التحكم في مجموعات المستخدمين التي يمكنها عرض عنصر قائمة قبل الموافقة عليه.

تخصيص الأذونات حدد ما إذا كان بإمكان المشاركين في قائمتك قراءة العناصر التي قاموا بإنشائها أو كل العناصر الموجودة في القائمة فقط وتحريرها. يمكن People الذين لديهم إذن إدارة القوائم قراءة كل عناصر القائمة وتحريرها. يمكنك أيضا تطبيق مستويات أذونات معينة لعنصر قائمة واحد، على سبيل المثال، إذا كان العنصر يحتوي على معلومات سرية.

إنشاء طرق العرض وإدارتهاإنشاء طرق عرض مختلفة للقائمة نفسها. ولا تتغير محتويات القائمة الفعلية، ولكن العناصر منظمة أو مصفاة بحيث يتمكن الأشخاص من العثور على المعلومات الأكثر أهمية أو المثيرة للاهتمام، وفقا لاحتياجاتهم.

تحديث القوائم بغض النظر عن نوع القائمة التي تقوم بتحديثها، فإن العملية مشابهة لإضافة عناصر القائمة وتحريرها وحذفها.

إضافة عناصر بالقائمة أو تحريرها

هناك طريقتان لإضافة عناصر القائمة أو تحريرها:

• باستخدام نموذج، وهو الأسلوب الافتراضي.
• مضمن، مما يعني أنك تضيف العنصر مباشرة إلى صفحة القائمة.

إذا تم إعداد القائمة لتعقب إصدارات الإصدارات، يتم إنشاء إصدار جديد لعنصر القائمة في كل مرة تقوم فيها بتحرير عنصر قائمة. يمكنك عرض محفوظات حول كيفية تغيير عنصر القائمة واستعادة إصدار سابق إذا ارتكبت خطأ في الإصدار الأحدث.

استخدام الصيغ والقيم المحسوبة استخدم الصيغ والقيم المحسوبة لإنشاء المعلومات بشكل ديناميكي في أعمدة القائمة. يمكن أن تتضمن العمليات معلومات من أعمدة أخرى في قائمة بالإضافة إلى وظائف النظام مثل TODAY للإشارة إلى التاريخ الحالي. على سبيل المثال، يمكنك تحديد تاريخ استحقاق افتراضي يتكون سبعة أيام من التاريخ الحالي.

ابق على اطلاع على التغييرات بإمكان القوائم وطرق العرض استخدام RSS، حتى يتمكن أعضاء مجموعة عملك من تلقي التحديثات بشكل تلقائي. إن RSS عبارة عن تقنية تمكن الأشخاص من تلقي تحديثات الأخبار والمعلومات وعرضها، أو موجزات RSS، في موقع موحد. ويمكنك أيضا إنشاء تنبيهات البريد الإلكتروني لإعلامك عند تغيير القوائم أو عند إضافة عناصر جديدة. تعد التنبيهات طريقة ملائمة لتعقب التغييرات المهمة بالنسبة إليك.

إنشاء علاقات بين القوائم إنشاء علاقة بين قائمتين. في القائمة المصدر، يمكنك إنشاء عمود بحث يقوم باسترداد (أو "البحث عن") قيمة واحدة أو أكثر من قائمة هدف إذا كانت هذه القيم متوافقة مع القيمة الموجودة في عمود البحث في القائمة المصدر. يمكنك الاستمرار في إضافة المزيد من الأعمدة من القائمة الهدف إلى القائمة المصدر، إذا أردت ذلك. عند إنشاء عمود بحث، يمكنك أيضا أن تقرر فرض سلوك العلاقة بتعيين خيار تتالي-حذف أو تقييد-حذف الذي يساعد في الحفاظ على صحة البيانات ومنع حالات عدم التناسق التي قد تؤدي إلى حدوث مشاكل أثناء العمل.

مشاركة معلومات القائمة باستخدام برنامج قاعدة بيانات إذا كان لديك برنامج قاعدة بيانات مثبتا، مثل Access، فيمكنك تصدير البيانات واستيرادها من وإلى موقعك، بالإضافة إلى ربط جدول من قاعدة البيانات إلى قائمة. عند العمل باستخدام بيانات القائمة في قاعدة بيانات Access، يمكنك أيضا إنشاء استعلامات ونماذج وتقارير. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات من قاعدة بيانات Access إلى تطبيق Access على الويب.

