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Planifier une réunion dans Teams

Votre calendrier dans Teams est connecté à votre calendrier Exchange. En d'autres termes, lorsque vous planifiez une réunion dans Outlook, elle apparaît dans Teams et vice versa.

Toutes les réunions planifiées dans Teams sont automatiquement transformées en réunion en ligne. Planification à partir d’Outlook ? Découvrez comment ajouter Teams à votre réunion Outlook.

Remarque : Jusqu’à 1 000 invités peuvent participer à une réunion Teams et interagir à l’aide de la conversation, de l’audio et de la vidéo. Les invités peuvent également participer à une réunion qui compte déjà 1 000 participants (jusqu’à 10 000) en tant que participants en mode affichage uniquement.

Planifier une réunion

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour planifier une réunion dans Teams :

  • Sélectionnez Planifier une réunion Bouton Planifier une réunion dans une conversation (au-dessous de la zone dans laquelle vous tapez un nouveau message) pour réserver une réunion avec les membres de la conversation.

  • Accédez au Calendrier Bouton Réunions sur le côté gauche de l’application et sélectionnez Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.

  • Sélectionnez une plage horaire dans le calendrier. Un formulaire de planification va s'ouvrir.

Le formulaire de planification vous permet d’attribuer un titre à votre réunion, d’inviter des personnes et d’ajouter des détails de réunion. Utilisez l’Assistant Planification pour trouver un horaire qui convienne à tout le monde.

L’onglet Assistant Planification dans le formulaire de planification de la nouvelle réunion Teams.

Après avoir rempli les détails, sélectionnez Enregistrer. Le formulaire de planification se ferme et une invitation est envoyée vers la boîte de réception Outlook de tout le monde.

Attribuer des catégories à une réunion

Code de couleur de votre calendrier avec des catégories. Tout comme dans Outlook, vous pouvez attribuer une ou plusieurs catégories à chaque réunion de votre calendrier. Il existe deux façons d’attribuer des catégories :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un événement dans votre calendrier, sélectionnez Catégoriser, puis choisissez une couleur.

  2. Lors de la planification d’une réunion, sélectionnez Catégorie en haut du formulaire de planification.

Remarques : 

  • À ce stade, les noms et les couleurs des catégories ne peuvent être modifiés qu’à partir d’Outlook.

  • Pour les réunions périodiques, les catégories ne peuvent être appliquées qu’à la série, et non à une occurrence individuelle.

  • Actuellement, les catégories ne peuvent pas être appliquées aux réunions de canal.

Inviter des personnes extérieures à votre organisation 

Teams vous permet d’inviter des personnes extérieures à votre organisation, y compris celles qui n’ont pas de licence d’équipe. Vous aurez besoin de l’adresse de messagerie complète pour les inviter.

  1. Accédez à l’emplacement indiqué Ajouter des participants obligatoires. Si tout le monde est facultatif, sélectionnez facultatif à la place.

  2. Tapez l’adresse de courrier complète de la personne (par exemple : Joe@example.com).

  3. Sélectionnez Inviter. Ils recevront un courrier électronique avec un lien vers la réunion.

Ajouter un co-organisateur

Remarque : L’ajout d’un co-organisateur est disponible dans le cadre du programme de préversion publique et peut subir d’autres modifications avant d’être publié publiquement. Pour accéder à cette fonctionnalité et à d’autres fonctionnalités à venir, basculez vers la préversion publique de Teams. 

Une fois que vous avez invité des personnes à votre réunion, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 co-organisateurs pour faciliter la gestion de votre réunion. Avant d’ajouter des co-organisateurs, assurez-vous que les personnes que vous souhaitez ajouter sont déjà ajoutées en tant que participants requis, puis suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez votre réunion, puis sélectionnez Modifier.

  2. Sélectionnez Plus d’options Icône Autres options > Options de réunion.

  3. Dans la page Options de la réunion, en regard de Choisir les co-organisateurs, sélectionnez la flèche vers le bas et choisissez le nom du co-organisateur.

    ajouter un co-organisateur à une réunion

  4. Sélectionnez Enregistrer en bas de votre écran.

Remarque : Pour en savoir plus, consultez Ajouter des co-organisateurs à une réunion.

Créer une réunion de canal

  1. Sélectionnez Nouvelle réunion.

  2. Tapez le nom d’un canal où il est indiqué Ajouter le canal (sous les champs date et heure).

Ajouter un canal à une réunion Teams.

Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.

