จัดการการตั้งค่าคิวการโทรและระบบตอบรับอัตโนมัติของคุณใน Microsoft Teams

ลูกค้าเป้าหมายในทีมที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้ามักจะต้องการปรับเปลี่ยนการตั้งค่าคิวการโทรและการเข้าร่วมอัตโนมัติบ่อยเกินกว่าที่ผู้ดูแลระบบ IT ของพวกเขาจะจัดการได้ ผู้ดูแลระบบมีความสามารถในการมอบหมายให้บุคคลบางคนเป็นผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต และให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า เช่น ชั่วโมงการทํางาน เส้นทางการโทร การเป็นสมาชิกคิว และการทักทายที่บันทึกไว้ล่วงหน้าสําหรับคิวการโทรและการเข้าร่วมอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องออกจาก Teams

ในบทความนี้

กําหนดค่าการตั้งค่าคิวการโทร

            อนุญาตให้บุคคลอื่นเลือกที่จะไม่รับสาย

            โหมดการประชุม

            จัดการผู้ใช้และกลุ่ม

            เลือกวิธีกําหนดเส้นทาง

            เปลี่ยนการตั้งค่าคําทักทาย

            ปรับเปลี่ยนการจัดการข้อยกเว้น

กําหนดการตั้งค่า การเข้าร่วมอัตโนมัติ

            เปลี่ยนคําทักทายของการเข้าร่วมอัตโนมัติ

            จัดการชั่วโมงทําการ

            จัดการลําดับการโทร

            จัดการตัวเลือกเมนู

กําหนดค่าการตั้งค่าคิวการโทร

อนุญาตให้บุคคลอื่นเลือกที่จะไม่รับสาย

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร การจัดการ>และการกําหนดเส้นทางการโทร
3. สลับ อนุญาตให้บุคคลอื่นเลือกไม่รับสาย เปิดหรือปิด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

โหมดการประชุม

โหมดการประชุมจะ ลดระยะเวลาที่คุณต้องใช้เพื่อเชื่อมต่อกับผู้โทรหลังจากที่คุณยอมรับการโทร

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร การจัดการ>และการกําหนดเส้นทางการโทร
3. สลับเปิดหรือปิด โหมดการประชุมได้ ตามความต้องการของคุณ

จัดการผู้ใช้และกลุ่ม

เพิ่มหรือนําสมาชิกทีมออกจากคิวการโทรและกลุ่ม Microsoft 365 คุณสามารถเปลี่ยนลําดับของการ โรลสายโทรศัพท์แบบอนุกรม ซึ่งจะโทรหาแต่ละคนตามลําดับที่แสดงอยู่ในรายการ

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร
3. เลือกแท็บการโทรที่คุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลงที่ด้านบนของหน้าจอ
4. เลือก จัดการผู้ใช้และกลุ่มสําหรับการรับสาย
5. เลือก แก้ไข เพื่อเปลี่ยนผู้ที่อยู่ในคิวการโทร
6. เลือก เพิ่มผู้ใช้และกลุ่ม
7. เพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่มด้วยการพิมพ์ชื่อของพวกเขาและเลือกบุคคลหรือกลุ่มที่ถูกต้องจากรายการดรอปดาวน์
8. คลิกและลากผู้ใช้หรือกลุ่มเพื่อจัดเรียงลําดับรายการของคุณใหม่
9. เมื่อต้องการเอาผู้ใช้หรือกลุ่มออกจากรายการ ให้เลือกถังขยะที่อยู่ถัดจากชื่อของพวกเขา

เลือกวิธีกําหนดเส้นทาง

วิธีการกําหนดเส้นทางจะกําหนดลําดับที่เอเจนต์รับสายจากคิว มีวิธีการกําหนดเส้นทางอยู่สี่ประเภท:

การกําหนดเส้นทางการเข้าร่วมจะโทรหาตัวแทนทั้งหมดในคิวพร้อมกัน ตัวแทนคนแรกที่รับสายจะได้รับสาย