استخدام القوائم بشكل متناسق عبر المواقع إذا كانت مجموعتك تعمل باستخدام أنواع متعددة من القوائم، فيمكنك إضافة التناسق عبر قوائم متعددة باستخدام أنواع المحتويات وأعمدة الموقع والقوالب. تمكنك هذه الميزات من إعادة استخدام الإعدادات وبنية القائمة بطريقة فعالة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نوع محتوى لمشكلة خدمة العملاء التي تحدد أعمدة معينة (مثل جهة اتصال العميل) وعمليات الأعمال لنوع المحتوى. مثال آخر هو إنشاء عمود موقع لأسماء الأقسام يتضمن قائمة منسدلة من الأقسام. يمكنك إعادة استخدام العمود في قوائم متعددة لضمان ظهور الأسماء دائما بالطريقة نفسها في كل قائمة.

العمل على عناصر قائمة من برنامج بريد إلكتروني استخدم برنامج بريد إلكتروني متوافق مع تقنيات Microsoft لأخذ معلومات القوائم المهمة معك. على سبيل المثال، باستخدام Outlook، يمكنك عرض المهام وجهات الاتصال ولوحات المناقشة وتحديثها على موقعك من Outlook. لمزيد من المعلومات، راجع توصيل قائمة خارجية ب Outlook.

تعيين استهداف المحتوىتمكين استهداف الجمهور لتصفية العناصر حسب المجموعات.

أنواع القوائم

يتوقف نوع القائمة التي تستخدمها على نوع المعلومات التي تقوم بمشاركتها.

الإعلانات مشاركة الأخبار والحالة وتقديم التذكيرات. تدعم الإعلانات تنسيقا محسنا باستخدام الصور والارتباطات التشعبية والنص المنسق.

جهات الاتصال قم بتخزين معلومات حول الأشخاص أو المجموعات التي تعمل معها. إذا كنت تستخدم برنامج إدارة البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال متوافق مع تقنيات Microsoft، فيمكنك عرض جهات الاتصال وتحديثها من موقعك في البرنامج الآخر. على سبيل المثال، يمكنك تحديث قائمة بجميع موردي مؤسستك من برنامج بريد إلكتروني متوافق مع تقنيات Microsoft، مثل Outlook. لا تقوم قائمة جهات الاتصال بإدارة أعضاء موقعك فعليا، ولكن يمكن استخدامها لتخزين جهات الاتصال ومشاركتها لمؤسستك، مثل قائمة بالموردين الخارجيين.

لوحات المناقشة توفير مكان مركزي لتسجيل مناقشات الفريق وتخزينها بشكل مماثل لتنسيق مجموعات الأخبار. إذا قام المسؤول بتمكين القوائم على موقعك لتلقي رسائل البريد الإلكتروني، فباستطاعة لوحات المناقشة تخزين مناقشات البريد الإلكتروني من معظم برامج البريد الإلكتروني الشائعة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء لوحة مناقشة لإصدار المنتج الجديد لمؤسستك.

ارتباطات توفير موقع مركزي للارتباطات بالإنترنت وإنترانت الشركة وموارد أخرى. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة ارتباطات إلى مواقع الويب الخاصة بعملائك.

الارتباطات المرقاة عرض مجموعة من إجراءات الارتباط في تخطيط مرئي.

متجر Calendar لأحداث فريقك أو لمواقف معينة، مثل عطلات الشركة. يوفر التقويم طرق عرض مرئية، مماثلة لتقويم مكتبي أو جداري، لأحداث الفريق، بما في ذلك الاجتماعات والأحداث الاجتماعية وأحداث اليوم بالكامل. ويمكنك أيضا تعقب الأحداث الرئيسية للفريق مثل تواريخ المواعيد النهائية أو تواريخ إصدار المنتجات غير المرتبطة بفترة زمنية معينة. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع إنشاء طريقة عرض تقويم من قائمة.

المهام تعقب المعلومات حول المشاريع وأحداث المهام الأخرى لمجموعتك. يمكنك تعيين مهام إلى أشخاص، بالإضافة إلى تعقب الحالة والنسبة المئوية لإكمالها مع تقدم المهمة نحو الاكتمال. إذا كنت تستخدم بريدا إلكترونيا أو برنامج إدارة مهام متوافقا مع تقنيات Microsoft، فيمكنك عرض المهام وتحديثها من موقعك في برنامج آخر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة مهام لعملية الموازنة في مؤسستك، ثم عرضها وتحديثها في Outlook مع مهامك الأخرى. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة.

