Présentation des listes

Une liste est une collection de données que vous pouvez partager avec les membres de votre équipe et les personnes auxquelles vous avez donné accès. Vous trouverez un certain nombre de modèles de liste prêts à l’emploi pour fournir un bon point de départ pour organiser les éléments de liste. Pour en savoir plus, consultez Modèles de liste dans Microsoft 365.

Cet article explique les concepts qui sous-tendent la création et l’utilisation de listes. Vous pouvez créer des listes dans SharePoint, l’application Lists dans Microsoft 365 ou Microsoft Teams. Découvrez comment utiliser les listes dans Microsoft Teams.

Pour plus d’informations sur les listes, consultez les articles suivants :

• Créer une liste
• Supprimer une liste
• Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque
• Listes dans Microsoft 365
• Configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou une bibliothèque
• Gérer des listes et des bibliothèques de grande taille

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Vue d’ensemble des listes

Les organisations utilisent généralement de nombreux types de listes, notamment des liens, des annonces, des contacts, le suivi des problèmes et des enquêtes, pour n’en citer que quelques-uns.

Les listes peuvent également inclure des tâches que vous pouvez utiliser comme point focal pour la collaboration d’équipe ou dans une solution d’entreprise. Dans de nombreux cas, les listes peuvent fournir des solutions rapides et efficaces avec peu ou pas de modifications.

Par exemple, vous pouvez utiliser :

• Tâches Comprend le suivi de la propriété et de la progression, ainsi qu’une chronologie dans la page pour une présentation visuelle attrayante du contenu de la liste.
• Suivi des problèmes Inclut la gestion des versions et le stockage de l’historique des versions, pour une analyse plus approfondie des projets de groupe de travail et des tâches de travail courantes.

Les listes sont riches et flexibles et comportent de nombreuses fonctionnalités intégrées qui constituent un moyen robuste de stocker, partager et utiliser des données.

Par exemple, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Créez une liste avec une variété de colonnes, notamment Texte, Nombre, Choix, Devise, Date et heure, Recherche, Oui/Non et Calculé. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs fichiers à un élément de liste pour fournir des détails supplémentaires, tels qu’une feuille de calcul contenant des numéros de prise en charge ou un document contenant des informations contextuelles.
• Créez des vues de liste pour organiser, trier et filtrer les données de manière différente et spécifique ; modifier les métadonnées, telles que l’ajout et la suppression de colonnes, et la modification des règles de validation ; et utiliser les listes de manière cohérente sur les sites avec des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les événements en cours d’un calendrier sur une page d’accueil et créer une vue visuelle (similaire à un calendrier mural) sur une autre page.
• Créez des relations entre les listes à l’aide d’une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et de mise en œuvre de relations (suppression en cascade et de restriction), ce qui améliore votre capacité à créer des solutions métier plus sophistiquées et contribue à préserver l’intégrité de vos données.
• Créer des listes personnalisées, afficher les données dans des composants WebPart et des pages de composants WebPart, importer, exporter et établir une liaison aux données d’autres programmes comme Excel et Access.
• Effectuer le suivi des versions et de l’historique détaillé, demander l’approbation pour modifier les données, utiliser la sécurité au niveau de l’élément et du dossier, archiver et extraire, et se tenir informé automatiquement des modifications à l’aide d’alertes et de flux RSS.
• Organisez le contenu d’une seule liste dans des dossiers pour plus de commodité et de meilleures performances et améliorez les performances générales avec de grandes listes à l’aide de l’indexation.

Méthodes d’utilisation des listes

Voici quelques façons d’utiliser des listes pour vous aider à gérer les informations de votre groupe.

Suivre les versions et l’historique détailléSuivez les versions des éléments de liste afin de voir quels éléments ont changé d’une version à l’autre, ainsi que les personnes qui ont modifié les éléments de liste. Si des erreurs sont commises dans une version plus récente, vous pouvez restaurer une version antérieure d’un élément. Le suivi de l’historique d’une liste est particulièrement important si votre organisation a besoin de surveiller une liste au fur et à mesure de son évolution.

Exiger une approbationSpécifier que l’approbation d’un élément de liste est requise avant qu’il puisse être consulté par tout le monde. Les éléments conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à les approuver. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un élément de liste avant son approbation.

Personnaliser les autorisations Spécifiez si les participants de votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu’ils ont créés ou tous les éléments de la liste. People qui disposent des autorisations nécessaires pour gérer les listes peuvent lire et modifier tous les éléments de liste. Vous pouvez également appliquer des niveaux d’autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple, si l’élément contient des informations confidentielles.

