Großartige virtuelle Besprechungen und Ereignisse finden nicht nur statt, sie erfordern Planung und Vorbereitung im Voraus, um die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Von der Überprüfung der Ausrüstung bis hin zum Üben von Übergängen kann ein wenig Vorbereitung technische Probleme verhindern und ihr Ereignis reibungslos laufen lassen.  

Hier sind einige unserer besten Tipps für die Planung und Erstellung hochwertiger Besprechungen, Rathäuser und Webinare in Microsoft Teams. 

Erste Schritte 

Laden Sie Microsoft Teams für Desktop herunter, um die zuverlässigsten Besprechungs- und Ereigniserfahrungen zu ermöglichen. Profitieren Sie von voll ausgestattetem Zugriff und überlegener Leistung. Aktualisieren Sie Teams für die neuesten Sicherheitsfeatures und Fehlerbehebungen. 

Planen der Ereignisproduktion 

Legen Sie vor Beginn einer Veranstaltung Rollen und Zuständigkeiten fest, testen Sie Präsentationen, und richten Sie die erforderlichen Kommunikationen für die Verwendung während der Veranstaltung ein. Befolgen Sie für eine reibungslose Einrichtung die unten angegebenen Methoden. 

  • Immer mehr als eine Person in der Ereignisgruppe. Zuweisen von Rollen und Zuständigkeiten – sprechen Sie durch, wer für jeden Schritt des Vorgangs verantwortlich ist, von Produzenten und Referenten bis hin zu Q&A-Moderatoren

  • Planen Sie die Kommunikation Ihrer Ereignisgruppe. Echtzeitkommunikation ist für große Besprechungen und Ereignisse von entscheidender Bedeutung. Der Ereignisgruppenchat (verfügbar für Organisator, Produzenten und Referenten) ist eine hervorragende Möglichkeit, um in Kontakt zu bleiben.

  • Übung. Führen Sie das Ereignis durch, um Präsentationen zu überprüfen, Übergänge zu üben und Audio-und Videoeinstellungenzu testen. Sehen Sie sich die Teilnehmererfahrung live an, um eine großartige Erfahrung für Ihr Publikum zu gewährleisten.

Tipps: Für Hybridereignisse:

  • Führen Sie im Voraus eine Websiteumfrage durch. Überprüfen Sie die AV-Infrastruktur, die Teams-Integration und das physische Layout des Raums.

  • Testen und überprüfen Sie, ob alle Geräte im Raum funktionieren (MTR-Konsole, Mikrofone, Kameras, Lautsprecher, Displays, Systemsteuerungen).

  • Dokumentieren Sie den Signalfluss des Raums (Audio, Video, Netzwerk), und identifizieren Sie alle Einschränkungen oder Besonderheiten.

  • Aktualisieren Sie Firmware und Software auf allen Teams-zertifizierten Hardwarekomponenten, und stellen Sie die Kompatibilität mit der neuesten Version von Teams sicher.

  • Stellen Sie sicher, dass für alle In der Produktion verwendeten Geräte (Teams-PC, vMix-Computer usw.) eine kabelgebundene Ethernet-Verbindung verfügbar ist.

Einrichten von Audio, Video und freigegebenen Inhalten 

Die Verwendung hochwertiger Audio- und Videogeräte ist bei großen Besprechungen und Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung. Richten Sie hochwertige Mikrofone und Webcams ein, oder treffen Sie sich aus einem Teams-Raum für hybride Umgebungen. Diese Tipps helfen Ihnen, während der Veranstaltung klar mit Ihrem Publikum und Den Referenten zu kommunizieren. 

Audio 

  • Vergessen Sie nicht die Audioqualität, dies ist der wichtigste Teil eines großartigen Ereignisses. Einige Personen hören möglicherweise einfach mit dem Browser im Hintergrund.

  • Verwenden Sie hochwertige Mikrofone. Tragbare Mikrofone sind ideal für weniger erfahrene Referenten; Handmikrofone erfordern Übung und Technik, um den Umgang mit Geräuschen zu vermeiden.

  • Für Referenten, die einen Computer oder ein anderes Gerät verwenden, verwenden Sie ein Teams-zertifiziertes Headset.

  • Testen Sie bei Präsentationen im Raum die Audiowiedergabe im Raum im Voraus, um zu verhindern, dass Rauschen oder Feedback online übertragen werden.

  • Fügen Sie dem Ereignis Audio hinzu, indem Sie ein beliebiges Audioaufnahmegerät verwenden, das mit ausgewogenem Audio (XLR-Anschlüssen) oder Kopfhörersteckern im 1/8-Zoll-Stil kompatibel ist, und können Sie über USB an den Computer anschließen, auf dem Teams ausgeführt wird.

  • Alternativ können Sie ein High-End-AV-System verwenden und den HDMI- oder SDI-Ausgang dieses Systems mithilfe eines einfachen Videoaufnahmegeräts wie einer HDMI-USB-Box an Teams anschließen.

Tipps: Für Hybridereignisse:

  • Testen Sie Audio-Setups im Raum und online separat, bevor Sie live gehen.

  • Verwenden Sie unabhängige Mikrofone für persönliche und virtuelle Zielgruppen, aber stellen Sie sicher, dass nur eine dominante Audioquelle mit der Besprechungsplattform verbunden ist.

