Zodra u hebt vastgesteld dat een vergadering de juiste methode is om werk gedaan te krijgen, leest u hoe u vergaderingen kunt plannen en leiden die productief en toegankelijk zijn voor alle deelnemers, ongeacht het type vergadering.
Controlelijst voor opzettelijke vergaderingen
-
Altijd een agenda hebben - Maak een gedeelde OneNote die vooraf is ingevuld met de agenda en moedig anderen aan om hieraan bij te dragen.
-
Regels voor betrokkenheid instellen - Aan het begin van de vergadering moet de organisator de agenda en de basisregels die worden gebruikt, met name voor hybride vergaderingen, formuleren.
-
Om de beurt spreken - Het om de beurt maken van hybride vergaderingen kan problematisch zijn als er geen vaste regels voor betrokkenheid zijn en deelnemers een slechte internetverbinding hebben of hun video niet hebben ingeschakeld.
Tips voor het voorkomen dat u elkaar onderbreekt tijdens vergaderingen:
-
Zorg dat u de volgende spreker selecteert.
-
Mensen in de vergaderruimte moet wachten totdat mensen die inbellen, eerst delen.
-
Het is goed om de vergadering te onderbreken en de overlapsituatie actief aan te pakken.
-
-
Parallelle chat effectief gebruiken in vergaderingen - Parallelle chat in vergaderingen kan handig zijn om koppelingen naar meer informatie te delen en @mentions te gebruiken om de aandacht van specifieke personen te trekken.
-
Vergeet niet om op te volgen - Laat aan het einde van de vergadering tijd over voor het samenvatten van actie-items. Overweeg om een OneNote-notitieblok toe te voegen aan Teams om opvolgingsitems en vergadernotities vast te leggen voor terugkerende vergaderingen.
Resources
Overzicht van vergaderingen in Teams