Tổ chức sự kiện trực tiếp trong Viva Engage

Cách thực hành tốt nhất để tổ chức sự kiện trực tiếp

Để tối ưu hóa việc tham dự, hãy sử dụng những cách thực hành tốt nhất này khi lập kế hoạch cho sự kiện trực tiếp của bạn:

• Quảng bá sự kiện trước ít nhất 24 giờ. Trong lời mời của bạn, hãy nhắc mọi người rằng họ có thể tham gia từ thiết bị hoặc máy tính của họ. Nếu không thể tham dự, họ có thể xem video đã quay.

• Chọn thời gian phù hợp với hầu hết người dự qua các múi giờ khác nhau.

• Mời mọi người sử dụng các công cụ họ sử dụng nhiều nhất: Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook hoặc SharePoint trong Microsoft 365. Và đừng ngần ngại gửi một lời nhắc vào ngày trước và một lần nữa ngay trước khi sự kiện diễn ra - nó hoạt động!

• Tạo đà phát triển bằng cách yêu cầu người tham gia đặt câu hỏi trong tuần trước khi diễn ra sự kiện.

• Tạo động lực cho những người đóng góp bằng cách sử dụng câu hỏi và câu trả lời để đánh dấu câu trả lời tốt nhất cho các câu hỏi được hỏi trong suốt sự kiện.

Điều tiết sự kiện trực tiếp 

Người sản xuất, người tổ chức sự kiện và người quản trị cộng đồng có thể quản lý các cuộc thảo luận và phản hồi cho người dự trong Viva Engage kiện trực tiếp.

Tổ chức một hội trường thị trấn cộng đồng

Sự kiện trực tiếp là điểm mấu chốt cho sự tham gia và cộng tác của tổ chức. Thông qua các sự kiện, các nhà lãnh đạo có thể cung cấp hướng dẫn và tạo ra sự rõ ràng về chiến lược và văn hóa. Người dự có thể tham gia với các nhà lãnh đạo, kết nối với mọi người trong toàn tổ chức của họ, củng cố mạng lưới của họ, cũng như chia sẻ thông tin chuyên sâu và ý tưởng.

Bạn có thể tạo và sản xuất các tòa nhà thị trấn làm sự kiện trực tiếp trong Viva Engage đồng. Phần này mô tả trải nghiệm người dự và đưa ra các biện pháp tốt nhất để thúc đẩy việc khám phá, tham dự và gắn kết.

1. Để bắt đầu, hãy chọn Tạo Sự kiện ở ngăn bên phải của tab Cuộc hội thoại hoặc Sự kiện.

   

2. Chọn Tòa thị chính làm tùy chọn phát rộng.

3. Nhập tên sự kiện, ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, cùng một mô tả. Đặt cấu hình thời gian sự kiện từ múi giờ trên thiết bị của bạn. Viva Engage bản địa hóa sự kiện cho múi giờ của mọi người và hiển thị giá trị chính xác cho tất cả người dùng.

   Phần Khả năng hiển thị hiển thị người xem cho sự kiện:

   

   • Hội trường thị trấn được tạo cho cộng đồng công cộng có sẵn cho bất kỳ ai trong tổ chức.

   • Hội trường thị trấn được tạo cho cộng đồng tư nhân chỉ dành cho các thành viên cộng đồng.

4. Thêm người đồng tổ chức và diễn giả trong phần Người tổ chức.

   • Thêm tối đa 10 người đồng tổ chức và diễn giả cho mỗi sự kiện. Bất kỳ người đồng tổ chức sự kiện nào cũng có thể quản lý tòa thị chính.

   • Người tổ chức sự kiện có thể quản lý và xóa phòng họp thị trấn. Người quản trị cộng đồng tạo phòng thị trấn được xác định là người tổ chức sự kiện.

   • Diễn giả có thể là bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Họ có thể trình bày màn hình của mình và có thể chia sẻ giọng nói và video trong khi diễn ra sự kiện.

5. Chỉ định cài đặt Sự kiện. Bạn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây để tạo sự kiện trực tiếp:

   • Trong Teams (mặc định).

   • Dòng trực tiếp hoặc được ghi trước sử dụng giao thức RTMP.

   Hãy xem mục con sau đây để biết chi tiết.

6. Theo mặc định, các sự kiện trực tiếp được tạo trong Teams. Các diễn giả và người tổ chức tham gia sự kiện tương tự như tham gia cuộc họp Teams. Người tổ chức có thể xác định màn hình video, âm thanh và chia sẻ nào sẽ được phát cho người dự.

7. Để tạo và phát hành sự kiện, chọn Tạo.

Sau khi bạn tạo và phát hành một tòa thị chính, trang sự kiện sẽ xuất hiện trong tab Sự kiện của cộng đồng. Việc chọn thẻ sự kiện sẽ đưa bạn đến trang sự kiện, nơi người tổ chức và người dự có thể khám phá và tham gia vào sự kiện. Người tổ chức, đồng tổ chức và diễn giả có thể chia sẻ, chỉnh sửa và sản xuất sự kiện thông qua trang sự kiện đó.

Các nhà tổ chức, đồng tổ chức và diễn giả cũng nhận được lời mời tham gia lịch. Lời mời phản ánh múi giờ của từng người và tự động cập nhật nếu thời gian diễn ra sự kiện thay đổi.

Chia sẻ, chỉnh sửa và sản xuất các hội trường thị trấn cộng đồng

Người tổ chức, đồng tổ chức và diễn giả có thể chia sẻ, chỉnh sửa và sản xuất sự kiện từ trang sự kiện. Tính năng Chia sẻ cung cấp khả năng sao chép trang sự kiện hoặc liên kết đến sự kiện Teams. Bạn có thể nhúng các liên kết trong các bài đăng và thông báo để thúc đẩy số người tham dự và tương tác.

Menu tràn cho phép người tổ chức, đồng tổ chức và diễn giả sửa hoặc xóa sự kiện:

Sản xuất sự kiện từ tiện ích Produce trong bảng điều khiển bên phải. Các Sản xuất sự kiện trong bộ mã hóa của bạn lựa chọn tùy chọn chỉ có sẵn khi RTMP-in được kích hoạt trong quá trình tạo. Bấm vào liên kết thông tin RTMP cho phép bạn sao chép URL và phím RTMP mà bạn có thể sử dụng bộ mã hóa bạn đã chọn:

Trải nghiệm người dự

Khi một tòa thị chính bắt đầu, người dự có thể tìm thấy nó ở đầu tab Cuộc hội thoại của cộng đồng, nơi nó hiển thị dưới dạng biểu ngữ hoặc thông qua một thông báo được gửi đến chuông.

Việc chọn biểu ngữ sự kiện hoặc thông báo sẽ mở ra trang sự kiện, nơi người dự có thể xem phòng họp thị trấn và tham gia.

Nhận hỗ trợ

Nhân viên IT hoặc AV trong tổ chức của bạn thường thực hiện hỗ trợ cho các sự kiện trực tiếp.

Nếu ứng dụng Microsoft 365 Người quản trị toàn cầu cung cấp thông tin liên hệ cho nhóm hỗ trợ tại địa phương, bạn có thể tìm thấy thông tin đó trong Viva Engage hoặc Microsoft 365:

• Chọn biểu tượng Trợ giúp.
  Thông tin hỗ trợ nằm ở cuối thẻ trợ giúp.

Tìm hiểu thêm

Tham dự sự kiện trực tiếp trong Viva Engage