  • Wenn mehrere Personen geräte im Raum verwenden, lassen Sie sie die Audiodaten ihres Computers trennen, um Echo oder Feedback zu verhindern.

  • Bringen Sie zusätzliche Mikrofone (z. B. Handhelds, Lavaliers) für Panelisten oder Roaming Q&A mit.

Video 

  • Beleuchten Sie Ihr Motiv gut – für die meisten Kameras können Sie nicht zu viel Licht haben. Beleuchtung kann der Unterschied zwischen einer Produktion sein, die als professionell oder amateurhaft wahrgenommen wird.

  • Verwenden Sie drei Lichter, um Ihr Motiv zu beleuchten: ein Schlüssellicht, Einfülllicht und Hintergrundlicht, um eine gute Tiefe zu schaffen.

  • HDMI-Aufnahmegeräte können auch verwendet werden, um die Ausgabe eines Computers (PC oder Mac) in Teams zu streamen – ideal für die Darstellung hochwertiger Videos, Software-Demos oder Motion-Grafiken, als ob sie ein Kamerafeed wären.

  • Verbinden Sie einen HDMI-Eingang nicht direkt mit einer Teams-Besprechung, da Teams keine nativ unterstützten HDMI-Quellen unterstützt. Verwenden Sie stattdessen ein HDMI-Aufnahmegerät, um HDMI-Video auf Ihren Computer zu übertragen, wo es als virtuelle Kamera in Teams angezeigt werden kann. Mit diesem Setup können Sie beispielsweise eine Prosumerkamera mit überlegener Optik und Zoom über HDMI verbinden und so die Videoqualität Ihrer Besprechung verbessern.

Freigeben von Inhalten auf dem Bildschirm 

Screensharing während einer Veranstaltung ist eine hervorragende Möglichkeit, Um Produkte und Workflows zu demonstrieren oder Ihr Publikum durch wichtige Ressourcen zu führen.  

Diese Tipps helfen Ihnen, Inhalte während der Erstellung Ihres Ereignisses effektiv zu präsentieren. 

Wenn Sie der einzige Ereignisproduzent sind, empfehlen wir die Verwendung von zwei Monitoren. Auf diese Weise können Sie Inhalte aus dem zweiten Monitor freigeben, während Sie das Ereignis vom ersten Monitor generieren. 

Teilen Sie Audio von Ihrem Gerät, wenn Sie Medien präsentieren.   

Weitere Anleitungen zum Präsentieren in großen Besprechungen finden Sie unter Tipps für die Präsentation in großen Besprechungen und Ereignissen in Microsoft Teams. 

Produktionsablauf und Ereignistag 

  • Am Tag des Ereignisses wird empfohlen, dass die Ereignisgruppe mindestens 15 Minuten vor Beginn des Ereignisses beitritt.

  • Verwenden Sie den grünen Raum, um sich mit anderen Organisatoren und Referenten vorzubereiten, bevor die Veranstaltung beginnt. Überprüfen Sie alle Mikrofone, Kameras und Feeds.

  • Lassen Sie alle Audiodaten stummgeschaltet, bis Sie zu Beginn der Veranstaltung mit der Livepräsentation beginnen können.

  • Weisen Sie eine Person zu, die sowohl im Raum als auch in virtuellen Feeds auf Probleme achten soll.

Planen von technischen Problemen

Auch bei optimaler Vorbereitung können technische Probleme auftreten. Ein solider Sicherungsplan stellt sicher, dass Ihr Ereignis reibungslos ausgeführt wird, wenn etwas schief geht.

  • Haben Sie immer einen zweiten Producer, der die Übernahme übernehmen kann, wenn der primäre Produzent ausfällt oder technische Probleme auftreten.

  • Bewahren Sie einen Ersatz-Laptop auf, auf dem alle Folien und Medien vorinstalliert und getestet sind. Stellen Sie im Falle eines Hardwarefehlers zusätzliche Mikrofone, Webcams und Kabel bereit.

  • Verwenden Sie eine sekundäre Internetverbindung, z. B. einen mobilen Hotspot, wenn die Hauptverbindung ausfällt. Testen Sie die Sicherungsverbindung, bevor das Ereignis gestartet wird.

  • Zeichnen Sie kritische Präsentationen vorab auf, damit Sie schnell zu aufgezeichneten Videos wechseln können, wenn ein Referent die Verbindung verliert.

  • Microsoft Teams sendet einen Link zum Beitreten, wenn das Ereignis erstellt wird. Anstatt den direkten Kalenderlink freizugeben, erstellen Sie eine benutzerdefinierte URL wie Bit.ly, die Sie für Teilnehmer freigeben möchten.

    • Wenn ein technisches Problem oder ein Producerfehler das Erstellen einer neuen Übertragung erfordert, aktualisieren Sie schnell die benutzerdefinierte URL so, dass sie auf das neue Ereignis verweist, ohne die Teilnehmer erneut kontaktieren zu müssen.

Benötigen Sie weitere Unterstützung? 

Microsoft Teams Event Services bietet mehr Unterstützung bei der Planung oder Durchführung ihrer großen Besprechungen und Ereignisse. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft-Einführung. 

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