Anda dapat menyinkronkan data antara daftar eksternal dan Microsoft Excel, serta selalu memperbarui kedua kumpulan data tersebut. Misalnya, Anda mungkin ingin menyimpan inventaris produk dalam daftar sehingga mudah dibagikan dan diperbarui, tetapi juga melakukan analisis inventaris berkala menggunakan Microsoft Excel.
Catatan
Anda tidak dapat menyinkronkan daftar eksternal dengan versi sebelumnya Excel 2013. Jika Anda mencoba melakukannya, dialog kesalahan akan muncul yang menyatakan, "Tidak dapat tersambung ke daftar."
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menemukan konten tentang data eksternal.
Persiapan dan prasyarat untuk menggunakan data eksternal.
Bekerja dengan data eksternal memerlukan beberapa tugas prasyarat untuk memungkinkan akses yang aman ke data. Informasi berikut dapat membantu Anda merencanakan langkah berikutnya. Selain itu, jika Anda mengalami masalah saat mencoba bekerja dengan data eksternal, info ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah. Untuk mengakses data eksternal, Anda atau administrator harus melakukan hal berikut ini:
Menyiapkan sumber data eksternal Administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses ke data dan data tidak berakhir di tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.
Mengonfigurasi akun dan layanan SharePoint Administrator harus mengaktifkan Layanan Konektivitas Data Bisnis dan Layanan Penyimpanan Aman. Untuk informasi tentang penggunaan layanan ini, lihat Mengonfigurasi solusi Layanan Konektivitas Bisnis untuk SharePoint 2013 dan Membuat Daftar Eksternal dari tabel SQL Azure dengan Layanan Konektivitas Bisnis dan Penyimpanan Aman.
Mengonfigurasi Layanan Penyimpanan Aman Administrator harus melakukan hal berikut: menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target. Untuk informasi tentang penggunaan layanan ini, lihat Membuat atau mengedit Aplikasi Target Penyimpanan Aman.
Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis Administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal memiliki izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis dan bahwa pengguna yang sesuai memiliki akses ke tipe konten eksternal yang menjadi dasar daftar eksternal. Untuk informasi tentang penggunaan layanan ini, lihat Mengonfigurasi solusi Layanan Konektivitas Bisnis untuk SharePoint 2013.
Membuat tipe konten eksternal Pengguna harus menentukan tipe konten eksternal yang berisi informasi tentang koneksi, akses, metode operasi, kolom, filter, dan metadata lain yang digunakan untuk mengambil data dari sumber data eksternal.
Membuat daftar eksternal Pengguna harus membuat daftar eksternal berdasarkan tipe konten eksternal dan satu atau beberapa tampilan daftar eksternal sesuai kebutuhan.
Memastikan produk Office siap digunakan Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki setidaknya Windows 7 dan produk perangkat lunak gratis berikut di setiap komputer klien: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4, dan WCF Data Services 5.0 untuk OData V3 (Jika perlu, Anda akan secara otomatis diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Selain itu, pastikan opsi penginstalan Office, Layanan Konektivitas Bisnis diaktifkan (ini adalah default). Opsi ini menginstal Runtime Klien Layanan Konektivitas Bisnis yang melakukan hal berikut: membuat cache dan menyinkronkan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal di produk Office, dan menjalankan solusi kustom di dalam produk Office.
Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan data eksternal, lihat Menemukan konten tentang data eksternal.
Ekspor daftar eksternal ke Excel
- Navigasikan ke situs SharePoint yang berisi daftar.
- Pada Peluncuran Cepat, pilih nama daftar SharePoint, atau pilih tombol PengaturanOffice
, pilih Konten situs atau Lihat Semua Konten Situs, lalu di bagian daftar yang sesuai, pilih nama daftar. -
Pilih Daftar, lalu pilih Ekspor ke Excel.
Secara default, kemampuan ini diaktifkan di daftar eksternal, tetapi dapat dinonaktifkan oleh administrator sistem. - Jika diminta untuk mengonfirmasi operasi, pilih OK.
- Dalam kotak dialog Unduh File , pilih Buka.
- Jika diminta untuk mengaktifkan koneksi data di komputer atau tidak, pilih Aktifkan jika Anda yakin koneksi ke data di situs SharePoint aman untuk diaktifkan.
Tabel Excel dibuat dengan koneksi data berdasarkan file kueri web. Kolom dalam tabel yang diekspor ditentukan oleh tampilan daftar eksternal saat ini. Data eksternal yang diekspor ditentukan oleh filter yang ditentukan pada tipe konten eksternal dan dalam tampilan daftar eksternal, serta pengaturan bahasa untuk situs SharePoint. Setiap batas halaman diabaikan.