Tips untuk memproduksi rapat dan acara besar di Microsoft Teams

Rapat dan acara virtual yang hebat tidak hanya terjadi—mereka memerlukan perencanaan dan persiapan sebelumnya untuk memberikan pengalaman terbaik. Dari memeriksa peralatan hingga berlatih transisi, sedikit persiapan dapat mencegah masalah teknis dan menjaga acara Anda berjalan lancar.

Berikut adalah beberapa tips terbaik kami untuk merencanakan dan memproduksi rapat berkualitas tinggi, balai kota, dan webinar di Microsoft Teams.

Mulai

Unduh Microsoft Teams untuk desktop untuk pengalaman rapat dan acara yang paling dapat diandalkan. Nikmati akses fitur lengkap dan performa yang unggul. Perbarui Teams untuk fitur keamanan terbaru dan perbaikan bug.

Rencanakan produksi acara

Sebelum acara dimulai, tetapkan peran dan tanggung jawab, latih presentasi, dan siapkan komunikasi yang diperlukan untuk digunakan selama acara. Untuk persiapan yang lancar, ikuti praktik di bawah ini.

Selalu memiliki lebih dari satu orang dalam grup acara. Tetapkan peran dan tanggung jawab—bicarakan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah operasi, dari produser dan penyaji hingga moderator Q&A
Rencanakan komunikasi grup acara Anda. Komunikasi real-time sangat penting untuk rapat dan acara besar. Obrolan grup acara (tersedia untuk penyelenggara, produser, dan penyaji) adalah cara yang hebat untuk tetap terhubung.
Berlatihlah. Telusuri acara untuk memeriksa presentasi, berlatih transisi, dan menguji pengaturan audiodan video. Tonton pengalaman peserta secara langsung untuk memastikan pengalaman hebat bagi audiens Anda.

Tips: Untuk kejadian hibrid:

Menyelenggarakan survei situs terlebih dahulu. Validasi infrastruktur AV ruangan, integrasi Teams, dan tata letak fisik.
Uji dan verifikasi bahwa semua peralatan dalam ruangan berfungsi (konsol MTR, mikrofon, kamera, speaker, layar, panel kontrol).
Dokumentasikan aliran sinyal ruangan (audio, video, jaringan) dan identifikasi batasan atau keterbatasan apa pun.
Perbarui firmware dan perangkat lunak di semua perangkat keras bersertifikat Teams dan pastikan kompatibilitas dengan versi terbaru Teams.
Pastikan ada koneksi Ethernet berkabel yang tersedia untuk semua perangkat yang digunakan dalam produksi (Pc Teams, mesin vMix, dll.).

Menyiapkan konten audio, video, dan konten bersama

Menggunakan peralatan audio dan video berkualitas tinggi sangat penting selama rapat dan acara besar. Siapkan mikrofon dan webcam berkualitas tinggi atau rapat dari ruang Teams untuk pengalaman hibrid. Tips ini akan membantu Anda berkomunikasi secara jelas dengan audiens dan penyaji selama acara.

Audio

Jangan mengabaikan kualitas audio, ini adalah bagian terpenting dari acara besar. Beberapa orang mungkin hanya mendengarkan browser di latar belakang.
Gunakan mikrofon berkualitas tinggi. Mikrofon yang dapat dikenakan ideal untuk penyaji yang kurang berpengalaman; mikrofon genggam memerlukan latihan dan teknik untuk menghindari kebisingan.
Untuk penyaji yang menggunakan komputer atau perangkat lain, gunakan headset bersertifikat Teams.
Untuk presentasi dalam ruangan, uji audio ruang terlebih dahulu untuk mencegah kebisingan atau umpan balik ditransmisikan secara online.
Tambahkan audio ke acara menggunakan perangkat tangkapan audio apa pun yang kompatibel dengan audio seimbang (konektor XLR) atau colokan gaya headphone 1/8" dan memungkinkan Anda mencolokkan ke komputer yang menjalankan Teams melalui USB.
Atau, gunakan sistem AV kelas atas dan sambungkan output HDMI atau SDI sistem tersebut ke Teams menggunakan perangkat penangkap video dasar seperti kotak HDMI-USB.

