Menjadwalkan balai kota di Microsoft Teams

Dalam artikel ini

Membuat balai kota

Menambahkan penyaji eksternal

Menduplikasi balai kota

Mengundang peserta ke balai kota

Undangan email balai kota

Menerbitkan balai kota

Membuat balai kota

Untuk menjadwalkan balai kota:

1. Buka Kalender Teams Anda.

2. Pilih panah di samping Rapat baru +.

3. Pilih Balai kota dari menu turun bawah.
   
   

4. Dalam Detail, masukkan info dasar, menunjuk penyaji, dan lainnya:

   1. Masukkan judul acara, tanggal mulai dan berakhir, serta deskripsi.

      Catatan: Durasi maksimal balai kota adalah 30 jam.

   2. Secara default, Pengelola adalah orang yang membuat balai kota.

   3. Dalam grup Acara > Rekan penyelenggara atau Penyaji, cari dan pilih orang lain yang akan membantu mengelola balai kota.
      
      Rekan penyelenggara akan memiliki sebagian besar kapabilitas penyelenggara tetapi tidak dapat mengubah Detail (tanggal, waktu, dll.). Penyaji akan dapat berbicara dan berbagi konten selama acara.

   4. Pilih Simpan dan kirim undangan untuk menerapkan perubahan dan mengundang rekan penyelenggara dan penyaji ke acara.
      
      

5. Dalam Peserta:
   
   

   1. Pilih apakah acara Anda akan tersedia untuk Organisasi Anda (anggota dan tamu organisasi Anda) atau Publik (siapa pun yang diundang atau dengan tautan ke acara).

   2. Di Undang peserta, cari dan pilih orang yang ingin Anda kirimi undangan acara.

   3. Aktifkan tombol Hanya izinkan orang yang diundang bergabung untuk membatasi kehadiran acara hanya untuk orang yang diundang secara langsung.

6. Pilih Simpan untuk menerapkan perubahan dan lanjutkan mengkustomisasi acara Anda.

7. Pilih Opsi rapat untuk mengedit pengaturan lainnya.

   Catatan: Beberapa opsi rapat mungkin dikunci bergantung pada kebijakan yang diatur oleh admin TI Anda.

8. Pilih Terbitkan untuk menjadwalkan acara balai kota Anda dan mengundang peserta.

Menduplikasi balai kota

Duplikat balai kota yang sudah ada untuk menerapkan semua detail dan pengaturannya ke balai kota baru. Anda dapat menduplikasi balai kota sebelumnya dan yang akan datang yang ada di kalender Teams.

Ketika Anda menduplikasi balai kota yang sudah ada, balai kota baru akan memiliki hal yang sama:

• Judul

• Deskripsi

• Penyaji, rekan penyelenggara, dan peserta

• Tema acara

• Pengaturan pendaftaran

• Email yang dikustomisasi

• Opsi rapat

Untuk menduplikasi balai kota:

1. Di kalender Teams Anda, klik kanan balai kota yang sudah lewat atau yang akan datang yang ingin Anda duplikat.

2. Pilih Duplikat acara .

3. Atur tanggal dan waktu acara baru dan edit detail acara apa pun yang ingin Anda ubah.

4. Pilih Simpan.

Anda juga bisa menduplikasi balai kota dengan mengklik ganda di kalender Teams Anda dan memilih duplikat acara pada halaman detail.

Mengundang peserta ke balai kota

Setelah mengundang peserta, mereka akan melihat undangan balai kota di kalender mereka. Jika mengaktifkan tombol alih Hanya izinkan orang yang diundang bergabung , Anda harus menerbitkan acara agar peserta dapat bergabung. 

Untuk mengundang peserta ke webinar:

1. Masuk ke kalender Teams Anda.

2. Buka balai kota yang sudah ada atau buat yang baru.

3. Buka Detail > Peserta.

4. Pilih apakah acara hanya akan terbuka untuk organisasi Anda , atau Publik.

   Catatan: Jika Anda memilih Organisasi Anda, anggota organisasi Anda bisa bergabung dari tautan berbagi, bahkan jika mereka tidak diundang. Aktifkan tombol Hanya izinkan orang yang diundang bergabung untuk membatasi kehadiran untuk peserta yang diundang saja.

5. Di Undang peserta, cari dan pilih orang yang ingin Anda undang.

6. Pilih Simpan.

Saat acara Anda diterbitkan, peserta akan menerima undangan melalui email secara otomatis. Undangan tanpa akun Microsoft bisa bergabung dalam rapat Anda secara anonim.

Undangan email balai kota

Saat Anda menerbitkan balai kota, peserta akan menerima undangan email secara otomatis. Undangan akan berisi detail penting, termasuk nama acara, tanggal dan waktu, serta deskripsi. Mereka juga akan mencerminkan tema acara Anda yang dikustomisasi.

Untuk menambahkan detail, edit undangan sebelum menerbitkan balai kota Anda. Untuk mengedit undangan email balai kota:

1. Masuk ke kalender Teams Anda.

2. Buka balai kota yang sudah ada atau buat yang baru.

3. Pilih Komunikasi.

4. Di baris undangan Balai Kota , pilih Pratinjau email.
   
   

5. Pilih Edit email.
   
   

6. Isi detail dalam templat yang disediakan.

7. Pilih Pratinjau email untuk melihat tampilan email kepada orang yang diundang.

   Catatan: Email mungkin terlihat berbeda untuk beberapa penerima tergantung pada layanan email dan perangkat mereka.

8. Pilih Edit email untuk terus mengedit, Batal untuk menghapus pengeditan, atau Simpan untuk menerapkan perubahan Anda.

Setelah Anda menerbitkan balai kota, Teams akan mengirimkan undangan email ini secara otomatis kepada peserta.

Menerbitkan balai kota

Setelah menyelesaikan detail balai kota dan templat undangan email, terbitkan balai kota untuk mengundang peserta secara otomatis.

Untuk menerbitkan balai kota:

1. Masuk ke kalender Teams Anda.

2. Buka balai kota yang sudah ada atau buat yang baru.

3. Menyelesaikan detail penting dan mengkustomisasi tema.

4. Pilih Simpan untuk menerapkan perubahan apa pun.

5. Pilih Terbitkan dan konfirmasi.
   
   

Setelah balai kota Anda diterbitkan, peserta akan secara otomatis menerima undangan email dan pembaruan tentang perubahan apa pun pada acara.

Memecahkan masalah

1. Apa yang harus saya lakukan jika saya mengalami masalah saat bergabung dalam rapat?

Pastikan Anda bergabung dalam rapat yang masuk dari akun tempat Anda menerima tautan undangan rapat atau bergabung. 

2. Saya diundang sebagai penyaji eksternal tetapi link gabungan saya tidak berfungsi.

Tautan unik Anda untuk bergabung sebagai penyaji hanya akan berfungsi jika Anda masuk ke Teams dengan email yang sama dengan tempat Anda menerima tautan bergabung. Anda tidak bisa masuk dengan akun lain dan menggunakan tautan, dan Anda tidak bisa bergabung secara anonim menggunakan tautan.

Apa selanjutnya?

Mengkustomisasi balai kota

Tuan rumah balai kota di Microsoft Teams