Συμβουλές για τη ρύθμιση μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων στο Microsoft Teams

Ρύθμιση μεγάλης σύσκεψης ή συμβάντος 

Πρώτα, ανάλογα με τον τύπο της σύσκεψης ή της εκδήλωσης που θέλετε να διοργανώσετε, προγραμματίστε μια σύσκεψη,ένα webinar ή ένα δημαρχείο του Teams.  

Στη συνέχεια, στιςεπιλογές σύσκεψης, προσαρμόστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις για βέλτιστες εμπειρίες: 

• Στην ενότητα Ρόλοι > Ποιος μπορεί να κάνει παρουσίαση, επιλέξτε Συγκεκριμένα άτομα. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αναζήτηση για συμμετέχοντες. Επιλέξτε παρουσιαστές για τη σύσκεψή σας (μόνο από τον οργανισμό σας ή από αξιόπιστους οργανισμούς).

  Σημείωση: Κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, οι παρουσιαστές μπορούν να προβιβάσουν τους συμμετέχοντες σε ρόλο παρουσιαστή. 

• Στην εγγραφής & απομαγνητοφώνησης , καθορίστε Ποιος μπορεί να κάνει εγγραφή και να μεταγραφεί. Ενεργοποιήστε αυτόματα την επιλογή Εγγραφή και μεταγραφή, για να βεβαιωθείτε ότι κάθε μέρος της σύσκεψης ή της εκδήλωσης καταγράφεται στην εγγραφή. 

• Στο Συμμετοχής : 

  1. Απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Να επιτρέπεται στους συμμετέχοντες το μικρόφωνο για να αποτρέψετε τις διακοπές του ακροατηρίου. Εάν κάποιος πρέπει να αλληλεπιδράσει κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, επιτρέψτε του είτε να καταργήσει τη σίγαση όταν σηκώνει το χέρι του είτε να αλλάξει το ρόλο του τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού επάνω από το όνομά του και επιλέγοντας Περισσότερες επιλογές . 

  2. Απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Να επιτρέπεται η κάμερα για συμμετέχοντες για να διατηρήσετε την εστίαση στους παρουσιαστές και το κοινόχρηστο περιεχόμενο μόνο. Όταν χρειάζεται κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, επιτρέψτε το βίντεο για έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα ή για όλους τους συμμετέχοντες. 
     
     Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δικαιωμάτων ήχου και βίντεο συμμετεχόντων.  

• Στα εργαλεία παραγωγής : 

  1. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Ενεργοποίηση πράσινης αίθουσας για να επιτρέψετε στους παρουσιαστές να συμμετέχουν νωρίς και να ελέγχουν την κοινή χρήση ήχου, βίντεο και περιεχομένου πριν από την αποδοχή των συμμετεχόντων. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση της πράσινης αίθουσας στο Microsoft Teams. 

  2. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Διαχείριση των συμμετεχόντων για να διαχειριστείτε τον τρόπο κοινής χρήσης περιεχομένου. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση των συμμετεχόντων στο Microsoft Teams. 

  3. Επιλέξτε Αποθήκευση. ​​​​​​​

• Οι αίθουσες υποσύσκεψης δεν μπορούν να δημιουργηθούν σε συσκέψεις με περισσότερους από 300 συμμετέχοντες, ακόμα και αν ο αριθμός των συμμετεχόντων μειωθεί σε λιγότερους από 300 στη διάρκεια της σύσκεψης. Επίσης, η δημιουργία αιθουσών ομάδας σε μια σύσκεψη περιορίζει αυτόματα τη χωρητικότητα σε 300 συμμετέχοντες. 

  Σημείωση: Οι αίθουσες υποσύσκεψης δεν υποστηρίζονται προς το παρόν στα δημαρχεία.

Ενθάρρυνση συμμετοχής συμμετεχόντων 

Βοηθήστε τους συμμετέχοντες να αξιοποιήσουν στο έπακρο τη σύσκεψη ή την εκδήλωση, ενθαρρύνοντας τη συμμετοχή τους.  

• Υπενθυμίστε και ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να σηκώσουν τα χέρια τους πριν μιλήσουν και να χρησιμοποιήσουν ζωντανές αντιδράσεις.

• Δημιουργήστε ψηφοφορίες κατά τη διάρκεια της σύσκεψης για να λάβετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο από τους συμμετέχοντες.

• Ενεργοποιήστε την επιλογή Q&A για να επιτρέψετε στους παρουσιαστές, τους διοργανωτές και τους συν-διοργανωτές να λαμβάνουν ερωτήσεις από τους συμμετέχοντες και να απαντούν σε αυτές σε πραγματικό χρόνο.

Περισσότερες βέλτιστες πρακτικές 

• Για την καλύτερη δυνατή εμπειρία με τη συμμετοχή σε μεγάλες συσκέψεις και εκδηλώσεις, οι συμμετέχοντες θα πρέπει να χρησιμοποιούν την πιο πρόσφατη έκδοση της εφαρμογής Teams σε υπολογιστή ή κινητή συσκευή. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Ενημέρωση του Microsoft Teams.

• Μετά τη φιλοξενία μιας επιτυχημένης εκδήλωσης, δημιουργήστε ένα προσωπικό πρότυπο σύσκεψης στο Microsoft Teams για να αποθηκεύσετε και να επαναχρησιμοποιήσετε όλες τις ρυθμισμένες ρυθμίσεις σας.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; 

Οι υπηρεσίες συμβάντων του Microsoft Teams μπορούν να παρέχουν περισσότερη υποστήριξη για το σχεδιασμό ή τη διεξαγωγή μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Υιοθέτηση της Microsoft. 

Σχετικά θέματα 

Επιλογές σύσκεψης στο Microsoft Teams

Συμβουλές για παρουσιάσεις σε μεγάλες συσκέψεις και εκδηλώσεις στο Microsoft Teams

Συμβουλές για την οργάνωση μεγάλων συσκέψεων και εκδηλώσεων στο Microsoft Team