Zodra u hebt vastgesteld dat een vergadering de juiste methode is om werk gedaan te krijgen, leest u hoe u vergaderingen kunt plannen en leiden die productief en toegankelijk zijn voor alle deelnemers, ongeacht het type vergadering.
Controlelijst voor opzettelijke vergaderingen
-
Altijd een agenda hebben - Een gedeelde OneNote maken die vooraf is ingevuld met de agenda en anderen aanmoedigen om bij te dragen aan de agenda.
-
Regels voor betrokkenheid instellen - Aan het begin van de vergadering moet de organisator de agenda en de basisregels die worden gebruikt, met name voor hybride vergaderingen, formuleren.
-
Om de beurt spreken - Het om de beurt maken van hybride vergaderingen kan problematisch zijn als er geen vaste regels voor betrokkenheid zijn en deelnemers een slechte internetverbinding hebben of hun video niet hebben ingeschakeld.
Tips voor het voorkomen dat u elkaar onderbreekt tijdens vergaderingen:
-
Zorg dat u de volgende spreker selecteert.
-
Mensen in de vergaderruimte moet wachten totdat mensen die inbellen, eerst delen.
-
Het is prima om de vergadering te onderbreken en de overlappingssituatie actief aan te pakken.
-
-
Parallelle chat effectief gebruiken in vergaderingen - Parallelle chat in vergaderingen kan handig zijn om koppelingen naar meer informatie te delen en @mentions te gebruiken om de aandacht van specifieke personen te trekken.
-
Vergeet niet om op te volgen - Laat aan het einde van de vergadering tijd over voor het samenvatten van actie-items. U kunt een OneNote-notitieblok toevoegen aan Teams of een wikitabblad toevoegen in Teams om vervolgitems en vergaderingsnotities vast te leggen voor terugkerende vergaderingen.
Informatiebronnen
Overzicht van vergaderingen in Teams
