Vous pouvez synchroniser des données entre une liste externe et Microsoft Excel, et maintenir les deux ensembles de données à jour. Par exemple, vous pouvez gérer un inventaire de produits dans une liste afin qu’il soit facile à partager et à mettre à jour, mais aussi effectuer une analyse d’inventaire périodique à l’aide de Microsoft Excel.
Remarque
Vous ne pouvez pas synchroniser une liste externe avec des versions antérieures à Excel 2013. Si vous essayez de le faire, une boîte de dialogue d’erreur indiquant « Impossible de se connecter à la liste » s’affiche.
Pour plus d’informations, consultez Rechercher du contenu sur des données externes.
Préparation et conditions préalables à l’utilisation de données externes.
L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches préalables pour garantir un accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. En outre, si vous rencontrez des problèmes en essayant d’utiliser des données externes, ces informations peuvent vous aider à identifier le problème. Pour accéder aux données externes, vous ou un administrateur devez suivre les étapes suivantes :
Préparer la source de données externe Un administrateur peut avoir besoin de créer un compte et de fournir des autorisations à la source de données pour s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux données et que les données ne se retrouvent pas entre de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.
Configurer les comptes et services SharePoint Un administrateur doit activer Business Data Connectivity Services et le service Banque d’informations sécurisée. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces services, voir Configurer les solutions Business Connectivity Services pour SharePoint 2013 et Créer une liste externe à partir d’une table SQL Azure avec Business Connectivity Services et Secure Store.
Configurer les services Banque d’informations sécurisés Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le meilleur mode d’accès pour la source de données externe, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces services, voir Créer ou modifier une application cible de magasin sécurisée.
Configurer Business Data Connectivity Services Un administrateur doit s’assurer que l’utilisateur qui crée le type de contenu externe est autorisé à accéder au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe sur lequel la liste externe est basée. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces services, voir Configurer les solutions Business Connectivity Services pour SharePoint 2013.
Créer un type de contenu externe Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, l’accès, les méthodes de fonctionnement, les colonnes, les filtres et d’autres métadonnées utilisées pour récupérer les données à partir de la source de données externe.
Créer une liste externe Un utilisateur doit créer une liste externe basée sur le type de contenu externe et une ou plusieurs vues de la liste externe, le cas échéant.
Vérifier que les produits Office sont prêts à l’emploi Pour synchroniser des données externes avec des produits Office, vous devez disposer au moins de Windows 7 et des logiciels gratuits suivants sur chaque ordinateur client : SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 et WCF Data Services 5.0 pour OData V3 (si nécessaire, vous êtes automatiquement invité à télécharger le logiciel). Vérifiez également que l’option d’installation d’Office, Business Connectivity Services , est activée (il s’agit de l’option par défaut). Cette option installe Business Connectivity Services Client Runtime, qui assure les fonctions suivantes : mise en cache et synchronisation avec les données externes, mappage des données métiers aux types de contenu externe, affichage du sélecteur d’élément externe dans les produits Office et exécution des solutions personnalisées dans les produits Office.
Pour plus d’informations générales sur l’utilisation des données externes, consultez Rechercher du contenu sur les données externes.
Exporter la liste externe vers Excel
- Accédez au site SharePoint qui contient la liste.
- Dans le lancement rapide, sélectionnez le nom de la liste SharePoint ou cliquez sur le bouton Paramètres
Paramètres , sélectionnez Contenu du site ou Afficher tout le contenu du site, puis dans la section de liste appropriée, sélectionnez le nom de la liste. - Sélectionnez Liste, puis Exporter vers Excel.
Par défaut, cette fonctionnalité est activée sur les listes externes, mais elle peut être désactivée par un administrateur système. - Si vous êtes invité à confirmer l’opération, sélectionnez OK.
- Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier , sélectionnez Ouvrir.
- Si vous êtes invité à activer les connexions de données sur votre ordinateur, sélectionnez Activer si vous pensez que la connexion aux données sur le site SharePoint peut être activée en toute sécurité.
Un tableau Excel est créé avec une connexion de données basée sur un fichier de requête web. Les colonnes de la table exportée sont déterminées par l’affichage de liste externe actuel. Les données externes exportées sont déterminées par les filtres définis sur le type de contenu externe et dans l’affichage de liste externe, ainsi que par les paramètres de langue du site SharePoint. Les limites de pages sont ignorées.