Aparte vergaderruimten gebruiken in Microsoft Teams-vergaderingen

Aparte vergaderruimten maken vóór de vergadering

Organisatoren of presentatoren moeten eerst deelnemen aan de vergadering om aparte vergaderruimten te maken of te beheren.

1. Ga naar Teams-agenda en open de uitnodiging voor de vergadering.

2. Ga naar Aparte vergaderruimten en selecteer Ruimten maken.

3. Kies het gewenste aantal ruimten (maximaal 50) en selecteer Vergaderruimten toevoegen.

   In dit voorbeeld zijn drie vergaderruimten gemaakt, maar er is nog niemand aan toegewezen.

   

4. Selecteer Deelnemers toewijzen.

5. Stel in dat personen in Teams gelijkmatig worden toegewezen aan ruimten (Automatisch) of wijs zelf personen toe (Handmatig).

Zodra de vergadering begint, kun je de aparte vergaderruimten openen.

Aparte vergaderruimten maken tijdens de vergadering

1. Start de vergadering.

2. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

3. Ga als volgt te werk:

   1. Kies het gewenste aantal ruimten (maximaal 50).

   2. Stel in dat personen in Teams gelijkmatig worden toegewezen aan ruimten (Automatisch) of wijs zelf personen toe (Handmatig).
      
      

      Opmerking: Je kunt niet later in de vergadering automatisch personen toewijzen aan aparte vergaderruimten.

4. Selecteer Ruimten maken.

Personen handmatig toewijzen vóór de vergadering

1. Ga naar je Teams-agenda en open de uitnodiging voor de vergadering.

2. Ga naar Aparte vergaderruimten en selecteer Deelnemers toewijzen.

3. Kies Handmatig en selecteer Volgende.

4. Kies de gewenste personen voor een ruimte door de selectievakjes voor hun namen in te schakelen.

5. Selecteer de pijl-omlaag naast Toewijzen en kies een ruimte.

6. Herhaal de vorige stappen totdat iedereen in de vergadering is toegewezen aan een ruimte. Wanneer je klaar bent, selecteer je Bevestigen.

Personen handmatig toewijzen tijdens de vergadering

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Deelnemers toewijzen. In dit venster sorteer je personen om te zien wie waar is toegewezen door de pijl-omlaag naast Naam of Ruimte te selecteren.

3. Kies de gewenste personen voor een ruimte door de selectievakjes voor hun namen in te schakelen.

   

4. Selecteer de pijl-omlaag naast Toewijzen en kies een ruimte.
   
   

5. Herhaal de vorige stappen totdat iedereen in de vergadering is toegewezen aan een ruimte. Wanneer je klaar bent, selecteer je Bevestigen.

   Als iemand te laat deelneemt aan de vergadering, selecteer je opnieuw Deelnemers toewijzen om de deelnemer toe te wijzen aan een ruimte.

Personen handmatig toewijzen vóór een kanaalvergadering

Als u kanaalleden wilt toewijzen aan aparte vergaderruimten voordat een kanaalvergadering begint, moet u eerst deelnemen aan de vergadering:

1. Open Teams op uw bureaublad en ga naar uw teamkanaal.

2. Selecteer het tabblad Aparte vergaderruimten .

3. Selecteer Deelnemers toewijzen en kanaalleden sorteren in aparte vergaderruimten.

Vergaderingen met mogelijkheden voor aparte vergaderruimten zijn beperkt tot 300 deelnemers. Als het kanaal meer dan 300 leden bevat, is de toewijzing vooraf niet beschikbaar. Organisatoren van vergaderingen kunnen deelnemers ook toewijzen aan aparte vergaderruimten tijdens de vergadering.

Deelnemers in willekeurige volgorde voor een vergadering

1. Open de vergadering vanuit uw Teams-agenda met aparte vergaderruimten. 

2. Selecteer Deelnemers toewijzen > Shuffle. 

3. In de vervolgkeuzelijst Willekeurige volgorde : 

   1. Selecteer Iedereen om alle deelnemers in een willekeurige volgorde te selecteren. 

   2. Selecteer Alleen niet-toegewezen personen om deelnemers die niet aan een ruimte zijn toegewezen, te groeperen.

4. Selecteer Opslaan om deelnemers opnieuw toe te voegen aan nieuwe aparte vergaderruimten.

Deelnemers in willekeurige volgorde tijdens een vergadering

1. Selecteer Ruimten op de werkbalk van de vergadering.

2. Selecteer in Aparte vergaderruimtendeelnemers toewijzen > Shuffle.

3. In de vervolgkeuzelijst Willekeurige volgorde : 

   1. Selecteer Iedereen om alle deelnemers in een willekeurige volgorde te selecteren. 

   2. Selecteer Alleen niet-toegewezen personen om deelnemers die niet aan een ruimte zijn toegewezen, te groeperen.

4. Selecteer Opslaan om deelnemers opnieuw toe te voegen aan nieuwe aparte vergaderruimten.

Beheerders aanstellen vóór de vergadering

1. Ga naar je Teams-agenda en open de uitnodiging voor de vergadering.

2. Ga naar Aparte vergaderruimten en selecteer Ruimte-instellingen .

3. Schakel de schakeloptie Presentatoren toewijzen voor het beheren van ruimten in.

4. Selecteer Zoeken naar presentatoren en geef op wie aparte vergaderruimten moeten beheren.

Beheerders aanstellen tijdens de vergadering

1. Selecteer op de besturingselementen voor de vergadering Aparte vergaderruimten  .

2. Selecteer Ruimte-instellingen .

3. Schakel de schakeloptie Presentatoren toewijzen voor het beheren van ruimten in.

4. Als niemand in de vergadering is aangewezen als presentator, selecteert u Naar opties voor vergadering gaan om presentatoren toe te voegen en kiest u wie u ruimtebeheerder wilt zijn. 