การกําหนดเส้นทางแบบอนุกรมจะ โทรหาตัวแทนทีละคนตามลําดับที่ระบุในรายการบุคคล ถ้าตัวแทนยกเลิกหรือไม่สามารถรับสาย สายดังกล่าวจะโทรไปยังตัวแทนคนถัดไป รอบนี้ทําซ้ําจนกว่าจะรับสาย หมดเวลา หรือวางสาย

แบบ Round Robin จะปรับสมดุลการกําหนดเส้นทางของสายเรียกเข้าเพื่อให้ตัวแทนแต่ละคนได้รับจํานวนสายเรียกเข้าเท่ากันจากคิว

เส้นทางที่ไม่ได้ใช้งานที่ยาวนานที่สุดแต่ละเส้นทางจะโทรหาตัวแทนที่ไม่ได้ใช้งานนานที่สุด ตัวแทนจะถือว่าไม่ได้ใช้งานถ้าสถานะของพวกเขาแสดงเป็นว่าง ตัวแทนที่ไม่ว่างจะไม่รับสายจนกว่าพวกเขาจะเปลี่ยนสถานะเป็น ว่าง

วิธีการเลือกกําหนดเส้นทาง:

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร การจัดการ>และการต่อสาย
3. เลื่อนลงไปที่ เลือกวิธีการกําหนดเส้นทาง
4. เลือกกําหนดเส้นทางที่คุณต้องการ

เปลี่ยนการตั้งค่าคําทักทาย

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams

2. เลือก การโทร

3. เลือกสายคิวการโทรที่คุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลง 
   

4. เลือก ไม่คําทักทาย เพิ่ม ข้อความทักทาย หรือ เล่นไฟล์เสียง จากเมนูดรอปดาวน์คําทักทาย

   1. ถ้าคุณเลือก เล่นไฟล์เสียง ให้อัปโหลดไฟล์เสียงด้วยรูปแบบที่ยอมรับ
      
   2. ถ้าคุณเลือก เพิ่มข้อความทักทาย ให้พิมพ์ข้อความ

5. เลือก บันทึก

ปรับเปลี่ยนการจัดการข้อยกเว้น

เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับสายที่ถูกตัดการเชื่อมต่อ การโทรที่เกินเวลารอสูงสุด และตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรอื่นๆ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์บางอย่าง

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร
3. เลื่อนลงไปที่ การจัดการข้อยกเว้น
4. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรเมื่อถึงจํานวนการโทรสูงสุด โดยเลือกจาก:

• ยกเลิกการเชื่อมต่อ: ยกเลิกการเชื่อมต่อการโทร
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลในองค์กร: โอนสายไปยังบุคคลที่ระบุ
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์ภายนอก: ตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ภายนอกที่จะเปลี่ยนเส้นทางไป
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง: เลือกข้อความเสียงส่วนบุคคลที่จะเปลี่ยนเส้นทางไป
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง (ที่แชร์): เลือกข้อความเสียงที่แชร์เพื่อเปลี่ยนเส้นทางไป

กําหนดการตั้งค่า การเข้าร่วมอัตโนมัติ

การเข้าร่วมอัตโนมัติช่วยให้บุคคลโทรหาองค์กรของคุณและนําทางในระบบเมนูเพื่อพูดคุยกับแผนก คิวการโทร บุคคล หรือผู้ให้บริการโทรศัพท์ที่ถูกต้อง

เปลี่ยนคําทักทายของการเข้าร่วมอัตโนมัติ

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams

2. เลือก การโทร

3. เลือกสายการเข้าร่วมอัตโนมัติที่คุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลง

4. เลือก ไม่คําทักทาย เพิ่ม ข้อความทักทาย หรือ เล่นไฟล์เสียง จากเมนูดรอปดาวน์คําทักทาย

   1. ถ้าเลือก เล่นไฟล์เสียง ให้อัปโหลดไฟล์เสียงด้วยรูปแบบที่ยอมรับ
   2. ถ้าเลือก เพิ่มข้อความทักทาย ให้พิมพ์ข้อความ

5. เลือก บันทึก

จัดการชั่วโมงทําการ

ระบุว่าคิวการโทรของคุณเปิดรับสายเมื่อใด

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams

2. เลือก การโทร>จัดการธุรกิจและหลังเวลาทําการ

3. คุณจะเห็นรายการแท็บที่ด้านบนของหน้าจอ เลือกรายการที่คุณต้องการจัดการ

4. เลือก จัดการชั่วโมง

   

