จัดการการตั้งค่าคิวการโทรและระบบตอบรับอัตโนมัติของคุณใน Microsoft Teams

ลูกค้าที่ติดต่อกับทีมมักจะต้องปรับเปลี่ยนคิวการโทรและการตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติบ่อยกว่าที่ผู้ดูแลระบบ IT ของพวกเขาสามารถจัดการได้ ผู้ดูแลระบบสามารถมอบสิทธิ์ให้บางคนเป็นผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต และให้ความสามารถในการเปลี่ยนการตั้งค่า เช่น เวลาทําการ การกําหนดเส้นทางการโทร การเป็นสมาชิกคิว และการทักทายที่บันทึกไว้ล่วงหน้าสําหรับคิวการโทรและการเข้าร่วมอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องออกจาก Teams

ในบทความนี้

กําหนดค่าการตั้งค่าคิวการโทร

            อนุญาตให้ผู้อื่นปฏิเสธไม่รับสาย

            โหมดการประชุม

            จัดการผู้ใช้และกลุ่ม

            เลือกวิธีการกําหนดเส้นทาง

            เปลี่ยนการตั้งค่าคําทักทาย

            ปรับเปลี่ยนการจัดการข้อยกเว้น

การกําหนดค่าการตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติ

            เปลี่ยนคําทักทายของการเข้าร่วมอัตโนมัติ

            จัดการชั่วโมงทําการ

            จัดการลําดับการโทร

            จัดการตัวเลือกเมนู

กําหนดค่าการตั้งค่าคิวการโทร

อนุญาตให้ผู้อื่นปฏิเสธไม่รับสาย

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก การโทร>การจัดการการโทร และการกําหนดเส้นทาง
3. สลับ อนุญาตให้ผู้อื่นปฏิเสธการโทร เปิดหรือปิดขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

โหมดการประชุม

โหมดการประชุม จะลดระยะเวลาที่คุณเชื่อมต่อกับผู้โทรหลังจากที่คุณยอมรับการโทร

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก การโทร>การจัดการการโทร และการกําหนดเส้นทาง
3. เปิดหรือปิด โหมดการประชุม ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

จัดการผู้ใช้และกลุ่ม

เพิ่มหรือเอาสมาชิกทีมออกจากคิวการโทรและกลุ่ม Microsoft 365 คุณสามารถเปลี่ยนลําดับสําหรับ การกําหนดเส้นทางการโทรแบบอนุกรม ซึ่งจะโทรหาแต่ละบุคคลตามลําดับที่อยู่ในรายการ

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก การโทร
3. เลือกแท็บการโทรที่คุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลงไปตามด้านบนของหน้าจอ
4. เลือก จัดการผู้ใช้และกลุ่ม สําหรับการตอบรับสาย
5. เลือก แก้ไข เพื่อเปลี่ยนบุคคลที่อยู่ในคิวการโทร
6. เลือก เพิ่มผู้ใช้และกลุ่ม
7. เพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่มโดยพิมพ์ชื่อของพวกเขา แล้วเลือกบุคคลหรือกลุ่มที่ถูกต้องจากรายการดรอปดาวน์
8. คลิกและลากผู้ใช้หรือกลุ่มเพื่อจัดเรียงลําดับรายการของคุณใหม่
9. เมื่อต้องการเอาผู้ใช้หรือกลุ่มออกจากรายการ ให้เลือกถังขยะที่อยู่ถัดจากชื่อของพวกเขา

เลือกวิธีการกําหนดเส้นทาง

วิธีการกําหนดเส้นทางจะกําหนดลําดับที่เอเจนต์รับสายจากคิว วิธีการเส้นทางมีอยู่สี่ชนิด:

การกําหนดเส้นทางการเข้าร่วม จะโทรหาตัวแทนทั้งหมดในคิวในเวลาเดียวกัน เจ้าหน้าที่คนแรกที่รับสายจะได้รับสาย

วงรอบการกําหนดเส้นทางแบบอนุกรม จะเรียกตัวแทนทั้งหมดทีละคนตามลําดับที่ระบุไว้ในรายการบุคคล ถ้าตัวแทนยกเลิกหรือไม่รับสาย การโทรจะโทรหาตัวแทนคนถัดไป รอบนี้จะเกิดขึ้นจนกว่าจะมีการตอบรับสาย หมดเวลา หรือผู้โทรวางสาย