Créer et gérer des affichagesCréez différents affichages d’une même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais les éléments sont organisés ou filtrés afin que les utilisateurs puissent trouver les informations les plus importantes ou les plus intéressantes, en fonction de leurs besoins.

Mettre à jour les listes Quel que soit le type de liste que vous mettez à jour, le processus est similaire pour l’ajout, la modification et la suppression d’éléments de liste.

Ajouter ou modifier des éléments de liste

Il existe deux façons d’ajouter ou de modifier des éléments de liste :

• En utilisant un formulaire, qui est la méthode par défaut.
• Inline, ce qui signifie que vous ajoutez l’élément directement à la page de liste.

Si la liste est configurée pour suivre les versions, une nouvelle version de l’élément de liste est créée chaque fois que vous modifiez un élément de liste. Vous pouvez afficher un historique des modifications de l’élément de liste et restaurer une version précédente si vous faites une erreur dans une version plus récente.

Utiliser des formules et des valeurs calculées Utilisez des formules et des valeurs calculées pour générer dynamiquement des informations dans les colonnes d’une liste. Les opérations peuvent inclure des informations provenant d’autres colonnes d’une liste, ainsi que des fonctions système telles que AUJOURDHUI pour indiquer la date actuelle. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d’échéance par défaut de sept jours à compter de la date actuelle.

Rester informé des modifications Les listes et les vues peuvent utiliser RSS, afin que les membres de votre groupe de travail puissent automatiquement recevoir des mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux utilisateurs de recevoir et d’afficher des mises à jour, ou des flux RSS, de nouvelles et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez également créer des alertes par courrier électronique pour vous avertir lorsque les listes sont modifiées ou que de nouveaux éléments sont ajoutés. Les alertes sont un moyen pratique de suivre les modifications importantes pour vous.

Créer des relations de liste Créer une relation entre deux listes. Dans la liste source, vous créez une colonne de recherche qui récupère (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs d’une liste cible si ces valeurs correspondent à la valeur de la colonne de recherche dans la liste source. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à ajouter des colonnes supplémentaires de la liste cible à la liste source. Lorsque vous créez une colonne de recherche, vous pouvez également décider d’appliquer le comportement des relations en définissant une option de suppression en cascade ou de suppression restreinte qui permet de conserver vos données valides et d’empêcher les incohérences susceptibles de causer des problèmes à l’avenir.

Partager des informations de liste avec un programme de base de données Si un programme de base de données tel qu’Access est installé, vous pouvez exporter et importer des données vers et à partir de votre site, ainsi qu’associer une table de la base de données à une liste. Lorsque vous utilisez vos données de liste dans une base de données Access, vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires et des états. Pour plus d’informations, voir Importer des données à partir d’une base de données Access dans une application web.

Utiliser les listes de manière cohérente sur tous les sites Si votre groupe travaille avec plusieurs types de listes, vous pouvez ajouter de la cohérence entre plusieurs listes avec des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités vous permettent de réutiliser les paramètres et la structure de liste de manière efficace. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service clientèle qui spécifie certaines colonnes (telles que le contact client) et certains processus d’entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple est la création d’une colonne de site pour les noms de services avec une liste déroulante de départements. Vous pouvez réutiliser les colonnes dans plusieurs listes pour vous assurer que les noms apparaissent toujours de la même façon dans chaque liste.

Travailler sur des éléments de liste à partir d’un programme de messagerie Utilisez un programme de messagerie compatible avec les technologies Microsoft pour emporter des informations importantes sur la liste. Par exemple, Outlook vous permet d’afficher et de mettre à jour les tâches, les contacts et les forums de discussion sur votre site à partir d’Outlook. Pour plus d’informations, voir Connecter une liste externe à Outlook.

Définir le ciblage de contenu: activez le ciblage d’audience pour filtrer les éléments par groupes.

Types de listes

Le type de liste que vous utilisez dépend du type d’informations que vous partagez.

Annonces Partager des actualités et des status et fournir des rappels. Les annonces prennent en charge une mise en forme améliorée avec des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

Personnes-ressources Stockez des informations sur les personnes ou les groupes avec lesquels vous travaillez. Si vous utilisez un programme de gestion des e-mails ou des contacts compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de tous les fournisseurs de votre organization à partir d’un programme de messagerie compatible avec les technologies Microsoft, telles qu’Outlook. Une liste de contacts ne gère pas réellement les membres de votre site, mais elle peut être utilisée pour stocker et partager des contacts pour votre organisation, tels qu’une liste de fournisseurs externes.

