Utilisation des vues filtrées

Les filtres réduisent le nombre de données renvoyées en sélectionnant les éléments en fonction d’opérations (telles que supérieur ou inférieur à) et en mettant en correspondance les données. Lorsque vous créez une vue filtrée, votre première colonne indexée dans l’expression de filtre doit réduire au maximum le jeu de données. Par exemple, le filtrage d’un champ d’état ou de date peut souvent réduire considérablement un jeu de données. Si vous avez 15 000 éléments, vous devrez faire en sorte que le premier index renvoie moins de 5 000 éléments. Même si votre jeu de données ne comporte pas plus de 5 000 éléments, il s’agit toujours d’une bonne pratique.

SharePoint sélectionne la première colonne indexée d’une requête et utilise les colonnes restantes pour sélectionner vos données. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non. L’affichage n’utilise pas ces index, même si le résultat de l’affichage filtré renvoie moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Prenons, par exemple, la requête suivante : taille = grande ET couleur = rouge. Dans la liste, la valeur « taille » n’est pas indexée, mais la valeur « couleur » l’est. Pour autant que la liste compte moins de 5 000 éléments « rouge », la requête opère correctement sur une liste de grande taille. Toutefois, si vous avez une taille de requête = grande OU couleur = rouge, bien que la base de données puisse trouver tous les éléments rouges, elle doit analyser la liste complète pour trouver tous les éléments volumineux. Si plus de 5 000 éléments sont renvoyés, la requête est limitée.

Si vous utilisez deux colonnes ou plus dans l’expression de filtre, le ou les index déterminants doivent utiliser l’opérateur ET. Imaginons que vous vouliez extraire les chiens d’une longue liste d’animaux. Vous avez une colonne non indexée nommée « Espèce » contenant des valeurs « Chien ». Si vous interrogez simplement « Espèce = Chien », votre requête sera limitée. En revanche, si vous avez une colonne indexée nommée classe, votre requête devient « Classe = Mammifère ET Espèce = chien ». Vous pouvez également rechercher les chats et les chiens avec la requête « Classe = Mammifère ET (Espèce = Chien OU Espèce = Chats) ». La deuxième requête sélectionne tous les mammifères, puis filtre les chiens et les chats.

Créer, modifier ou supprimer des filtres et des affichages

Si les colonnes que vous allez utiliser pour filtrer n’ont pas d’index, vous pouvez commencer par créer des index. Pour plus d’informations, consultez la case activée Ajouter un index à une colonne SharePoint.

Vous pouvez utiliser des colonnes pour filtrer les données de la liste, ce qui crée une vue. Vous pouvez ensuite modifier l’affichage et supprimer des filtres. Les colonnes masquées peuvent également être utilisées pour trier la liste, même si elles ne sont pas affichées.

Créer un affichage

Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

1. Cliquez sur l’en-tête de la colonne que vous souhaitez filtrer et choisissez Filtrer par dans les options du menu.
   

2. Dans le volet de filtrage qui s’ouvre sur le côté droit de la page, choisissez la ou les valeurs de colonne selon lesquelles vous souhaitez filtrer la liste. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez le bouton Appliquer .

   

   Vous devriez maintenant remarquer que l’en-tête de votre colonne comporte une icône de filtre à côté pour indiquer que votre liste est filtrée par les valeurs de cette colonne.

   

   Si vous souhaitez en savoir plus sur le volet Filtres et sur la façon de filtrer par valeurs stockées dans plusieurs colonnes différentes, lisez Qu’est-ce que le volet filtres de liste et de bibliothèque ?

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour toutes les autres colonnes sur lesquelles vous souhaitez filtrer.

4. Consultez le menu Vues en haut à droite de votre liste ou bibliothèque. Vous remarquerez le nom de la vue actuelle, avec un astérisque (*) en regard de celle-ci, indiquant que la vue n’est pas enregistrée. Pour créer une vue, sélectionnez le nom de la vue active, puis choisissez Enregistrer la vue sous dans les options du menu.

   

5. Dans la zone « Enregistrer sous » qui s’affiche, donnez un nouveau nom à votre vue. (Si vous souhaitez que tout le monde puisse voir la vue, laissez l’option Rendre cette vue publique sélectionnée. Dans le cas contraire, désactivez cette sélection pour rendre l’affichage visible uniquement pour vous.) Cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer votre nouvel affichage.