مهام المشروع تخزين معلومات المهمة باستخدام طريقة عرض جانت وأشرطة التقدم. ويمكنك تعقب الحالة والنسبة المئوية لإكمالها عند تقدم المهمة نحو الاكتمال. إذا كنت تستخدم بريدا إلكترونيا أو برنامج إدارة مهام متوافقا مع تقنيات Microsoft، فيمكنك عرض مهام المشروع وتحديثها من موقعك في برنامج آخر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة مهام مشروع على موقعك لتحديد العمل وتعيينه لإنشاء دليل تدريبي، ويمكنك بعد ذلك تعقب التقدم الذي أحرزته مؤسستك من Project. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة.

تعقب المشاكل قم بتخزين معلومات حول مشاكل معينة، مثل مشاكل الدعم، وتعقب تقدمها. يمكنك تعيين المشاكل وتصنيفها وربط المشاكل ببعضها البعض. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة لتعقب المشاكل لإدارة مشكلات خدمة العملاء وحلولها. يمكنك أيضا التعليق على المشاكل في كل مرة تقوم فيها بتحريرها، وإنشاء محفوظات للتعليقات دون تغيير الوصف الأصلي للمشكلة. على سبيل المثال، يمكن لممثل خدمة العملاء تسجيل كل خطوة يتم اتخاذها لحل المشكلة والنتائج. يمكنك أيضا استخدام قائمة "تعقب المشاكل" مع سير عمل ثلاثي الحالات لمساعدة مؤسستك على إدارة تعقب المشاكل أو المشاريع. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة.

الاستطلاع جمع الملاحظات وتجميعها، مثل استطلاع رضا الموظفين أو اختبار. يمكنك تصميم أسئلتك وإجاباتك بعدة طرق مختلفة والاطلاع على نظرة عامة حول ملاحظاتك. إذا كان لديك جدول بيانات أو برنامج قاعدة بيانات مثبت ومتوافق مع تقنيات Microsoft، يمكنك تصدير النتائج لتحليلها بشكل أفضل. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع إنشاء استطلاع.

مخصص ابدأ إنشاء قائمة من البداية. يمكنك أيضا إنشاء قائمة مخصصة تستند إلى جدول بيانات، إذا كان لديك برنامج جداول بيانات يتوافق مع تقنيات Microsoft. على سبيل المثال، يمكنك استيراد قائمة من Excel أنشأتها لتخزين العقود مع الموردين وإدارتها. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة تستند إلى جدول بيانات.

القوائم الخارجية استخدم البيانات المخزنة خارج قائمة، ولكن يمكنك قراءتها والكتابة إليها داخل Microsoft 365. يسمى مصدر البيانات لقائمة خارجية نوع المحتوى الخارجي. على عكس قائمة Microsoft 365 الأصلية، تستخدم القائمة الخارجية خدمات خدمات اتصالات الأعمال للوصول إلى البيانات مباشرة من نظام خارجي (مثل SAP وSiebel وMicrosoft SQL Server)، سواء كان هذا النظام عبارة عن قاعدة بيانات أو خدمة ويب أو نظام خط عمل.

قائمة مخصصة في طريقة عرض ورقة البيانات إنشاء قائمة فارغة مماثلة لقائمة مخصصة ولكن لعرضها بشكل افتراضي في طريقة عرض ورقة البيانات. توفر طريقة عرض ورقة البيانات شبكة بيانات لعرض البيانات وتحريرها كصفوف وأعمدة. ويمكنك إضافة صفوف وأعمدة وتحريرها، وتطبيق عوامل تصفية وترتيبات فرز، فضلاً عن عرض القيم المحسوبة والإجماليات، وتحرير البيانات بشكلٍ مناسب في خلايا الشبكة. تتطلب طريقة عرض ورقة البيانات تثبيت Office على كمبيوتر عميل 32 بت ومستعرض يدعم عناصر تحكم ActiveX.

قائمة الحالة عرض أهداف المشروع وتعقبها. تتضمن القائمة مجموعة من الأيقونات الملونة لإيصال درجة تحقيق الأهداف.

الدورة الدموية أرسل معلومات، بما في ذلك طوابع التأكيد، إلى أعضاء فريقك.

قائمة قواميس Microsoft IME استخدام البيانات في القائمة كقاموس Microsoft IME. يمكنك تحويل عناصر عمود القراءة إلى عرض باستخدام Microsoft IME وعرض المحتوى في التعليق في نافذة تعليق IME. يمكن ربط البيانات بعنوان URL محدد.

قائمة محتوى PerformancePoint تخزين عناصر لوحة المعلومات، مثل بطاقات الأداء والتقارير وعوامل التصفية وصفحات لوحة المعلومات وعناصر لوحة المعلومات الأخرى التي تقوم بإنشائها باستخدام PerformancePoint Dashboard Designer.