ฟังก์ชัน Round Robin จะทําให้การกําหนดเส้นทางของสายเรียกเข้ามีความสมดุลเพื่อให้ตัวแทนแต่ละรายได้รับสายเรียกเข้าจํานวนเท่ากันจากคิว

เส้นทางที่ไม่ได้ใช้งานที่ยาวที่สุดแต่ละสายจะโทรหาตัวแทนที่ไม่ได้ใช้งานเป็นเวลานานที่สุด ตัวแทนจะถือว่าไม่ได้ใช้งาน ถ้าสถานะของพวกเขาแสดง พร้อมใช้งาน ตัวแทนที่ไม่พร้อมใช้งานจะไม่ได้รับสายจนกว่าพวกเขาจะเปลี่ยนสถานะเป็น พร้อมใช้งาน

วิธีการเลือกวิธีการกําหนดเส้นทาง:

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก การโทร>การจัดการและการกําหนดเส้นทางการโทร
3. เลื่อนลงไป ที่ เลือกวิธีการกําหนดเส้นทาง
4. เลือกวิธีการกําหนดเส้นทางที่คุณต้องการ

เปลี่ยนการตั้งค่าคําทักทาย

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams

2. เลือก การโทร

3. เลือกบรรทัดคิวการโทรที่คุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลง 
   

4. เลือก ไม่มีคําทักทายเพิ่มข้อความทักทาย หรือ เล่นไฟล์เสียง จากเมนูดรอปดาวน์คําทักทาย

   1. ถ้าคุณเลือก เล่นไฟล์เสียง ให้อัปโหลดไฟล์เสียงด้วยรูปแบบที่ยอมรับ
      
   2. ถ้าคุณเลือก เพิ่มข้อความทักทาย ให้พิมพ์ข้อความ

5. เลือก บันทึก

ปรับเปลี่ยนการจัดการข้อยกเว้น

เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับการโทรที่ยกเลิกการเชื่อมต่อ การโทรที่เกินเวลารอสูงสุด และตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรอื่นๆ ที่ขึ้นอยู่กับบางสถานการณ์

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก การโทร
3. เลื่อนลงไปที่ การจัดการข้อยกเว้น
4. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรเมื่อการโทรถึงจํานวนสูงสุดแล้ว เลือกจาก:

• ยกเลิกการเชื่อมต่อ: ยกเลิกการเชื่อมต่อการโทร
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลในองค์กร: นําการโทรไปยังบุคคลที่ระบุ
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์ภายนอก: ตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ภายนอกให้เปลี่ยนเส้นทาง
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง: เลือกข้อความเสียงส่วนบุคคลเพื่อเปลี่ยนเส้นทาง
• เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง (แชร์): เลือกข้อความเสียงที่แชร์เพื่อเปลี่ยนเส้นทางไปยัง

การกําหนดค่าการตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติ

การเข้าร่วมอัตโนมัติช่วยให้บุคคลโทรถึงองค์กรของคุณและนําทางระบบเมนูเพื่อพูดกับแผนกที่ถูกต้อง คิวการโทร บุคคล หรือตัวดําเนินการ

เปลี่ยนคําทักทายของการเข้าร่วมอัตโนมัติ

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams

2. เลือก การโทร

3. เลือกบรรทัดการเข้าร่วมอัตโนมัติที่คุณต้องการทําการเปลี่ยนแปลง

4. เลือก ไม่มีคําทักทายเพิ่มข้อความทักทาย หรือ เล่นไฟล์เสียง จากเมนูดรอปดาวน์คําทักทาย

   1. ถ้า เลือก เล่นไฟล์เสียง ให้อัปโหลดไฟล์เสียงด้วยรูปแบบที่ยอมรับ
   2. ถ้าเลือก เพิ่มข้อความทักทาย ให้พิมพ์ข้อความ

5. เลือก บันทึก

จัดการชั่วโมงทําการ

ระบุว่าคิวการโทรของคุณจะเปิดรับสายเมื่อใด

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams

2. เลือก การโทร>จัดการธุรกิจและหลังเวลาทําการ

3. คุณจะเห็นรายการของแท็บที่ด้านบนของหน้าจอ เลือก ที่คุณต้องการจัดการ

4. เลือก จัดการชั่วโมง

   