   

   Vous devriez maintenant voir une vue filtrée de votre liste ou bibliothèque avec le nom attribué.

   Remarque

   Il est possible de filtrer votre liste ou bibliothèque sans l’enregistrer en tant qu’affichage. 

Supprimer un filtre

Les filtres actuels apparaissent sous le titre de la liste. Pour supprimer un filtre, sélectionnez simplement le filtre sous le titre de la liste. Pour supprimer tous les filtres à la fois, sélectionnez Effacer les filtres à droite.  

Modifier un affichage

Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

1. Apportez des modifications supplémentaires à votre affichage, telles que le tri, le regroupement ou l’ajout de filtres supplémentaires.
2. Suivez les instructions des étapes 3 et 4 de la section Créer une vue, mais cette fois, ne modifiez pas le nom de la vue. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Cette opération met à jour la vue existante.

Modifier un affichage dans l’éditeur d’affichage classique

1. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Filtres , puis sélectionnez Afficher les éléments uniquement lorsque les conditions suivantes sont remplies.
2. Ajoutez des instructions pour définir la ou les colonnes sur lesquelles vous souhaitez filtrer.
   
   Si vous avez des instructions Ou , spécifiez-les d’abord. Ajoutez ensuite les instructions And nécessaires.
3. Si vous devez ajouter une autre entrée à votre définition de filtre, sélectionnez Afficher plus de colonnes en bas à droite. Vous pouvez avoir jusqu’à 10 instructions dans une définition de filtre.
   
4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK en haut ou en bas de la page pour enregistrer la vue.
   La page Modifier l’affichage se ferme et est remplacée par l’affichage que vous avez défini.

Configuration des filtres

Pour qu’un affichage filtre rapidement un grand nombre d’éléments, la première colonne du filtre doit être indexée. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non, mais l’affichage n’utilise pas ces index. La première colonne du filtre doit renvoyer moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Si la première colonne du filtre retourne plus d’éléments que le filtre d’affichage de liste, vous pouvez utiliser un filtre avec deux colonnes ou plus. Lorsque vous définissez un affichage filtré basé sur deux colonnes ou davantage, utilisez un opérateur ET pour limiter le nombre total d’éléments retournés. Toutefois, même dans ce cas, vous devez toujours spécifier la première colonne du filtre en fonction de la colonne qui retourne le moins de données. L’utilisation d’un filtre OU augmente presque toujours le nombre d’éléments retournés et s’avère inefficace dans de telles circonstances.

Pour plus d’informations sur les affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Filtrer sur des dates dynamiques ou l’utilisateur actuel

Il existe deux mots clés que vous pouvez utiliser pour filtrer en fonction du jour actuel [Aujourd’hui] ou de l’utilisateur actuel [Moi]. Ces mots clés sont dynamiques et changent selon la date ou l’utilisateur.

L’utilisation de [Moi] peut être utile si vous souhaitez simplement voir vos documents dans une bibliothèque volumineuse. [Me] fonctionne sur des colonnes basées sur des personnes telles que Créé par ou Modifié par. Par exemple, pour afficher tous les documents que vous avez créés, définissez un filtre avec la colonne Créé par correspondant à [Moi]. Si vous êtes un éditeur et que vous souhaitez afficher les derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé, définissez un filtre sur la colonne Modifié par pour qu’il soit égal à [Moi]. Pour afficher les deux, créez deux filtres connectés par Ou.

Le mot clé [Aujourd’hui] fonctionne sur des colonnes basées sur des dates. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Maths pour obtenir des plages évoluant avec la date du jour. Par exemple, pour afficher tous les documents modifiés au cours des 30 derniers jours, vous pouvez créer un filtre sur la colonne Date supérieur ou égal à [Aujourd'hui] - 30. Pour exclure la journée en cours, définissez un deuxième filtre sur la colonne Date sur [Aujourd’hui] et connectez-les avec ET.

Filtrer sur les métadonnées gérées

Vous pouvez filtrer une liste SharePoint contenant une colonne de métadonnées. 

Ajouter une colonne de métadonnées à votre liste

Accédez à votre liste et sélectionnez +Ajouter une colonne.

Sélectionnez Plus... , choisissez la case d’option Métadonnées gérées , puis sélectionnez OK.

