Odlični virtualni sastanci i događaji ne događaju se tek tako – potrebno ih je prethodno isplanirati i pripremiti da bi se omogućilo najbolje moguće iskustvo. Od provjere opreme do vježbanja prijelaza, malo pripreme može spriječiti tehničke probleme i održati vaš događaj bez problema.
Evo nekih od naših najboljih savjeta za planiranje i stvaranje visokokvalitetnih sastanaka, korporativnih sastanaka i webinara u aplikaciji Microsoft Teams.
Početak rada
Preuzmite Microsoft Teams za stolna računala za najpouzdanija iskustva sastanaka i događaja. Uživajte u potpunom pristupu značajkama i vrhunskim performansama. Ažurirajte Teams za najnovije sigurnosne značajke i ispravke programskih pogrešaka.
Planiranje produkcije događaja
Prije početka događaja odredite uloge i odgovornosti, isprobajte prezentacije i postavite potrebnu komunikaciju za korištenje tijekom događaja. Da biste jednostavno postavili, slijedite prakse u nastavku.
- U grupi događaja uvijek bude više osoba. Dodijelite uloge i odgovornosti – razgovarajte o tome tko je odgovoran za svaki korak operacije, od producenata i izlagača do moderatora pitanja&odgovora
- Planirajte komunikaciju grupe događaja. Komunikacija u stvarnom vremenu ključna je za velike sastanke i događaje. Grupno čavrljanje događaja (dostupno organizatoru, producentima i izlagačima) odličan je način da ostanete u vezi.
- Vježbajte. Prođite kroz događaj da biste provjerili prezentacije, uvježbali prijelaze i testirali postavke zvuka i videozapisa . Gledajte iskustvo sudionika uživo da biste osigurali sjajno iskustvo za svoju publiku.
Savjet
Za hibridne događaje:
- Unaprijed provedite anketu o web-mjestu. Provjerite AV infrastrukturu sobe, integraciju aplikacije Teams i fizički raspored.
- Testirajte i provjerite radi li sva oprema u prostoriji (MTR konzola, mikrofoni, kamere, zvučnici, zasloni, upravljačke ploče).
- Dokumentirajte protok signala u prostoriji (zvuk, videoprikaz, mreža) i utvrdite sva ograničenja ili nedostatke.
- Ažurirajte firmware i softver na svom hardveru certificiranom za Teams i osigurajte kompatibilnost s najnovijom verzijom aplikacije Teams.
- Provjerite je li ožičena Ethernet veza dostupna za sve uređaje koji se koriste u produkciji (Teams PC, vMix stroj, itd.).
Postavljanje zvuka, videoprikaza i zajedničkog sadržaja
Upotreba visokokvalitetne audio i video opreme ključna je tijekom velikih sastanaka i događaja. Postavite visokokvalitetne mikrofone i web-kamere ili se sastanite iz sobe aplikacije Teams radi hibridnih iskustava. Ovi će vam savjeti pomoći da jasno komunicirate s publikom i izlagačima tijekom događaja.
Zvuk
- Nemojte zanemariti kvalitetu zvuka, ona je najvažniji dio velikog događaja. Neki korisnici možda samo slušaju dok je preglednik u pozadini.
- Koristite visokokvalitetne mikrofone. Nosivi mikrofoni idealni su za manje iskusne izlagače; Ručni mikrofoni zahtijevaju praksu i tehniku kako bi se izbjegla buka rukovanja.
- Izlagači koji koriste računalo ili drugi uređaj moraju koristiti slušalice s mikrofonom certificirane za Teams.
- Za prezentacije u sobi unaprijed testirajte zvuk sobe kako biste spriječili prijenos buke ili povratnih informacija na mrežu.
- Dodajte zvuk događaju pomoću bilo kojeg uređaja za snimanje zvuka koji je kompatibilan s uravnoteženim zvukom (XLR priključci) ili 1/8" priključcima za slušalice i omogućuje vam priključivanje na računalo sa servisom Teams putem USB-a.
- Alternativno, koristite vrhunski AV sustav i spojite HDMI ili SDI izlaz tog sustava u Teams pomoću osnovnog uređaja za snimanje videozapisa kao što je HDMI-USB kutija.
Savjet
Za hibridne događaje:
- Prije emitiranja uživo zasebno testirajte postavke zvuka u sobi i na mreži.
- Koristite neovisne mikrofone za osobnu i virtualnu publiku, ali provjerite je li s platformom za sastanke povezan samo jedan dominantni izvor zvuka.
- Ako se više osoba pridružuje uređajima u sobi, neka prekinu vezu sa zvukom svojeg računala da bi spriječili jeku ili povratne informacije.
