עצות להפקת פגישות ואירועים גדולים ב- Microsoft Teams

פגישות ואירועים וירטואליים נהדרים לא מתרחשים רק – הם דורשים תכנון והכנה מראש כדי לספק את החוויה הטובה ביותר האפשרית. החל מבדיקת ציוד וכלה במעברים לתרגול, מעט הכנה יכולה למנוע בעיות טכניות ולשמור שהאירוע שלך יפעל בצורה חלקה.

הנה כמה מהטיפים הטובים ביותר שלנו לתכנון והפקת פגישות באיכות גבוהה, העירייה וסמינרים מקוונים ב- Microsoft Teams.

התחל בעבודה

הורד את Microsoft Teams לשולחן העבודה כדי לקבל את חוויות הפגישה והאירועים המהימנה ביותר. תוכל ליהנות מגישה מלאה לתכונות ומביצועים מעולים. עדכן את Teams עבור תכונות האבטחה תיקוני הבאג האחרונים.

תכנון הפקת אירועים

לפני שהאירוע מתחיל, צור תפקידים תחומי אחריות, תרגל מצגות והגדר את התקשורת הדרושה לשימוש במהלך האירוע. להגדרה חלקה, פעל בהתאם לשיטות הבאות.

יש תמיד יותר מאדם אחד בקבוצת האירוע. הקצה תפקידים ותפקידים – שוחח עם מי אחראי לכל שלב בפעולה, ממפיקים ומציגים למנכ"לית Q&A
תכנן את התקשורת של קבוצת האירועים שלך. תקשורת בזמן אמת היא קריטית עבור פגישות ואירועים גדולים. הצ'אט של קבוצת האירועים (זמין עבור המארגן, המפיקים והמציגים) הוא דרך נהדרת לשמור על קשר.
תרגל את זה. הפעל את האירוע כדי לבדוק מצגות, לתרגל מעברים ולבדוק הגדרות שמע ווידאו. צפה בחוויה של המשתתף כדי להבטיח חוויה נהדרת עבור הקהל שלך.

עצות: עבור אירועים היברידיים:

ביצוע סקר באתר מראש. אמת את תשתית האנטי-וירוס, השילוב של Teams והפריסה הפיזית של החדר.
בדוק וודא שכל הציוד בחדר פועל (קונסולת MTR, מיקרופונים, מצלמות, רמקולים, צגים, לוחות בקרה).
תמסמך זרימת האות של החדר (שמע, וידאו, רשת) וזהה מגבלות או מוזרות כלשהן.
עדכן קושחה ותוכנה בכל החומרה המאושרת על-ידי Teams והבטח תאימות לגירסה העדכנית ביותר של Teams.
ודא שקיים חיבור Ethernet קווי זמין עבור כל המכשירים המשמשים בייצור (מחשב Teams, מחשב vMix וכולי).

הגדרת שמע, וידאו ותוכן משותף

השימוש בציוד שמע ווידאו באיכות גבוהה הוא חיוני במהלך פגישות ואירועים גדולים. הגדר מצלמות אינטרנט ומיקרו-אינטרנט באיכות גבוהה או היפגש בחדר Teams לקבלת חוויות היברידיות. עצות אלה יסייעו לך לקיים תקשורת ברורה עם הקהל שלך ומציגים במהלך האירוע.

שמע

אל תחמיץ את איכות השמע, זהו החלק החשוב ביותר של אירוע נהדר. אנשים מסוימים עשויים פשוט להאזין עם הדפדפן ברקע.
השתמש במיקרופונים באיכות גבוהה. מיקרופוןים לבישים אידיאליים למציגים פחות מנוסים; מיקרופוןים של כף-יד דורשים תרגול וטכניקה כדי להימנע מבעיית רעש.
עבור מציגים המשתמשים במחשב או במכשיר אחר, השתמש באוזניות מוסמכות של Teams.
עבור מצגות בחדר, בדוק מראש את השמע בחדר כדי למנוע את השידור המקוון של רעש או משוב.
הוסף שמע לאירוע באמצעות כל התקן לכידת שמע התואם לתליית שמע מאוזן (מחברי XLR) או תקעים בסגנון אוזניות מסוג 1/8" ומאפשר לך להתחבר למחשב שבו פועל Teams באמצעות USB.
לחלופין, השתמש במערכת AV מתקדמת וחבר את פלט ה- HDMI או ה- SDI של מערכת זו ל- Teams באמצעות התקן לכידת וידאו בסיסי כמו תיבת HDMI-USB.