5. เลือกสถานการณ์ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด: เปิดชั่วโมงเดียวกันทุกวันเปิดแตกต่างกันชั่วโมงทุกวัน หรือเปิดตลอด 24 ชั่วโมง 

   

6. ใช้การสลับ ตั้งค่าวันของสัปดาห์ที่ธุรกิจของคุณเปิดหรือปิด

7. เลือกชั่วโมงทําการของคุณโดยใช้เมนูดรอปดาวน์สําหรับแต่ละวัน

8. เมื่อต้องการนําเวลาออก ให้เลือก นําเวลาออก เมื่อต้องการเพิ่มช่วงเวลา (ตัวอย่างเช่น หากคุณปิดงานสําหรับมื้อกลางวัน) ให้เลือกไอคอน เพิ่ม 

   

จัดการลําดับการโทร

เปลี่ยนตัวเลือกการทักทายและการกําหนดเส้นทางสําหรับการโทรที่ได้รับระหว่างและหลังชั่วโมงทําการ

ลําดับการโทรระหว่างชั่วโมงทําการ:

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams

2. เลือก การโทร ลําดับ>การโทร สําหรับชั่วโมงทําการ

3. คุณจะเห็นรายการแท็บที่ด้านบนของหน้าจอ เลือกแท็บคิวที่คุณต้องการจัดการ

4. เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับเวลาทําการ เลือก ไม่ทักทาย เล่นไฟล์เสียง หรือเพิ่มข้อความทักทาย 

5. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรสําหรับชั่วโมงการทํางาน โดยเลือกจาก:

   • ยกเลิกการเชื่อมต่อ
   • เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลในองค์กร: โอนสายไปยังบุคคลที่ระบุ
   • เปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์ภายนอก: เลือกหมายเลขโทรศัพท์ภายนอก
   • เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง: เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียงที่แชร์
   • ตัวเลือกเมนูเล่น: เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับตัวเลือกเมนู สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติ: เล่นตัวเลือกเมนู

ลําดับการโทรหลังเวลาทําการ

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร ลําดับ>การโทรสําหรับหลังชั่วโมงทําการ
3. เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับหลังเวลางาน
4. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรสําหรับหลังเวลางาน

ขั้นตอนการโทรสําหรับวันหยุด

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือก การโทร ลําดับ>การโทรสําหรับหลังเวลาทําการ>จัดการลําดับการโทรในวันหยุด
3. แก้ไขวันหยุดที่สังเกตได้สําหรับองค์กรของคุณด้วยการเลือก แก้ไขถัดจาก วันหยุดที่แสดงแต่ละรายการ
4. เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับวันหยุดแต่ละวัน
5. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรสําหรับวันหยุดแต่ละรายการ

จัดการตัวเลือกเมนู

ตั้งค่าลําดับการโทรสําหรับแต่ละหมายเลขบนแป้นกดหมายเลขเพื่อเปลี่ยนเส้นทางการโทรให้สอดคล้องกัน คุณสามารถเลือกให้กําหนดเส้นทางการโทรไปยังการเข้าร่วมอัตโนมัติ คิวการโทร หมายเลขภายนอก บุคคลที่ระบุ หรือไปยังข้อความเสียง

1. เลือกการตั้งค่าและการตั้งค่าเพิ่มเติม>ใน Teams
2. เลือกการเข้าร่วมการโทรอัตโนมัติ>
3. คุณจะเห็นรายการแท็บที่ด้านบนของหน้าจอ เลือกแท็บคิวเพื่อจัดการ
4. เลือกตัวเลือก เมนู จัดการ เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าสําหรับแป้นกดหมายเลขแต่ละหมายเลข
5. เลือก เพิ่มตัวเลือกใหม่ เพื่อสร้างตัวเลือกการกําหนดเส้นทางใหม่

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ใช้แอปคิว

จัดการคิวการสนับสนุนของคุณใน Teams

ตรวจสอบข้อความเสียงของคุณใน Teams