5. Kies presentatoren in de vervolgkeuzelijst.

   

6. Selecteer de knop Vorige < om je wijzigingen op te slaan.

Het beheer van aparte vergaderruimten overnemen

Mogelijk ben jij een van de beheerders van aparte vergaderruimten in je vergadering. Maar slechts één van jullie tegelijk kan de kamers besturen.

1. Selecteer op de besturingselementen voor de vergadering Aparte vergaderruimten  .

   Je kunt zien wie de huidige beheerder is (bijvoorbeeld Daniela is in besturing).

2. Selecteer Vergaderruimten beheren.

   Je bent nu de beheerder van aparte vergaderruimten. Je kunt deelnemen aan open ruimten, een aankondiging doen en meer.

Een aankondiging verzenden naar alle aparte vergaderruimten

Misschien wilt u iedereen vertellen wat de resterende tijd van de brainstormsessie is, discussie-ideeën aanbieden of gewoon algemene updates geven.

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Een aankondiging doen .

3. Voer de aankondiging in en selecteer Verzenden.

Deelnemers ontvangen een melding in de chatfunctie van de vergadering om je aankondiging te bekijken.

Chat in aparte vergaderruimten

Elke vergaderruimte heeft zijn eigen chatruimte. Alle chats zijn beschikbaar in de hoofdlijst Chat in Teams. Hier kan je chatten met de deelnemers van alle aparte vergaderruimten.

Nadat u deelneemt aan een aparte vergaderruimte, kunt u ook Chat selecteren in de ruimte om te chatten met de personen daar.

Afzonderlijke ruimten sluiten

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Beweeg de muisaanwijzer over de ruimte, selecteer Meer opties en vervolgens Ruimte sluiten.

Alle ruimten tegelijkertijd sluiten

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Sluiten.

De status van gesloten ruimten wordt gewijzigd in Gesloten.

Wanneer iedereen terug is uit de aparte vergaderruimte en je klaar bent om verder als een grote groep te vergaderen, selecteer Doorgaan.

Automatische toegang tot aparte vergaderruimten uitschakelen

Standaard worden deelnemers verplaatst naar aparte vergaderruimten wanneer ze geopend worden. Als je deze optie uitschakelt, krijgen deelnemers een bericht met de vraag om deel te nemen aan een aparte vergaderruimte. Ze selecteren Deelnemen aan ruimte (Deelnemenop een mobiel apparaat) voor ze verplaatst worden.

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Ruimte-instellingen .

3. Schakel de schakeloptie Personen automatisch verplaatsen naar vergaderruimten in of uit.

4. Selecteer de knop Vorige < om je wijzigingen op te slaan.

Deelnemers van vergaderingen kunnen hier meer informatie verkrijgen over deelname aan aparte vergaderruimten: Deelnemen aan een aparte vergaderruimte in een Teams-vergadering.

Toestaan dat deelnemers terugkeren naar de hoofdvergadering

Deze instelling is standaard uitgeschakeld. Door dit in te schakelen krijgen deelnemers de optie om de aparte vergaderruimten te verlaten en terug te keren naar de hoofdvergadering om deel te nemen aan een grotere discussie. 

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Ruimte-instellingen .

3. Schakel de schakeloptie Toestaan dat personen naar de hoofdvergadering teruggaan in.

4. Selecteer de knop Vorige < om je wijzigingen op te slaan.

Een persoon naar een andere aparte vergaderruimte verplaatsen

Deelnemers kunnen worden verplaatst wanneer aparte vergaderruimten geopend of gesloten zijn.

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Deelnemers toewijzenen schakel het selectievakje in voor de naam van de persoon die je wilt verplaatsen.

3. Kies een nieuwe vergaderruimte voor de persoon en selecteer Toewijzen en Verplaatsen.

Nog een vergaderruimte toevoegen

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Ruimte toevoegen .

Eén aparte vergaderruimte verwijderen

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Beweeg de muisaanwijzer over de ruimte en selecteer Meer opties en vervolgens Ruimte verwijderen.

Alle aparte vergaderruimten tegelijk verwijderen

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Ruimten verwijderen vervolgens Verwijderen.

Aparte vergaderruimten opnieuw van het begin maken

Tijdens een vergadering kunt u alle aparte vergaderruimten verwijderen, nieuwe maken en deelnemers opnieuw toewijzen.

1. Selecteer in de besturingselementen voor vergaderingen de optie Aparte vergaderruimten .

2. Selecteer Ruimten verwijderen en bevestig de beslissing.

3. Volg de instructies bovenaan om nieuwe aparte vergaderruimten te maken en er personen aan toe te wijzen.