עצות: עבור אירועים היברידיים:

בדוק בנפרד את ההגדרה של שמע בחדר ומקוונת לפני שתמשך בשידור חי.
השתמש במיקרופונים עצמאיים עבור קהלים פנים-אל-פנים וקהל וירטואלי, אך ודא שרק מקור שמע דומיננטי אחד מחובר לפלטפורמת הפגישה.
אם אנשים מרובים משתמשים במכשירים בחדר מצטרפים, בקש מהם לנתק את השמע של המחשב כדי למנוע הד או משוב.
הבא מיקרופונים נוספים (לדוגמה, מחשבי כף-יד, לבהות) עבור פאנליסטים או נודדים ב- Q&A.

וידאו

הנורות את הנושא שלך היטב - לא ניתן להשתמש בתאורה רבה מדי עבור רוב המצלמות. תאורה יכולה להיות ההבדל בין הפקה שנתפסת כמקצועית או חובבנית.
השתמש בשלוש נוריות כדי להאיר את הנושא: נורת מפתח, אור מילוי ותאורה אחורית כדי לספק עומק טוב.
ניתן להשתמש במכשירי לכידת HDMI גם כדי להזרים את הפלט של מחשב (PC או Mac) ל- Teams - אידיאלי להצגת סרטוני וידאו באיכות גבוהה, הדגמות תוכנה או גרפיקת תנועה כאילו הם הזנת מצלמה.
אל תחבר קלט HDMI ישירות לפגישת Teams, כי Teams אינו תומך במקור במקורות HDMI. במקום זאת, השתמש בהתקן לכידת HDMI כדי להעביר וידאו HDMI למחשב שלך, שבו הוא יכול להופיע כמצלמה וירטואלית ב- Teams. לדוגמה, הגדרה זו מאפשרת לך לחבר מצלמת prosumer עם אופטיקה מעולה והגדלה באמצעות HDMI, לשיפור איכות הווידאו של הפגישה שלך.

שיתוף תוכן מהמסך

שיתוף מסך במהלך אירוע הוא דרך נהדרת להדגים מוצרים וזרימות עבודה או להדריך את הקהל שלך במשאבים חשובים.

עצות אלה יסייעו לך להציג תוכן ביעילות בעת הפקת האירוע.

אם אתה מפיק האירועים היחיד, מומלץ להשתמש בשני צגים. הדבר מאפשר לך לשתף תוכן מהצג השני תוך הפקת האירוע מהצג הראשון.

שתף שמע מהמכשיר שלך כאשר אתה מציג מדיה.

לקבלת הדרכה נוספת לגבי הצגה בפגישות גדולות, ראה עצות להצגה בפגישות ובאירועים גדולים ב- Microsoft Teams.

זרימת ייצור ויום האירוע

ביום האירוע, אנו ממליצים לקבוצת האירוע להצטרף לפחות 15 דקות לפני הפעלת האירוע.
השתמש בחדר הירוק כדי להתכונן עם מארגנים ומציגים אחרים לפני הפעלת האירוע. בדוק את כל המיקרופונים, המצלמות וההזנות.
השאר את כל השמע מושתק עד שתוכל להתחיל להציג בשידור חי בתחילת האירוע.
הקצה מישהו כדי לצפות בהזנות הן בחדר והן בהזנות וירטואליות לפתרון בעיות.

תכנון עבור בעיות טכניות

בעיות טכניות עלולות להתרחש, גם עם ההכנה הטובה ביותר. תוכנית גיבוי מלאה מבטיחה שהאירוע שלך ימשיך לפעול בצורה חלקה אם משהו ישתבש.

תמיד יש מפיק שני שיכול לקבל שליטה אם המפיק הראשי ישחרר או י לפני בעיות טכניות.
שמור מחשב נישא רזרבי עם כל השקופיות והמדיה טעונים ונבדקים מראש. הכן מיקרופונים, מצלמות אינטרנט וכבלים נוספים במקרה של כשל בחומרה.
השתמש בחיבור אינטרנט משני, כגון נקודה חמה ניידת, אם החיבור הראשי יורד. בדוק את חיבור הגיבוי לפני הפעלת האירוע.
הקלט מראש מצגות קריטיות כדי שתוכל לעבור במהירות לווידאו מוקלט אם מציג מאבד את הקישוריות.
Microsoft Teams ישלח קישור להצטרפות כאשר האירוע ייווצר. במקום לשתף את הקישור הישיר ללוח השנה, צור כתובת URL מותאמת Bit.ly לשתף עם משתתפים.
- אם שגיאה של בעיה טכנית או מפיק דורשת יצירת שידור חדש, עדכן במהירות את כתובת ה- URL המותאמת אישית כך שתצביע על האירוע החדש מבלי שתצטרך ליצור קשר מחדש עם המשתתפים.