Une fois que vous avez créé une colonne de métadonnées gérées et ajouté des éléments à votre liste, vous pouvez également appliquer des balises de métadonnées en cliquant sur le volet modifier l’élément de liste.

Appliquez des balises de métadonnées dans le volet de l’arborescence .

Filtrer sur les balises de métadonnées gérées

1. Sélectionnez l’icône de filtre pour accéder au volet de filtre.
   

   Remarque

   Vous pouvez sélectionner l’option Arborescence dans la liste déroulante située en haut du volet, qui offre une vue hiérarchique des termes associés à la colonne sélectionnée.

2. Sélectionnez la ou les balises de métadonnées sur lesquelles vous souhaitez filtrer.

   

3. Si vous avez au moins 5 valeurs définies dans la colonne Métadonnées gérées , sélectionnez le lien Afficher tout pour afficher le volet de filtre.
   

4. Cochez la ou les balises de métadonnées sur lesquelles vous souhaitez filtrer, puis sélectionnez Appliquer.

Vues filtrées types

Voici quelques suggestions relatives aux affichages classiques qui fonctionnent correctement avec des colonnes indexées :

Colonnes prises en charge et non prises en charge pour l’indexation et le filtrage

Nous sommes à votre écoute

Cet article vous a-t-il été utile ? Si c’est le cas, faites-le nous savoir en bas de cette page. Dans le cas contraire, indiquez-nous quels éléments étaient imprécis ou absents. Pensez à indiquer les versions de SharePoint, du système d’exploitation et du navigateur utilisés. Nous utiliserons vos commentaires pour vérifier les étapes, corriger les erreurs et mettre à jour cet article.

Voir aussi

Créer, modifier ou supprimer une vue

Utiliser le tri pour modifier un affichage SharePoint

Utiliser le regroupement pour modifier un affichage SharePoint

Supprimer un affichage de liste

2010 – 2019

Utilisation des vues filtrées

Les filtres réduisent le nombre de données renvoyées en sélectionnant les éléments en fonction d’opérations (telles que supérieur ou inférieur à) et en mettant en correspondance les données. Lorsque vous créez une vue filtrée, votre première colonne indexée dans l’expression de filtre doit réduire au maximum le jeu de données. Par exemple, le filtrage d’un champ d’état ou de date peut souvent réduire considérablement un jeu de données. Si vous avez 15 000 éléments, vous devrez faire en sorte que le premier index renvoie moins de 5 000 éléments. Si votre jeu de données ne comporte pas plus de 5 000 éléments, c’est toujours une bonne pratique.

SharePoint sélectionne la première colonne indexée d’une requête, puis utilise les autres colonnes pour sélectionner vos données. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non. La vue n’utilise pas ces index même si le résultat de la vue filtrée retourne une valeur inférieure au seuil d’affichage de liste.

Prenons, par exemple, la requête suivante : taille = grande ET couleur = rouge. Dans la liste, la valeur « taille » n’est pas indexée, mais la valeur « couleur » l’est. Tant qu’il y a moins de 5 000 éléments « rouges » dans la liste, la requête réussit dans une liste volumineuse. Toutefois, si vous avez une taille de requête = grande OU couleur = rouge, bien que la base de données puisse trouver tous les éléments rouges, elle doit analyser la liste complète pour trouver tous les éléments volumineux. Si plus de 5 000 éléments sont renvoyés, la requête est limitée.

Si vous utilisez deux colonnes ou plus dans l’expression de filtre, le ou les index déterminants doivent utiliser l’opérateur ET. Imaginons que vous vouliez extraire les chiens d’une longue liste d’animaux. Vous avez une colonne non indexée nommée « Espèce » contenant des valeurs « Chien ». Si vous interrogez simplement « Espèce = Chien », votre requête sera limitée. En revanche, si vous avez une colonne indexée nommée classe, votre requête devient « Classe = Mammifère ET Espèce = chien ». Vous pouvez également rechercher les chats et les chiens avec la requête « Classe = Mammifère ET (Espèce = Chien OU Espèce = Chats) ». La deuxième requête sélectionne tous les mammifères, puis filtre sur chiens et chats.

Créer ou modifier un affichage filtré à partir d’index de colonnes

Si les colonnes que vous allez utiliser pour filtrer n’ont pas d’index, vous pouvez commencer par créer des index. Pour plus d’informations, voir Ajouter un index à une colonne SharePoint.