- Ponesite dodatne mikrofone (npr. ručne uređaje, lavalire) za paneliste ili lutajuće Q&A.
Videozapis
- Dobro osvijetlite objekt – ne smije biti previše svjetla za većinu fotoaparata. Rasvjeta može biti razlika između produkcije koja se doživljava kao profesionalna ili amaterska.
- Upotrijebite tri svjetla da biste osvijetlili objekt: ključno svjetlo, ispunsko svjetlo i pozadinsko svjetlo kako biste osigurali dobru dubinu.
- HDMI uređaji za snimanje također se mogu koristiti za strujanje izlaza računala (PC ili Mac) u Teams – idealno za prikaz visokokvalitetnih videozapisa, pokaznih verzija softvera ili pokretnih grafika kao da se radi o sažetku sadržaja kamere.
- Nemojte povezivati HDMI ulaz izravno u sastanak u aplikaciji Teams jer aplikacija Teams izvorno ne podržava HDMI izvore. Umjesto toga, koristite HDMI uređaj za snimanje kako biste HDMI videozapis doveli na računalo, gdje se može pojaviti kao virtualna kamera u aplikaciji Teams. Na primjer, ova postavka omogućuje vam povezivanje prosumer kamere s vrhunskom optikom i zumiranje putem HDMI-ja, poboljšavajući kvalitetu videa vašeg sastanka.
Zajedničko korištenje sadržaja sa zaslona
Zajedničko korištenje zaslona tijekom događaja sjajan je način da pokažete proizvode i tijekove rada ili provedete publiku kroz važne resurse.
Ovi će vam savjeti pomoći da učinkovito prezentirate sadržaj tijekom izrade događaja.
Ako ste jedini producent događaja, preporučujemo korištenje dva monitora. To vam omogućuje zajedničko korištenje sadržaja s drugog monitora dok stvarate događaj s prvog monitora.
Omogućite zajedničko korištenje zvuka s uređaja tijekom izlaganja medijskog sadržaja.
Dodatne smjernice za izlaganje na velikim sastancima potražite u odjeljku Savjeti za izlaganje na velikim sastancima i događajima u aplikaciji Microsoft Teams.
Tijek proizvodnje i dan događaja
- Preporučujemo da se grupa događaja na dan događaja pridruži najmanje 15 minuta prije početka događaja.
- Koristite čekaonicu da biste se s ostalim organizatorima i izlagačima pripremili prije početka događaja. Provjerite sve mikrofone, kamere i sažetke sadržaja.
- Ostavite sav zvuk isključen sve dok ne budete spremni za početak izlaganja uživo na početku događaja.
- Dodijelite nekome da gleda probleme s sažetkom sadržaja u sobi i na virtualnom načinu.
Planirajte za tehničke probleme
Mogu se dogoditi tehnički problemi, čak i uz najbolju pripremu. Čvrst rezervni plan osigurava besprijekorno odvijanje događaja ako nešto pođe po zlu.
Uvijek imajte drugog producenta koji može preuzeti ako primarni proizvođač odustane ili se suoči s tehničkim problemima.
Uzmite rezervno prijenosno računalo s unaprijed učitanim i testiranim svim slajdovima i medijima. Pripremite dodatne mikrofone, web-kamere i kabele za slučaj kvara na hardveru.
Upotrijebite sekundarnu internetsku vezu, kao što je mobilna pristupna točka, ako se glavna veza prekine. Testirajte vezu sigurnosne kopije prije početka događaja.
Unaprijed snimite kritične prezentacije da biste se mogli brzo prebaciti na snimljeni videozapis ako izlagač izgubi vezu.
Microsoft Teams će poslati vezu za pridruživanje kada događaj bude stvoren. Umjesto dijeljenja izravne veze na kalendar stvorite prilagođeni URL, primjerice Bit.ly, koji ćete zajednički koristiti sudionicima.
- Ako tehnički problem ili producentova pogreška zahtijeva stvaranje nove emisije, brzo ažurirajte prilagođeni URL tako da upućuje na novi događaj bez potrebe za ponovnim kontaktiranjem sudionika.
Trebate dodatnu pomoć?
Servisi za događaje u aplikaciji Microsoft Teams mogu pružiti dodatnu podršku pri planiranju ili vođenju velikih sastanaka i događaja. Da biste saznali više, pogledajte Microsoftovo usvajanje.
Povezane teme
Najbolje prakse za velike sastanke i događaje u aplikaciji Microsoft Teams
Početak rada s webinarima u aplikaciji Microsoft Teams
Početak rada s korporativnim sastankom u aplikaciji Microsoft Teams