Tips: Untuk kejadian hibrid:

Uji penyetelan audio dalam ruangan dan online secara terpisah sebelum melakukan siaran langsung.
Gunakan mikrofon independen untuk audiens tatap muka dan virtual, tetapi pastikan hanya satu sumber audio dominan yang tersambung ke platform rapat.
Jika beberapa orang menggunakan perangkat dalam ruangan bergabung, putuskan sambungan audio komputer mereka untuk mencegah gema atau umpan balik.
Bawa mikrofon ekstra (misalnya, genggam, lavaliers) untuk panelis atau jelajah Q&A.

Video

Terangi subjek Anda dengan baik—Anda tidak dapat memiliki terlalu banyak cahaya untuk sebagian besar kamera. Pencahayaan bisa menjadi perbedaan antara produksi yang dianggap profesional atau amatir.
Gunakan tiga lampu untuk menerangi subjek Anda: lampu kunci, lampu pengisi, dan lampu belakang untuk memberikan kedalaman yang baik.
Perangkat tangkapan HDMI juga dapat digunakan untuk melakukan streaming output komputer (PC atau Mac) ke Teams — ideal untuk menampilkan video berkualitas tinggi, demo perangkat lunak, atau grafik gerakan seolah-olah merupakan umpan kamera.
Jangan sambungkan input HDMI langsung ke rapat Teams, karena Teams tidak mendukung sumber HDMI secara asli. Sebagai gantinya, gunakan perangkat tangkapan HDMI untuk membawa video HDMI ke komputer Anda, di mana video dapat muncul sebagai kamera virtual di Teams. Misalnya, penyiapan ini memungkinkan Anda menyambungkan kamera prosumer dengan optik unggul dan zoom melalui HDMI, meningkatkan kualitas video rapat Anda.

Berbagi konten dari layar Anda

Berbagi layar selama acara adalah cara yang hebat untuk menunjukkan produk dan alur kerja atau memandu audiens Anda melalui sumber daya penting.

Tips ini akan membantu Anda menyajikan konten secara efektif saat memproduksi acara Anda.

Jika Anda satu-satu produser acara, sebaiknya gunakan dua monitor. Ini memungkinkan Anda berbagi konten dari monitor kedua saat memproduksi acara dari monitor pertama.

Bagikan audio dari perangkat Saat Anda menyajikan media.

Untuk panduan selengkapnya tentang menyajikan dalam rapat besar, lihat Tips untuk menyajikan rapat besar dan acara di Microsoft Teams.

Alur produksi dan hari acara

Pada hari acara, kami menyarankan grup acara untuk bergabung setidaknya 15 menit sebelum acara dimulai.
Gunakan ruang hijau untuk mempersiapkan diri dengan penyelenggara dan penyaji lain sebelum acara dimulai. Periksa semua mikrofon, kamera, dan umpan.
Biarkan semua audio dimatikan hingga Anda siap untuk mulai menyajikan secara langsung di awal acara.
Tetapkan seseorang untuk menonton umpan dalam ruangan dan virtual untuk masalah.

Rencana untuk masalah teknis

Masalah teknis bisa terjadi, bahkan dengan persiapan terbaik. Paket cadangan yang solid memastikan acara Anda tetap berjalan lancar jika terjadi kesalahan.

Selalu memiliki produser kedua yang dapat mengambil alih jika produser utama putus sekolah atau menghadapi masalah teknis.
Simpan laptop cadangan dengan semua slide dan media yang telah dimuat sebelumnya dan diuji. Siapkan mikrofon, webcam, dan kabel tambahan jika terjadi kegagalan perangkat keras.
Gunakan koneksi internet sekunder, seperti hotspot seluler, jika koneksi utama terjatuh. Uji koneksi cadangan sebelum acara dimulai.
Rekam presentasi penting terlebih dahulu sehingga Anda bisa beralih dengan cepat ke video yang direkam jika penyaji kehilangan konektivitas.
Microsoft Teams akan mengirimkan tautan bergabung saat acara dibuat. Daripada berbagi tautan kalender langsung, buat URL kustom seperti Bit.ly untuk dibagikan dengan peserta.
- Jika masalah teknis atau kesalahan produser mengharuskan pembuatan siaran baru, perbarui URL kustom dengan cepat untuk mengarahkan ke acara baru tanpa perlu memadukan ulang peserta.

Perlu bantuan lainnya?

Layanan Acara Microsoft Teams dapat menyediakan lebih banyak dukungan dengan merencanakan atau menjalankan rapat dan acara besar Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Penerapan Microsoft.