Συμβουλές για την οργάνωση μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων στο Microsoft Teams

Οι εξαιρετικές εικονικές συσκέψεις και εκδηλώσεις δεν συμβαίνουν απλώς — απαιτούν σχεδιασμό και προετοιμασία εκ των προτέρων για να προσφέρουν την καλύτερη δυνατή εμπειρία. Από τον έλεγχο εξοπλισμού μέχρι την άσκηση μεταβάσεων, λίγη προετοιμασία μπορεί να αποτρέψει τεχνικά ζητήματα και να διατηρήσει την ομαλή λειτουργία της εκδηλωσής σας.

Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες συμβουλές μας για το σχεδιασμό και την παραγωγή συσκέψεων υψηλής ποιότητας, δημαρχείων και webinar στο Microsoft Teams.

Πρώτα βήματα

Κατεβάστε το Microsoft Teams για υπολογιστή για τις πιο αξιόπιστες εμπειρίες συσκέψεων και εκδηλώσεων. Απολαύστε πλήρη πρόσβαση σε δυνατότητες και ανώτερες επιδόσεις. Ενημερώστε το Teams για τις πιο πρόσφατες δυνατότητες ασφαλείας και διορθώσεις σφαλμάτων.

Σχεδιασμός παραγωγής εκδηλώσεων

Πριν από την έναρξη ενός συμβάντος, καθορίστε ρόλους και ευθύνες, δοκιμάστε παρουσιάσεις και ρυθμίστε τις απαραίτητες επικοινωνίες για χρήση κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Για ομαλή ρύθμιση, ακολουθήστε τις παρακάτω πρακτικές.

Να έχετε πάντα περισσότερα από ένα άτομα στην ομάδα συμβάντων. Ανάθεση ρόλων και αρμοδιοτήτων — μιλήστε για το ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε βήμα της επιχείρησης, από παραγωγούς και παρουσιαστές έως συντονιστές Q&A
Σχεδιάστε την επικοινωνία της ομάδας εκδήλωσης. Η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο είναι ζωτικής σημασίας για μεγάλες συσκέψεις και εκδηλώσεις. Η ομαδική συνομιλία εκδήλωσης (διαθέσιμη για το διοργανωτή, τους παραγωγούς και τους παρουσιαστές) είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να παραμείνετε σε επαφή.
Πρακτική εξάσκηση. Εκτελέστε το συμβάν για να ελέγξετε παρουσιάσεις, μεταβάσεις πρακτικής εξάσκησης και να ελέγξετε τις ρυθμίσεις ήχουκαι βίντεο. Παρακολουθήστε την εμπειρία συμμετεχόντων ζωντανά για να εξασφαλίσετε μια εξαιρετική εμπειρία για το ακροατήριό σας.

Συμβουλές: Για υβριδικά συμβάντα:

Διεξαγωγή έρευνας τοποθεσίας εκ των προτέρων. Επικυρώστε την υποδομή AV του καναλιού, την ενοποίηση του Teams και τη φυσική διάταξη.
Ελέγξτε και επαληθεύστε ότι όλος ο εξοπλισμός στο δωμάτιο λειτουργεί (κονσόλα MTR, μικρόφωνα, κάμερες, ηχεία, οθόνες, πίνακες ελέγχου).
Καταγράψτε τη ροή σήματος της αίθουσας (ήχος, βίντεο, δίκτυο) και προσδιορίστε τυχόν περιορισμούς ή ιδιοτροπίες.
Ενημερώστε το υλικολογισμικό και το λογισμικό σε όλο το υλικό που έχει πιστοποιηθεί από το Teams και εξασφαλίστε τη συμβατότητα με την τελευταία έκδοση του Teams.
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια ενσύρματη σύνδεση Ethernet διαθέσιμη για όλες τις συσκευές που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή (υπολογιστής Teams, υπολογιστής vMix κ.λπ.).