5. เลือกสถานการณ์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณที่สุด: เปิดชั่วโมงเดียวกันทุกวันเปิดชั่วโมงที่แตกต่างกันทุกวัน หรือ เปิด 24 ชั่วโมง 

   

6. ใช้การสลับ ตั้งค่าวันในสัปดาห์ที่ธุรกิจของคุณเปิดหรือปิดอยู่

7. เลือกชั่วโมงทําการของคุณโดยใช้เมนูดรอปดาวน์สําหรับแต่ละวัน

8. เมื่อต้องการเอาเวลาออก เลือก ปุ่ม ลบเวลา เมื่อต้องการเพิ่มช่วงเวลา (ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณปิดมื้อกลางวัน) ให้เลือก เพิ่ม 

   

จัดการลําดับการโทร

เปลี่ยนตัวเลือกคําทักทายและการกําหนดเส้นทางสําหรับการโทรที่ได้รับระหว่างและหลังชั่วโมงทําการ

โฟลว์การโทรระหว่างชั่วโมงทําการ:

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams

2. เลือก โฟลว์การโทรของการโทรด้วยไอคอน>การโทรของ สําหรับชั่วโมงทําการ

3. คุณจะเห็นรายการของแท็บที่ด้านบนของหน้าจอ เลือกแท็บคิวที่คุณต้องการจัดการ

4. เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับชั่วโมงทําการ เลือก ไม่มีคําทักทายเล่นไฟล์เสียง หรือ เพิ่มข้อความทักทาย 

5. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรสําหรับเวลาทําการ เลือกจาก:

   • ยก เลิก
   • เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลในองค์กร: นําการโทรไปยังบุคคลที่ระบุ
   • เปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์ภายนอก: เลือกหมายเลขโทรศัพท์ภายนอก
   • เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียง: เปลี่ยนเส้นทางไปยังข้อความเสียงที่แชร์
   • ตัวเลือกเมนูเล่น: เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับตัวเลือกเมนู สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติ: ตัวเลือกเมนู เล่น

ลําดับการโทรหลังเวลาทําการ

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก โทรโฟลว์การโทรด้วย>การโทรแบบ teams-audio-callสําหรับหลังเวลาทําการ
3. เลือกตัวเลือกคําทักทายเป็นเวลาหลายชั่วโมง
4. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรเป็นเวลาหลังชั่วโมง

โฟลว์การโทรสําหรับวันหยุด

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก โฟลว์การโทรของการโทร>การโทรของ Teams-audio-callเป็นเวลาหลายชั่วโมง>ในการจัดการโฟลว์การโทรของวันหยุด
3. แก้ไขวันหยุดที่สังเกตได้สําหรับองค์กรของคุณโดยการเลือก แก้ไข ที่อยู่ถัดจากวันหยุดที่ระบุไว้แต่ละรายการ
4. เลือกตัวเลือกคําทักทายสําหรับแต่ละวันหยุด
5. เลือกตัวเลือกการกําหนดเส้นทางการโทรสําหรับแต่ละวันหยุด

จัดการตัวเลือกเมนู

ตั้งค่าลําดับการโทรสําหรับแต่ละหมายเลขบนแป้นกดหมายเลขเพื่อเปลี่ยนเส้นทางสายเรียกเข้าให้สอดคล้องกัน คุณสามารถเลือกให้สายเรียกเข้าถูกกําหนดเส้นทางไปยังการเข้าร่วมอัตโนมัติ คิวการโทร หมายเลขภายนอก บุคคลที่ระบุ หรือไปที่ข้อความเสียง

1. เลือก การตั้งค่าและตัวเลือก>การตั้งค่า ใน Teams
2. เลือก การโทร>การเข้าร่วมอัตโนมัติ
3. คุณจะเห็นรายการของแท็บที่ด้านบนของหน้าจอ เลือกแท็บ คิว เพื่อจัดการ
4. เลือก จัดการตัวเลือกเมนู เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าสําหรับหมายเลขแป้นกดหมายเลขแต่ละหมายเลข
5. เลือก เพิ่มตัวเลือกใหม่ เพื่อสร้างตัวเลือกการกําหนดเส้นทางใหม่

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ใช้แอปคิว

จัดการคิวการสนับสนุนของคุณใน Teams

ตรวจสอบข้อความเสียงของคุณใน Teams