Remarque : Lorsque vous avez une réunion dans un canal, tous les membres de l’équipe peuvent l’afficher et la rejoindre dans ce canal. Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les canaux privés.

Après avoir ajouté les personnes souhaitées, sélectionnez Assistant Planification pour trouver l'horaire idéal.

S’il s’agit d’une réunion périodique, ouvrez le menu déroulant en regard de Ne pas répéter (juste en dessous de la date). Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez qu’elle se produise à partir des options par défaut ou sélectionnez Personnaliser pour créer votre propre rythme.

Planifier des réunions dans un calendrier de canal 

Si vous n’êtes pas familiarisé avec l’ajout d’un calendrier à un canal, les étapes sont décrites pour vous lors de l’affichage de toutes vos réunions dans Teams. Une fois cette opération effectuée, vous avez plusieurs façons d’ajouter des événements au calendrier partagé.

  • Sélectionnez Ajouter un nouvel événement en haut du calendrier.

  • Cliquez et faites glisser votre curseur sur le calendrier pour sélectionner un bloc de temps.

  • Vous pouvez également sélectionner la flèche en regard de La réunion maintenant en haut de l’application pour ouvrir le menu et sélectionner Planifier la réunion.

Chacune de ces actions ouvre le formulaire de planification avec le nom de canal renseigné. N’hésitez pas à ajouter un groupe Ou des personnes Outlook en entrant manuellement leur nom. Les invités et partenaires extérieurs à votre organisation n’auront pas accès au calendrier du canal et devront également être ajoutés à l’invitation à la réunion.

Cliquez avec le bouton droit pour accéder à d’autres options

Dans votre calendrier, cliquez avec le bouton droit sur un événement pour répondre, supprimer s’il a été annulé, ou ouvrir l’invitation pour afficher les détails de la réunion. Si l’événement est une réunion Teams, vous avez également accès aux options Participer et Conversation avec les participants.

Menu contextuel d’un événement de calendrier dans Teams.

Les réunions Teams affichent un bouton Rejoindre sur un événement dans votre calendrier cinq minutes avant le début d’une réunion. Une fois qu’un utilisateur rejoint la réunion, l’événement change de couleur pour vous informer qu’il est en ligne.

Sélectionnez Rejoindre pour ouvrir la fenêtre Paramètres de la réunion et confirmer vos paramètres de caméra et de micro avant de rejoindre la réunion en ligne.

Remarque : Si vous avez des réunions qui se chevauchent dans votre calendrier, le bouton Rejoindre ne sera pas disponible. Vous pouvez toutefois cliquer avec le bouton droit sur l’événement et sélectionner Rejoindre en ligne.

Définir l’état d’affichage dans une réunion Teams

En tant qu’organisateur, vous pouvez définir l’état Show As de la réunion dans la barre d’action. Lorsque les participants RSVP, leur état reflète automatiquement l’état défini par l’organisateur. 

En tant que participant, vous pouvez choisir de définir votre statut individuel pour la réunion par le biais de Show As, indépendamment de l’état défini par l’organisateur. L’état mis à jour est répercuté sur votre calendrier. La valeur d’affichage par défaut pour toutes les réunions planifiées par l’organisateur est Busy.

Vous pouvez définir votre état d’affichage de plusieurs façons :

Dans la page Détails du formulaire de planification

Image montrant comment définir un état dans une réunion Teams à l’aide du menu d’état déroulant.

Sur votre aperçu de la réunion (Microsoft Surface)

Image affichant le menu volant Afficher sous avec des états potentiels.

Dans la vue Détails de la réunion (en tant que participant)

Image affichant l’écran De la réunion de test avec le menu des états disponibles.

Pour planifier une réunion, accédez à Calendrier Bouton Réunions en bas de l’application, puis sélectionnez Planifier une réunion Bouton Planifier une réunion dans la partie supérieure droite.

Accédez à Ajouter des participants Bouton Ajouter des personnes à l’équipe et sélectionnez les personnes que vous voulez inviter.

Accédez ensuite à Partager avec un canal:

  • Si vous souhaitez que votre réunion se tienne dans un canal, sélectionnez le canal approprié.

  • Sinon, ignorez cette étape.

Remarque : Lorsque vous avez une réunion dans un canal, les utilisateurs peuvent la voir et la rejoindre dans ce canal.

Ensuite, configurez les heures de début et de fin, puis rédigez une description pour l’événement.

Pour finir, sélectionnez Terminer pour planifier votre réunion.

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