Ρύθμιση ήχου, βίντεο και κοινόχρηστου περιεχομένου

Η χρήση εξοπλισμού ήχου και βίντεο υψηλής ποιότητας είναι ζωτικής σημασίας κατά τη διάρκεια μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων. Ρυθμίστε μικρόφωνα και κάμερες web υψηλής ποιότητας ή συναντηθείτε από μια αίθουσα teams για υβριδικές εμπειρίες. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με σαφήνεια με το ακροατήριό σας και τους παρουσιαστές κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Ήχος

Μην παραβλέπετε την ποιότητα ήχου, είναι το πιο σημαντικό μέρος μιας εξαιρετικής εκδήλωσης. Ορισμένοι χρήστες μπορεί απλώς να ακούσουν με το πρόγραμμα περιήγησης στο παρασκήνιο.
Χρησιμοποιήστε μικρόφωνα υψηλής ποιότητας. Τα φορετά μικρόφωνα είναι ιδανικά για τους λιγότερο έμπειρους παρουσιαστές. τα φορητά μικρόφωνα απαιτούν πρακτική και τεχνική για την αποφυγή χειρισμού του θορύβου.
Για τους παρουσιαστές που χρησιμοποιούν υπολογιστή ή άλλη συσκευή, χρησιμοποιήστε ακουστικά πιστοποιημένα από το Teams.
Για παρουσιάσεις στο δωμάτιο, δοκιμάστε εκ των προτέρων τον ήχο της αίθουσας για να αποτρέψετε τη μετάδοση θορύβου ή σχολίων στο Internet.
Προσθέστε ήχο στο συμβάν χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε συσκευή καταγραφής ήχου που είναι συμβατή με ισορροπημένα βύσματα ήχου (υποδοχές XLR) ή σε στυλ ακουστικών 1/8" και σας επιτρέπει να συνδεθείτε στον υπολογιστή που εκτελεί το Teams μέσω USB.
Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε ένα σύστημα av υψηλής ποιότητας και συνδέστε την έξοδο HDMI ή SDI αυτού του συστήματος στο Teams χρησιμοποιώντας μια βασική συσκευή καταγραφής βίντεο, όπως ένα κουτί HDMI-USB.

Συμβουλές: Για υβριδικά συμβάντα:

Δοκιμάστε τις ρυθμίσεις ήχου στο δωμάτιο και online ξεχωριστά προτού ξεκινήσετε να το θέτετε σε λειτουργία.
Χρησιμοποιήστε ανεξάρτητα μικρόφωνα για αυτοπροσώπως και εικονικό ακροατήριο, αλλά βεβαιωθείτε ότι μόνο μία κυρίαρχη πηγή ήχου είναι συνδεδεμένη στην πλατφόρμα σύσκεψης.
Εάν πολλοί χρήστες χρησιμοποιούν συσκευές στο δωμάτιο συμμετέχουν, ζητήστε τους να αποσυνδέσουν τον ήχο του υπολογιστή τους για να αποτρέψουν την ηχώ ή τα σχόλια.
Φέρτε επιπλέον μικρόφωνα (π.χ., χειρός, lavaliers) για πανελίστες ή περιαγωγή Q&A.

Βίντεο

Ανάψτε καλά το θέμα σας — δεν μπορείτε να έχετε πολύ φως για τις περισσότερες κάμερες. Ο φωτισμός μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ μιας παραγωγής που θεωρείται επαγγελματική ή ερασιτεχνική.
Χρησιμοποιήστε τρία φώτα για να φωτίσετε το θέμα σας: ένα βασικό φως, γεμίστε το φως και το πίσω φως για να δώσετε καλό βάθος.
Οι συσκευές καταγραφής HDMI μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη ροή της εξόδου ενός υπολογιστή (PC ή Mac) στο Teams — ιδανικό για την εμφάνιση βίντεο υψηλής ποιότητας, επίδειξης λογισμικού ή γραφικών κίνησης σαν να ήταν τροφοδοσία κάμερας.
Μην συνδέετε είσοδο HDMI απευθείας σε μια σύσκεψη του Teams, καθώς το Teams δεν υποστηρίζει εγγενώς πηγές HDMI. Αντί για αυτό, χρησιμοποιήστε μια συσκευή καταγραφής HDMI για να μεταφέρετε βίντεο HDMI στον υπολογιστή σας, όπου μπορεί να εμφανιστεί ως εικονική κάμερα στο Teams. Για παράδειγμα, αυτή η ρύθμιση σάς επιτρέπει να συνδέσετε μια prosumer κάμερα με ανώτερη οπτική και ζουμ μέσω HDMI, βελτιώνοντας την ποιότητα βίντεο της σύσκεψης.