Forums de discussion Fournissez un emplacement central pour enregistrer et stocker les discussions d’équipe similaires au format des groupes de discussion. Si votre administrateur a activé les listes de votre site pour recevoir des messages électroniques, les forums de discussion peuvent stocker les discussions par courrier électronique des programmes de messagerie les plus courants. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la nouvelle version d’un produit de votre organisation.

Liens Centralisez les liens vers Internet, l’intranet de votre entreprise et d’autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites web de vos clients.

Liens promus Afficher un ensemble d’actions de lien dans une disposition visuelle.

Magasin de Calendar pour les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les congés d’entreprise. Un calendrier fournit des vues visuelles, similaires à un calendrier de bureau ou mural, des événements de votre équipe, notamment des réunions, des événements sociaux et des événements toute la journée. Vous pouvez également suivre les jalons de l’équipe, tels que les échéances ou les dates de sortie de produit qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Pour plus d’informations, voir Créer un affichage Calendrier à partir d’une liste.

Tâches Suivre les informations sur les projets et d’autres événements à faire pour votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes, mais aussi suivre le status et le pourcentage d’achèvement à mesure que la tâche progresse. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour le processus budgétaire de votre organisation, puis l’afficher et la mettre à jour dans Outlook avec vos autres tâches. Pour plus d’informations, voir Créer une liste.

Tâches de projet Stockez les informations des tâches à l’aide d’une vue de Gantt et de barres de progression. Vous pouvez suivre le status et le pourcentage d’achèvement de la tâche à mesure que la tâche progresse vers l’achèvement. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches de projet à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches de projet sur votre site pour identifier et affecter le travail afin de créer un manuel de formation. Vous pouvez ensuite suivre la progression de votre organisation à partir de Project. Pour plus d’informations, voir Créer une liste.

Suivi des problèmes Stockez des informations sur des problèmes spécifiques, tels que les problèmes de support, et suivez leur progression. Vous pouvez attribuer des problèmes, les catégoriser et les relier les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes et les solutions du service clientèle. Vous pouvez également commenter les problèmes chaque fois que vous les modifiez, créant ainsi un historique des commentaires sans modifier la description d’origine du problème. Par exemple, un représentant du service à la clientèle peut enregistrer chaque mesure prise pour résoudre un problème et les résultats. Vous pouvez également utiliser une liste de suivi des problèmes avec un flux de travail à trois états pour aider votre organisation à gérer le suivi des problèmes ou des projets. Pour plus d’informations, voir Créer une liste.

Sondage Recueillir et compiler des commentaires, tels qu’une enquête de satisfaction des employés ou un questionnaire. Vous pouvez concevoir vos questions et réponses de plusieurs manières différentes et afficher une vue d’ensemble de vos commentaires. Si vous disposez d’une feuille de calcul ou d’un programme de base de données compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez exporter vos résultats pour les analyser plus précisément. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Créer une enquête.

Personnalisé Commencez une liste à partir de zéro. Vous pouvez également créer une liste personnalisée basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d’un tableur compatible avec les technologies Microsoft. Par exemple, vous pouvez importer une liste que vous avez créée pour stocker et gérer des contrats avec des fournisseurs à partir d’Excel. Pour plus d’informations, voir Créer une liste basée sur une feuille de calcul.

Listes externes Utilisez des données stockées en dehors d’une liste, mais que vous pouvez lire et écrire dans Microsoft 365. La source de données d’une liste externe est appelée type de contenu externe. Contrairement à une liste Microsoft 365 native, une liste externe utilise Business Connectivity Services pour accéder aux données directement à partir d’un système externe (tel que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server), qu’il s’agisse d’une base de données, d’un service web ou d’un système cœur de métier.

Liste personnalisée en mode Feuille de données Créez une liste vide semblable à une liste personnalisée, mais affichez la liste par défaut en mode Feuille de données. Le mode Feuille de données fournit une grille de données permettant d’afficher et de modifier les données sous forme de lignes et de colonnes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes et des colonnes, appliquer des filtres et des ordres de tri, afficher des valeurs calculées et des totaux, et modifier facilement les données dans les cellules de la grille. L’affichage Feuille de données nécessite l’installation d’Office sur un ordinateur client 32 bits et un navigateur prenant en charge les contrôles ActiveX.

