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Besprechungen
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Eine Besprechung in Microsoft Teams planen

Ihr Kalender in Teams ist mit Ihrem Exchange-Kalender verbunden. Anders gesagt, wenn Sie eine Besprechung in Outlook planen, wird sie in Teams angezeigt und umgekehrt.

Jede in Teams geplante Besprechung wird automatisch zu einer Onlinebesprechung gemacht. Sie planen aus Outlook? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihrer Outlook-Besprechung Teams hinzufügen.

Hinweis: Bis zu 1.000 eingeladene Personen können an einer Teams-Besprechung teilnehmen und mithilfe von Chat, Audio und Video interagieren. Eingeladene Personen können auch an einer Besprechung teilnehmen, die bereits über 1.000 Teilnehmer (bis zu 10.000) als nur zum Anzeigen bestimmte Teilnehmer verfügt.

In diesem Artikel

Planen einer Besprechung

Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation

Erstellen einer Kanalbesprechung

Planen von Besprechungen in einem Kanalkalender

Rechtsklick für weitere Optionen

Planen einer Besprechung

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Planen einer Besprechung in Teams:

  • Wählen Sie besprechung planen Schaltfläche "Planen einer Besprechung" in einem Chat planen (unter dem Feld, in das Sie eine neue Nachricht eingeben), um eine Besprechung mit den Personen im Chat zu buchen.

  • Wechseln Sie zu Schaltfläche "Besprechungen" auf der linken Seite der App, und wählen Sie neue Besprechung in der oberen rechten Ecke aus.

  • Wählen Sie im Kalender einen Zeitraum aus. Ein Planungsformular wird geöffnet.

Im Planungsformular geben Sie einen Titel für Ihre Besprechung ein, laden Personen ein und fügen Besprechungsdetails hinzu. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um eine Uhrzeit zu finden, die allen Teilnehmern passt.

Registerkarte "Terminplanungs-Assistent" im neuen Besprechungsplanungsfenster für Teams.

Sobald Sie mit dem Ausfüllen der Details fertig sind, wählen Sie Speichern aus. Dadurch wird das Planungsformular geschlossen und eine Einladung an den Outlook-Posteingang aller Teilnehmer gesendet.

Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Kalender Kategorien Outlook, werden diese in der Teams am oberen Rand des Planungsformulars angezeigt. Wenn Sie den Namen oder die Farbe einer Kategorie ändern möchten, müssen Sie dies über Outlook.

Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation 

In Teams können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, einschließlich Personen ohne Teams-Lizenz. Sie benötigen die vollständige E-Mail-Adresse der jeweiligen Person, um sie einzuladen.

  1. Wechseln Sie zu Erforderliche Teilnehmer hinzufügen. Wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist, wählen Sie stattdessen Optional aus.

  2. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. Jonas@beispiel.com).

  3. Wählen Sie Einladen aus. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.

Erstellen einer Kanalbesprechung

  1. Wählen Sie Neue Besprechung aus.

  2. Geben Sie unter Kanal hinzufügen den Namen eines Kanals ein (unter den Feldern "Uhrzeit" und "Datum").

Hinzufügen eines Kanals zu einer Teams-Besprechung.

Kanäle können nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem die Einladung gesendet wurde. Sie müssen eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.

Hinweise: 

  • Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder im Team folgen und beitreten.

  • Diese Funktion steht in privaten Kanälen nicht zur Verfügung.

Sobald Sie die gewünschten Personen hinzugefügt haben, wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die passendste Uhrzeit zu finden.

Wenn es sich um eine Besprechungsserie handelt, öffnen Sie das Dropdownmenü neben Nicht periodisch (unmittelbar unterhalb des Datums). Wählen Sie aus den Standardoptionen aus, wie oft die Besprechung ausgeführt werden soll, oder wählen Sie Benutzerdefiniert aus, um eine eigene Häufigkeit zu erstellen.

Planen von Besprechungen in einem Kanalkalender 

Wenn Sie nicht mit dem Hinzufügen eines Kalenders zu einem Kanal vertraut sind, werden die Schritte unter Anzeigen aller Besprechungen in Teams beschrieben. Sobald dies erfolgt ist, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, dem freigegebenen Kalender Ereignisse hinzuzufügen.

  • Wählen Sie oben im Kalender Neues Ereignis hinzufügen aus.

  • Klicken Sie auf den Cursor im Kalender, und ziehen Sie ihn, um einen Zeitblock auszuwählen.

  • Oder wählen Sie den Pfeil neben Jetzt treffen am oberen Rand der App aus, um das Menü zu öffnen und Besprechung planen auszuwählen.

Mit jeder dieser Aktionen wird das Planungsformular mit dem ausgefüllten Kanalnamen geöffnet, und Sie können eine Outlook-Gruppe oder einzelne Personen hinzufügen, indem Sie deren Namen manuell eingeben. Gäste und Partner von außerhalb Ihrer Organisation haben keinen Zugriff auf den Kanalkalender und müssen außerdem der Besprechungs-Einladung hinzugefügt werden.

Rechtsklick für weitere Optionen

Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis, um sofort darauf zu antworten, es im Falle seiner Absage zu entfernen, oder öffnen Sie die Einladung, um die Besprechungsdetails anzuzeigen. Wenn es sich bei dem Ereignis um eine Microsoft Teams-Besprechung handelt, haben Sie auch die Möglichkeit, daran Online teilzunehmen und mit den Teilnehmern zu chatten.

Kontextmenü eines Kalenderereignisses in Teams.

Bei Teams-Besprechungen wird fünf Minuten vor deren Beginn eine "Teilnehmen"-Schaltfläche bei einem Ereignis in Ihrem Kalender angezeigt. Sobald jemand der Besprechung beigetreten ist, ändert sich die Farbe des Ereignisses, damit Sie wissen, dass jemand online ist.

Wählen Sie Teilnehmen aus, um das Fenster mit den Besprechungseinstellungen zu öffnen und Ihre bevorzugten Kamera- und Mikro-Einstellungen auszuwählen, bevor Sie der Onlinebesprechung beitreten.

Hinweis: Wenn es in Ihrem Kalender sich überschneidende Besprechungen gibt, wird keine "Beitreten"-Schaltfläche angezeigt. Sie können aber trotzdem mit der rechten Maustaste auf das Ereignis klicken und Online teilnehmen auswählen.

Um eine Besprechung zu planen, wechseln Sie zu Kalender Schaltfläche "Besprechungen" unten in der App, und wählen Sie dann oben rechts Schaltfläche "Planen einer Besprechung" Besprechung planen aus.

Wechseln Sie zu Teilnehmer hinzufügen Schaltfläche „Personen zu Team hinzufügen“ und wählen Sie die Personen aus, die Sie einladen möchten.

Gehen Sie als Nächstes zu In Kanal teilen:

  • Wenn die Besprechung in einem Kanal stattfinden soll, wählen Sie den entsprechenden Kanal aus.

  • Ist dies nicht der Fall, überspringen Sie den Punkt.

Hinweis: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder folgen und beitreten.

Legen Sie anschließend Start- und Endzeit fest, und verfassen Sie eine Beschreibung für das Ereignis.

Wählen Sie am Schluss Fertig aus, um die Besprechung in den Zeitplan aufzunehmen.

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