Après avoir indexé une colonne, vous pouvez l’ajouter lorsque vous créez ou modifiez un affichage, puis l’utiliser pour filtrer l’affichage. Avant de créer un affichage, vous pouvez éventuellement ajouter des colonnes supplémentaires à la liste pour plus de souplesse lors des opérations de tri, de regroupement et de filtrage. Pour le tri et le filtrage, vous pouvez choisir des colonnes qui se trouvent dans le jeu de données, mais qui ne sont pas affichées.

Créer un affichage

Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

1. Cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque , puis sur Créer un affichage.

   

2. Dans la page Type d’affichage, cliquez sur l’affichage que vous voulez utiliser. En cas de doute, choisissez Affichage Standard.

   

3. Entrez un Nom d’affichage.

   

4. Modifiez l’adresse web de la vue ou acceptez la valeur par défaut. Vous pouvez y revenir plus tard à des fins de modification.

5. Dans la section Filtrer, cliquez sur Afficher les éléments uniquement lorsque la condition suivante est vraie et choisissez ensuite la façon dont vous souhaitez filtrer les éléments sur la base de l’une des colonnes indexées.
   Par exemple, pour créer un affichage répertoriant uniquement les éléments modifiés le jour même, sélectionnez la colonne Modifié (indexé) et la condition est égale à, puis tapez [Aujourd’hui].

   

   Remarque

   Si vous ne voyez aucune colonne dont le nom est suivi de la mention (indexé), cela signifie qu’il n’existe pas de colonne indexée disponible pour la liste ou la bibliothèque. Vous devez donc tout d’abord créer un index simple ou composé.

6. Pour limiter le nombre d’éléments affichés sur chaque page, faites défiler vers le bas jusqu’à Limitation des éléments, puis définissez la valeur ombre d’éléments à afficher. Lorsque vous créez un affichage, le nombre par défaut d’éléments à afficher est égal à 30.

   

7. Vous avez le choix entre deux options lorsque vous définissez la limitation des éléments affichés sur une page :

   • L’option Afficher les éléments par groupes de la taille spécifiée crée un affichage page par page des données, qui est utile lorsque vous parcourez des éléments de manière non interactive.
     Si les éléments sont en nombre supérieur au paramètre de limite, l’affichage est paginé.
     
   • Limiter le nombre total d’éléments renvoyés à la quantité spécifiée crée une limite stricte qui peut ou non renvoyer l’intégralité des résultats de votre opération de filtrage. Cela peut être utile lorsque vous testez votre vue, créez un prototype ou lorsque vous souhaitez uniquement récupérer les valeurs principales d’une vue.

8. Sous Style, vous pouvez sélectionner Volet de visualisation pour afficher toutes les informations correspondant aux éléments de votre liste dans un format de volet vertical. Le volet de visualisation est l’un des Styles d’affichages que vous pouvez choisir sous Style lors de la modification ou de la création d’un affichage.

   

   Vous pouvez naviguer plus rapidement parmi les données en pointant sur le titre d’un élément dans une zone de défilement du côté gauche de la page, afin de voir toutes les valeurs de colonne de l’élément actif listées verticalement du côté droit de la page. Moins de données initiales sont affichées, ce qui contribue à accélérer l’affichage. Ce style est également très utile lorsque votre liste est de grande taille ou qu’elle comporte de nombreuses colonnes nécessitant un défilement horizontal pour voir les données.
   

9. Cliquez sur OK.

Un affichage vous permet d’en faire davantage, mais cela suffit pour afficher les données dépassant le seuil d’affichage de liste si vous êtes bloqué. Vous pouvez également trier, regrouper, définir des totaux, développer des dossiers et optimiser l’affichage sur un appareil mobile.

Modifier un affichage

Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer un affichage.

1. Cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque , sélectionnez l’affichage sous Affichage actuel, puis cliquez sur Modifier l’affichage.

   

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Affichages, puis cliquez sur un affichage.

3. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres comme indiqué aux étapes 5 à 9 dans Créer un affichage.

4. Cliquez sur OK.

Configuration des filtres

Pour qu’un affichage filtre rapidement un grand nombre d’éléments, la première colonne du filtre doit être indexée. Les autres colonnes spécifiées dans le filtre d’affichage peuvent être indexées ou non, mais l’affichage n’utilise pas ces index. La première colonne du filtre doit renvoyer moins d’éléments que le seuil d’affichage de liste.