Liste d’état Affichez et suivez les objectifs de votre projet. La liste comprend un ensemble d’icônes colorées pour communiquer le degré auquel les objectifs sont atteints.

Tirages Envoyez des informations, y compris des tampons de confirmation, aux membres de votre équipe.

Liste des dictionnaires Microsoft IME Utilisez les données de la liste comme dictionnaire Microsoft IME. Vous pouvez convertir les éléments de colonne de lecture en affichage à l’aide de Microsoft IME et afficher le contenu dans Commentaire dans la fenêtre Commentaire IME. Les données peuvent être liées à une URL spécifique.

Liste de contenu PerformancePoint Stockez les éléments de tableau de bord, tels que les cartes de performance, les rapports, les filtres, les pages de tableau de bord et d’autres éléments de tableau de bord, que vous créez à l’aide de PerformancePoint Dashboard Designer.

Langues et traducteurs Utilisez-le avec un workflow de gestion de la traduction dans une bibliothèque de gestion de traduction. Le workflow utilise la liste pour affecter les tâches de traduction au traducteur spécifié dans la liste pour chaque langue. Vous pouvez créer cette liste manuellement ou choisir de la créer automatiquement lorsque vous ajoutez un workflow de gestion de la traduction à une bibliothèque de gestion de la traduction.

Liste d’indicateurs de performance clés Suivez les indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer rapidement les progrès réalisés par rapport aux objectifs mesurables. Vous pouvez configurer des listes d’indicateurs de performance clés pour suivre les performances à l’aide de l’une des quatre sources de données suivantes : données saisies manuellement, données d’une liste Microsoft 365, données de classeurs Excel ou données d’Analysis Services, un composant de Microsoft SQL Server. Une fois la liste d’indicateurs clés de performance créée, vous pouvez l’utiliser pour afficher le status de l’indicateur sur une page de tableau de bord.

Importer une feuille de calcul Utilisez des colonnes et des données à partir d’une feuille de calcul existante. L’importation d’une feuille de calcul nécessite Microsoft Excel ou un autre programme compatible.

Ajouter une liste à votre page

Pour ajouter une liste à une page d’expérience moderne SharePoint :

1. Si la page n’est pas déjà en mode édition, cliquez sur Modifier en haut à droite de la page.

2. Positionnez le pointeur de la souris au-dessus ou en dessous d’un composant WebPart existant et vous verrez apparaître une ligne accompagnée d’un signe +, comme ceci :

   

3. Cliquez sur + pour afficher la liste des composants WebPart parmi lesquels choisir. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Documents, Listes et Bibliothèques .

4. Sélectionnez une liste.
   Les noms de toutes les listes disponibles sont affichés.

5. Sélectionnez la liste que vous souhaitez insérer dans votre page.

6. Si vous êtes satisfait de votre sélection, sélectionnez Enregistrer comme brouillon en haut à gauche. Ensuite, pour rendre la page mise à jour accessible à d’autres personnes, sélectionnez Publier en haut à droite.

Pour ajouter une liste à une page d’expérience classique SharePoint :

1. Dans Sites , cliquez sur puis cliquez sur Contenu du site.

2. Cliquez sur l’icône Ajouter une application .

   

3. Faites défiler et cliquez sur l’application que vous souhaitez utiliser. Il peut y avoir plusieurs pages.

4. Donnez un nom unique à l’application afin de pouvoir la rappeler plus tard pour une page et cliquez sur Créer.

5. Lorsque vous revenez à l’écran Contenu du site, vous pouvez effectuer trois opérations :

   • Fermez la fenêtre et retournez à la page. Ajoutez la nouvelle application sur votre page à l’aide d’Insérer des composants WebPart.
   • Cliquez sur l’application et commencez à entrer des données.
   • Cliquez sur les points de suspension (...), puis sur Paramètres. Vous pouvez ajouter des colonnes, modifier des noms et effectuer d’autres tâches ici.

Organiser des listes sur un site

Bien que vous puissiez utiliser les fonctionnalités des listes de différentes manières, la façon dont vous les utilisez dépend de la taille et du nombre de listes dont vous disposez et des besoins de votre organisation.

Stockage d’un grand nombre d’éléments dans une liste

Vous souhaiterez peut-être qu’une grande liste réponde à divers besoins. Par exemple, vous pouvez avoir un grand nombre de problèmes techniques à suivre au sein de votre organisation, avec des problèmes s’appliquant à plusieurs projets et groupes.