اللغات والمترجمين استخدم هذا الخيار مع سير عمل "إدارة الترجمة" في مكتبة إدارة الترجمة. يستخدم سير العمل القائمة لتعيين مهام الترجمة إلى المترجم المحدد في القائمة لكل لغة. يمكنك إنشاء هذه القائمة يدويا، أو يمكنك أن تختار إنشاء هذه القائمة تلقائيا عند إضافة سير عمل إدارة الترجمة إلى مكتبة إدارة الترجمة.

قائمة مؤشرات الأداء الرئيسية تعقب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم التقدم المحرز بسرعة مقابل أهداف قابلة للقياس. يمكنك إعداد قوائم مؤشرات الأداء الرئيسية لتعقب الأداء باستخدام أحد مصادر البيانات الأربعة: البيانات التي يتم إدخالها يدويا، أو البيانات في قائمة Microsoft 365، أو البيانات في مصنفات Excel، أو البيانات من Analysis Services، أحد مكونات Microsoft SQL Server. بعد إنشاء قائمة مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكنك استخدامها لعرض حالة المؤشر في صفحة لوحة المعلومات.

استيراد جدول البيانات استخدم الأعمدة والبيانات من جدول بيانات موجود. يتطلب استيراد جدول بيانات Microsoft Excel أو برنامجا متوافقا آخر.

إضافة قائمة إلى صفحتك

لإضافة قائمة إلى صفحة تجربة SharePoint الحديثة:

1. إذا لم تكن الصفحة في وضع التحرير بالفعل، فانقر فوق تحرير في الجزء العلوي الأيسر من الصفحة.

2. مرر الماوس أعلى أو أسفل جزء ويب موجود وسترى خطا يحتوي على علامة + محاطة بدائرة، مماثلة لما يلي:

   

3. انقر فوق + وسترى قائمة بأجزاء الويب للاختيار من بينها. قم بالتمرير لأسفل وصولا إلى قسم المستندات والقوائم والمكتبات .

4. حدد قائمة.
   تظهر أسماء كل القوائم المتاحة.

5. حدد القائمة التي تريد إدراجها على الصفحة.

6. إذا كنت راضيا عن التحديد، فحدد حفظ كمسودة بالقرب من الجزء العلوي الأيمن. بعد ذلك، لجعل الصفحة المحدثة متاحة للآخرين، حدد "نشر" بالقرب من الجزء العلوي الأيسر.

لإضافة قائمة إلى صفحة تجربة كلاسيكية في SharePoint:

1. في "المواقع"، انقر فوق " ، ثم انقر فوق "محتويات الموقع".

2. انقر فوق الأيقونة "إضافة تطبيق ".

   

3. مرر وانقر فوق التطبيق الذي تريد استخدامه. قد يكون هناك أكثر من صفحة واحدة.

4. قم بمنح التطبيق اسما فريدا حتى تتمكن من استدعائه لاحقا لصفحة وانقر فوق "إنشاء".

5. عند العودة إلى شاشة محتويات الموقع، يمكنك القيام بثلاثة إجراءات:

   • أغلق النافذة وعد إلى الصفحة. أضف التطبيق الجديد إلى صفحتك باستخدام إدراج أجزاء ويب.
   • انقر فوق التطبيق وابدأ في إدخال البيانات.
   • انقر فوق علامة الحذف (...)، ثم انقر فوق "إعدادات". يمكنك إضافة الأعمدة وتغيير الأسماء والقيام بمهام أخرى هنا.

تنظيم القوائم على موقع

على الرغم من أنه يمكنك استخدام ميزات القوائم بطرق متنوعة، تعتمد طريقة استخدامها على حجم القوائم لديك وعددها وعلى احتياجات مؤسستك.

تخزين العديد من العناصر في قائمة واحدة

قد ترغب في قائمة واحدة كبيرة لتلبية الاحتياجات المختلفة. على سبيل المثال، قد يكون لديك عدد كبير من المشاكل التقنية التي يجب تعقبها عبر مؤسستك، مع مشاكل تنطبق على عدة مشاريع ومجموعات.