Si la première colonne du filtre retourne plus d’éléments que le filtre d’affichage de liste, vous pouvez utiliser un filtre avec deux colonnes ou plus. Lorsque vous définissez un affichage filtré basé sur deux colonnes ou davantage, utilisez un opérateur ET pour limiter le nombre total d’éléments retournés. Toutefois, même dans ce cas, vous devez toujours spécifier la première colonne du filtre en fonction de la colonne qui retourne le moins de données. L’utilisation d’un filtre OU augmente presque toujours le nombre d’éléments retournés et s’avère inefficace dans de telles circonstances.

Pour plus d’informations sur les affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Filtrer sur des dates dynamiques ou l’utilisateur actuel

Il existe deux mots clés que vous pouvez utiliser pour filtrer en fonction du jour actuel [Aujourd’hui] ou de l’utilisateur actuel [Moi]. Ces mots clés sont dynamiques et changent selon la date ou l’utilisateur.

L’utilisation de [Moi] peut être utile si vous souhaitez simplement voir vos documents dans une bibliothèque volumineuse. [Me] fonctionne sur des colonnes basées sur des personnes telles que Créé par ou Modifié par. Par exemple, pour afficher tous les documents que vous avez créés, définissez un filtre avec la colonne Créé par correspondant à [Moi]. Si vous êtes un éditeur et que vous souhaitez voir les derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé, définissez un filtre sur la colonne Modifié par égal à [Me]. Pour afficher les deux, créez deux filtres connectés par Ou.

Le mot clé [Aujourd’hui] fonctionne sur des colonnes basées sur des dates. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Maths pour obtenir des plages évoluant avec la date du jour. Par exemple, pour afficher tous les documents modifiés au cours des 30 derniers jours, vous pouvez créer un filtre sur la colonne Date supérieur ou égal à [Aujourd'hui] - 30. Pour exclure la journée en cours, définissez un deuxième filtre sur la colonne Date sur [Aujourd’hui] et connectez-les avec ET.

Filtrer sur les métadonnées gérées

Vous pouvez filtrer une liste SharePoint contenant une colonne de métadonnées. 

Ajouter une colonne de métadonnées à votre liste

Accédez à votre liste et sélectionnez +Ajouter une colonne.

Sélectionnez Plus... , choisissez la case d’option Métadonnées gérées , puis sélectionnez OK.

Une fois que vous avez créé une colonne de métadonnées gérées et ajouté des éléments à votre liste, vous pouvez également appliquer des balises de métadonnées en cliquant sur le volet modifier l’élément de liste.

Appliquez des balises de métadonnées dans le volet de l’arborescence .

Filtrer sur les balises de métadonnées gérées

1. Sélectionnez l’icône de filtre pour accéder au volet de filtre.
   

   Remarque

   Vous pouvez sélectionner l’option Arborescence dans la liste déroulante située en haut du volet, qui offre une vue hiérarchique des termes associés à la colonne sélectionnée.

2. Sélectionnez la ou les balises de métadonnées sur lesquelles vous souhaitez filtrer.

   

3. Si vous avez au moins 5 valeurs définies dans la colonne Métadonnées gérées , sélectionnez le lien Afficher tout pour afficher le volet de filtre.
   

4. Cochez la ou les balises de métadonnées sur lesquelles vous souhaitez filtrer, puis sélectionnez Appliquer.

Vues filtrées types

Voici quelques suggestions relatives aux affichages classiques qui fonctionnent correctement avec des colonnes indexées :

Colonnes prises en charge et non prises en charge pour l’indexation et le filtrage

Nous sommes à votre écoute

Cet article vous a-t-il été utile ? Si c’est le cas, faites-le nous savoir en bas de cette page. Dans le cas contraire, indiquez-nous quels éléments étaient imprécis ou absents. Pensez à indiquer les versions de SharePoint, du système d’exploitation et du navigateur utilisés. Nous utiliserons vos commentaires pour vérifier les étapes, corriger les erreurs et mettre à jour cet article.

Voir aussi

Créer, modifier ou supprimer une vue

Utiliser le tri pour modifier un affichage SharePoint

Utiliser le regroupement pour modifier un affichage SharePoint

Supprimer un affichage de liste