Utilisez une liste unique lorsque :

• Votre groupe a besoin de voir des informations récapitulatives sur les éléments de liste ou les différents affichages d’un même ensemble d’éléments. Par exemple, un responsable peut souhaiter voir l’avancement de tous les problèmes techniques d’une organisation ou voir tous les problèmes qui ont été soulevés au cours de la même période.
• People souhaite parcourir ou rechercher les problèmes au même emplacement sur un site.
• Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux éléments de liste, tels que le suivi des versions ou nécessitant une approbation.
• Les groupes travaillant sur la liste partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d’autorisation. Une autorisation unique peut être appliquée à des éléments de liste spécifiques, mais si les niveaux d’autorisation varient considérablement, envisagez plusieurs listes.
• Vous souhaitez analyser les informations relatives à la liste ou recevoir des mises à jour consolidées pour la liste. Vous pouvez recevoir des alertes lorsque les éléments d’une liste sont modifiés ou voir les modifications apportées à une liste à l’aide de la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des informations qui ont été modifiées.

Créer plusieurs listes

Vous souhaiterez peut-être plusieurs listes lorsqu’il existe des différences nettes entre les éléments que vous souhaitez gérer ou entre les groupes de personnes qui les utilisent.

Utiliser plusieurs listes dans les cas suivants :

• Vous ne vous attendez pas à ce que les gens aient besoin de résumés des éléments ensemble.
• Les groupes de personnes qui travaillent avec les informations sont distincts et ont des niveaux d’autorisation différents.
• Vous devez appliquer différents paramètres, tels que le contrôle de version ou l’approbation, à plusieurs ensembles d’éléments.
• Vous n’avez pas besoin d’analyser les éléments ensemble ou de recevoir des mises à jour consolidées sur la liste.

Organiser les éléments d'une liste

Voici quelques-unes des manières dont vous pouvez organiser les listes et les éléments de liste :

Ajouter des colonnes Aidez votre groupe à identifier les éléments les plus importants, vous pouvez ajouter des colonnes à votre liste. Par exemple, vous pouvez ajouter la colonne Projet à une liste pour aider les personnes travaillant sur des projets spécifiques à afficher et à utiliser plus facilement leurs éléments. Vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires si vous souhaitez collecter des informations supplémentaires pour chaque élément de liste, telles que le nom du service ou le nom d’un employé.

Si vous avez plusieurs éléments dans une liste, vous pouvez envisager d’indexer certaines colonnes pour améliorer les performances lors de l’affichage de plusieurs éléments ou du changement de vue. Cette fonctionnalité ne change pas la façon dont les éléments sont organisés, mais elle peut permettre aux organisations de stocker plus facilement un grand nombre d’éléments dans une liste. Toutefois, l’indexation peut occuper davantage d’espace dans la base de données. Pour plus d’informations, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Créer des vues Utilisez les vues si les membres de votre groupe ont fréquemment besoin de voir les données d’une certaine façon. Les vues utilisent des colonnes pour trier, regrouper, filtrer et afficher les données. Vous pouvez également sélectionner le nombre d’éléments affichés en même temps dans chaque affichage. Par exemple, les personnes peuvent parcourir une liste par ensembles de 25 ou 100 éléments par page, selon leurs préférences et la vitesse de leur connexion.

Les vues vous permettent de stocker un grand nombre d’éléments dans une liste, mais vous pouvez néanmoins ne voir que les sous-ensembles dont vous avez besoin à un moment donné, tels que les problèmes publiés cette année ou les événements en cours dans un calendrier. Vous pouvez créer des affichages personnels qui ne sont accessibles qu’à vous et, si vous êtes autorisé à modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics accessibles à tous. Pour plus d’informations, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Créer des dossiers Ajoutez des dossiers à la plupart des types de listes si le propriétaire de la liste a autorisé la création de dossiers. Cela est particulièrement utile si les éléments de votre liste peuvent être divisés d’une manière particulière, par exemple par projet ou par groupe. Les dossiers aident les utilisateurs à parcourir et à gérer plus facilement les éléments de liste. Les technologies Microsoft fournissent une arborescence qui permet aux utilisateurs de naviguer dans leurs sites et dossiers de la même façon qu’ils travaillent avec les dossiers de leur disque dur. Par exemple, chaque service peut avoir son propre dossier. Pour plus d’informations, voir Créer un dossier dans une liste.