استخدم قائمة واحدة عندما:

• تحتاج مجموعتك إلى الاطلاع على معلومات تلخيصية حول عناصر القائمة أو طرق العرض المختلفة لمجموعة العناصر نفسها. على سبيل المثال، قد يرغب المدير في رؤية التقدم في كافة المشاكل التقنية في مؤسسة أو الاطلاع على كافة المشاكل التي تم رفعها ضمن الفترة الزمنية نفسها.
• يريد People استعراض المشاكل أو البحث عنها في الموقع نفسه على الموقع.
• تريد تطبيق الإعدادات نفسها على عناصر القائمة، مثل تعقب إصدارات أو طلب موافقة.
• تتشارك المجموعات العاملة في القائمة مواصفات مماثلة، مثل مستويات الأذونات نفسها. يمكن تطبيق إذن فريد على عناصر قائمة معينة، ولكن إذا اختلفت مستويات الأذونات إلى حد كبير، فضع في اعتبارك قوائم متعددة.
• تريد تحليل معلومات حول القائمة أو تلقي تحديثات مجمعة للقائمة. ويمكنك تلقي تنبيهات عند تغيير عناصر القائمة أو الاطلاع على التغييرات التي يتم إجراؤها على قائمة باستخدام تقنية RSS. تمكن موجزات RSS الأعضاء في مجموعة عملك من الاطلاع على قائمة مجمعة بالمعلومات التي تم تغييرها.

إنشاء قوائم متعددة

قد ترغب في إنشاء قوائم متعددة عندما تكون هناك اختلافات واضحة بين العناصر التي تريد إدارتها أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون معها.

استخدم قوائم متعددة عندما:

• أنت لا تتوقع أن يحتاج الأشخاص إلى ملخصات للعناصر معا.
• مجموعات الأشخاص الذين يعملون على المعلومات مختلفة ولديهم مستويات أذونات مختلفة.
• يلزم تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعيين الإصدار أو الموافقة، على مجموعات متعددة من العناصر.
• لا تحتاج إلى تحليل العناصر معا أو تلقي تحديثات مجمعة حول القائمة.

تنظيم العناصر في قائمة

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيم القوائم وعناصر القوائم:

إضافة أعمدة ساعد مجموعتك في تحديد العناصر الأكثر أهمية، ويمكنك إضافة أعمدة إلى قائمتك. على سبيل المثال، يمكنك إضافة العمود Project إلى قائمة لمساعدة الأشخاص الذين يعملون على مشاريع معينة على عرض العناصر الخاصة بهم واستخدامها بسهولة أكبر. قد تحتاج أيضا إلى إضافة المزيد من الأعمدة إذا كنت تريد تجميع معلومات إضافية لكل عنصر في القائمة، مثل اسم القسم أو اسم أحد الموظفين.

إذا كان لديك عدة عناصر في قائمة، فقد تفكر في فهرسة أعمدة معينة لتحسين الأداء عند عرض عناصر متعددة أو تبديل طرق العرض. لا تغير هذه الميزة طريقة تنظيم العناصر، ولكنها قد تمكن المؤسسات من تخزين عدد كبير من العناصر في قائمة بسهولة أكبر. ومع ذلك، قد تأخذ الفهرسة مساحة قاعدة بيانات أكبر. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.

إنشاء طرق عرض استخدم طرق العرض إذا كان الأشخاص في مجموعتك بحاجة متكررة إلى رؤية البيانات بطريقة معينة. تستخدم طرق العرض الأعمدة لفرز البيانات وتجميعها وتصفيتها وعرضها. كما يمكنك تحديد عدد العناصر التي يتم عرضها مرة واحدة في كل طريقة عرض. على سبيل المثال، يمكن للأشخاص استعراض قائمة في مجموعات من 25 أو 100 عنصر قائمة في الصفحة الواحدة، استنادا إلى تفضيلاتهم وسرعة اتصالهم.

تمنحك طرق العرض المرونة التي تسمح لك بتخزين عدد كبير من العناصر في قائمة، ولكن يمكنك رؤية المجموعات الفرعية التي تريدها فقط في وقت معين، مثل المشاكل التي تم نشرها هذا العام فقط، أو الأحداث الجارية فقط في التقويم. يمكنك إنشاء طرق عرض شخصية تكون متوفرة لك فقط، وإذا كان لديك الإذن بتعديل قائمة، فيمكنك إنشاء طرق عرض عامة تكون متوفرة للجميع. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.

إنشاء مجلدات أضف مجلدات إلى معظم أنواع القوائم إذا سمح مالك القائمة بإنشاء المجلدات. يعد هذا مفيدا بشكل خاص إذا كان من الممكن تقسيم عناصر القائمة بطريقة معينة، حسب المشروع أو المجموعة. تساعد المجلدات الأشخاص على تفحص عناصر القائمة وإدارتها بسهولة أكبر. توفر تقنيات Microsoft طريقة عرض الشجرة التي تمكن الأشخاص من التنقل في مواقعهم ومجلداتهم، بطريقة مماثلة للطريقة التي يستخدمون المجلدات الموجودة على القرص الثابت لديهم. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لكل قسم المجلد الخاص به. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع إنشاء مجلد في قائمة.