Κοινή χρήση περιεχομένου από την οθόνη σας

Η κοινή χρήση οθόνης κατά τη διάρκεια μιας εκδήλωσης είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να επιδείξετε προϊόντα και ροές εργασιών ή να καθοδηγήσετε το ακροατήριό σας σε σημαντικούς πόρους.

Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να παρουσιάσετε το περιεχόμενο αποτελεσματικά κατά την παραγωγή της εκδήλωσης.

Εάν είστε ο μοναδικός παραγωγός εκδηλώσεων, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε δύο οθόνες. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση περιεχομένου από τη δεύτερη οθόνη ενώ παράλληλα παράγετε το συμβάν από την πρώτη οθόνη υπολογιστή.

Κάντε κοινή χρήση ήχου από τη συσκευή σας κατά την παρουσίαση πολυμέσων.

Για περισσότερες οδηγίες σχετικά με την παρουσίαση σε μεγάλες συσκέψεις, ανατρέξτε στο θέμα Συμβουλές για την παρουσίαση σε μεγάλες συσκέψεις και εκδηλώσεις στο Microsoft Teams.

Ροή παραγωγής και ημέρα συμβάντος

Την ημέρα της εκδήλωσης, συνιστάται η ομάδα εκδήλωσης να συμμετάσχει τουλάχιστον 15 λεπτά πριν από την έναρξη του συμβάντος.
Χρησιμοποιήστε την πράσινη αίθουσα για να προετοιμαστείτε με άλλους διοργανωτές και παρουσιαστές πριν ξεκινήσει το συμβάν. Ελέγξτε όλα τα μικρόφωνα, τις κάμερες και τις τροφοδοσίες.
Αφήστε όλο τον ήχο σε σίγαση μέχρι να είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την παρουσίαση ζωντανά στην αρχή του συμβάντος.
Αναθέστε σε κάποιον να παρακολουθεί τόσο τις ενσωματωμένες όσο και τις εικονικές τροφοδοσίες για θέματα.

Σχεδιασμός για τεχνικά ζητήματα

Τεχνικά ζητήματα μπορούν να συμβούν, ακόμη και με την καλύτερη προετοιμασία. Ένα πρόγραμμα σταθερής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας εξασφαλίζει ότι το συμβάν θα συνεχίσει να λειτουργεί ομαλά σε περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά.

Να έχετε πάντα έναν δεύτερο παραγωγό που μπορεί να αναλάβει εάν ο κύριος παραγωγός εγκαταλείψει ή αντιμετωπίσει τεχνικά ζητήματα.
Διατηρήστε έναν εφεδρικό φορητό υπολογιστή με όλες τις διαφάνειες και τα πολυμέσα προφορτωμένα και δοκιμασμένα. Έχετε έτοιμα επιπλέον μικρόφωνα, κάμερες web και καλώδια σε περίπτωση αποτυχίας υλικού.
Χρησιμοποιήστε μια δευτερεύουσα σύνδεση στο Internet, όπως ένα κινητό hotspot, εάν η κύρια σύνδεση διακοπεί. Ελέγξτε τη σύνδεση αντιγράφου ασφαλείας πριν από την έναρξη του συμβάντος.
Πραγματοποιήστε προ-εγγραφή κρίσιμων παρουσιάσεων, ώστε να μπορείτε να μεταβείτε γρήγορα σε καταγεγραμμένο βίντεο σε περίπτωση που ένας παρουσιαστής χάσει τη συνδεσιμότητά του.
Το Microsoft Teams θα στείλει μια σύνδεση συμμετοχής κατά τη δημιουργία του συμβάντος. Αντί να κάνετε κοινή χρήση της απευθείας σύνδεσης ημερολογίου, δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη διεύθυνση URL, όπως Bit.ly για κοινή χρήση με τους συμμετέχοντες.
- Εάν για ένα τεχνικό ζήτημα ή σφάλμα παραγωγού απαιτείται η δημιουργία νέας εκπομπής, ενημερώστε γρήγορα την προσαρμοσμένη διεύθυνση URL ώστε να παραπέμπει στο νέο συμβάν, χωρίς να χρειάζεται να επανέλθετε στους συμμετέχοντες.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Οι υπηρεσίες συμβάντων του Microsoft Teams μπορούν να παρέχουν περισσότερη υποστήριξη για το σχεδιασμό ή τη διεξαγωγή μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Υιοθέτηση της Microsoft.