Tips untuk menyiapkan rapat dan acara besar di Microsoft Teams

Menyiapkan rapat atau acara besar 

Pertama, berdasarkan tipe rapat atau acara yang ingin Diselenggarakan, jadwalkan rapat Teams,webinar, atau balai kota.  

Lalu, dalamopsi rapat, sesuaikan pengaturan berikut untuk pengalaman optimal: 

• Di Peran > Siapa yang bisa menyajikan, pilih Orang tertentu. Lalu, pilih Cari peserta. Pilih penyaji untuk rapat Anda (hanya dari organisasi atau organisasi tepercaya Anda).

  Catatan: Selama rapat, penyaji bisa mempromosikan peserta ke peran penyaji. 

• Dalam transkripsi & Perekaman , tentukan Siapa yang dapat merekam dan transkripsi. Aktifkan tombol Rekam dan transkripsikan secara otomatis untuk memastikan setiap bagian rapat atau acara Anda direkam dalam rekaman. 

• Dalam Partisipasi : 

  1. Nonaktifkan izinkan mikrofon untuk peserta untuk mencegah gangguan audiens. Jika seseorang perlu berinteraksi selama rapat, izinkan mereka untuk menyalakan suara saat mereka mengangkat tangan mereka atau mengubah peran mereka dengan mengarahkan mouse ke atas nama mereka dan memilih Opsi lainnya . 

  2. Nonaktifkan Izinkan kamera untuk peserta untuk mempertahankan fokus pada penyaji dan konten bersama saja. Saat diperlukan selama rapat, izinkan video untuk peserta tertentu atau semua orang. 
     
     Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Mengelola izin audio dan video peserta.  

• Dalam alat Produksi : 

  1. Aktifkan tombol aktifkan ruang Hijau untuk memungkinkan penyaji bergabung lebih awal dan memeriksa berbagi audio, video, dan konten sebelum peserta dimasukkan. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Menggunakan ruang hijau di Microsoft Teams. 

  2. Aktifkan tombol alih Kelola peserta untuk mengelola cara konten dibagikan. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Mengelola peserta yang terlihat di Microsoft Teams. 

  3. Pilih Simpan. ​​​​​​​

• Ruang terpisah tidak bisa dibuat dalam rapat yang memiliki lebih dari 300 peserta, bahkan jika jumlah peserta turun menjadi kurang dari 300 selama rapat. Selain itu, membuat ruang terpisah dalam rapat secara otomatis membatasi kapasitas hingga 300 peserta. 

  Catatan: Ruang terpisah saat ini tidak didukung di balai kota.

Mendorong keterlibatan peserta 

Bantu peserta Anda memaksimalkan rapat atau acara Anda dengan mendorong partisipasi mereka.  

• Ingatkan dan dorong peserta untuk mengangkat tangan mereka sebelum berbicara dan menggunakan reaksi langsung.

• Buat polling selama rapat untuk mendapatkan umpan balik secara real-time dari peserta.

• Aktifkan T&J untuk memungkinkan penyaji, penyelenggara, dan rekan penyelenggara untuk mengajukan pertanyaan dari peserta dan menjawabnya secara real time.

Praktik terbaik lainnya 

• Untuk pengalaman terbaik dalam menghadiri rapat dan acara besar, peserta harus menggunakan versi terbaru aplikasi Teams di desktop atau perangkat seluler. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Memperbarui Microsoft Teams.

• Setelah menyelenggarakan acara yang sukses, buat templat rapat pribadi di Microsoft Teams untuk menyimpan dan menggunakan kembali semua pengaturan yang dikonfigurasi.

Perlu bantuan lainnya? 

Layanan Acara Microsoft Teams dapat menyediakan lebih banyak dukungan dengan merencanakan atau menjalankan rapat dan acara besar Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Penerapan Microsoft. 

Topik terkait 

Opsi rapat di Microsoft Teams

Tips untuk menyajikan rapat dan acara besar di Microsoft Teams

Tips untuk memproduksi rapat dan acara besar di Microsoft Team