Menjadwalkan rapat di Microsoft Teams

Menjadwalkan rapat

Ada beberapa cara untuk menjadwalkan rapat di Teams:

• Untuk menjadwalkan rapat dengan anggota obrolan, buka obrolan dan pilih Opsi lainnya di bagian atas obrolan. Lalu, pilih Jadwalkan rapat .

• Jadwalkan rapat dari Kalender Teams Anda. Pilih Kalender di Teams dan pilih Rapat baru .

Formulir penjadwalan adalah tempat Anda akan memberikan judul rapat, mengundang orang, dan menambahkan detail rapat. Gunakan Asisten Penjadwalan untuk menemukan waktu yang sesuai untuk semua orang.

Di Asisten Penjadwalan, Anda dapat melihat zona waktu, jadwal, dan ketersediaan peserta selama waktu yang berbeda. Kisi Asisten Penjadwalan akan memperlihatkan jadwal setiap peserta. Area bernaung diperlihatkan saat peserta sibuk atau mengadakan rapat tentatif. Area yang tidak berhadapan diperlihatkan ketika peserta gratis. 

Setelah selesai mengisi detail, pilih Simpan untuk menutup formulir penjadwalan dan mengundang peserta ke rapat.

Menambahkan nomor dial-in  

Sertakan nomor dial-in dan ID konferensi sehingga peserta bisa menghubungi rapat Teams. Jika Anda menjadwalkan rapat dari Outlook, nomor dial-in dan ID konferensi secara otomatis muncul dalam undangan rapat terjadwal. Untuk cara menambahkan detail ini saat menjadwalkan di Teams, lihat Menambahkan nomor dial-in untuk rapat di Teams.

Menetapkan kategori ke rapat

Kode warna kalender Anda dengan kategori. Sama seperti di Outlook, Anda bisa menetapkan satu atau beberapa kategori untuk setiap rapat di kalender Anda. Ada beberapa cara untuk menetapkan kategori:

1. Klik kanan acara di kalender Anda.

2. Pilih Kategorikan .

3. Pilih warna.

Anda juga bisa mengkategorikan rapat saat Anda menjadwalkannya dengan memilih Kategori di bagian atas formulir penjadwalan.

Mengundang orang di luar organisasi Anda 

Teams memungkinkan Anda mengundang orang di luar organisasi, termasuk orang-orang yang tidak memiliki lisensi Teams. Anda akan memerlukan alamat email lengkap mereka untuk mengundang mereka.

1. Create rapat atau buka rapat yang sudah ada di Kalender Teams Anda.

2. Masukkan nama dalam bidang Tambahkan peserta yang diperlukan . 

   • Jika seseorang adalah peserta opsional, pilih Opsional di bidang Tambahkan peserta yang diperlukan dan tambahkan nama mereka.

3. Ketik alamat email lengkap orang tersebut (misalnya: Joe@example.com).

4. Pilih Kirim atau Kirim pembaruan. Mereka akan menerima email dengan tautan ke rapat.

Mengundang orang-orang dengan tautan 

Teams memungkinkan Anda mengundang orang lain ke rapat melalui tautan rapat. Untuk berbagi tautan ini:

1. Create rapat atau buka rapat yang sudah ada di Kalender Teams Anda.

2. Link rapat akan muncul sebagai URL. Pilih Salin untuk menyalin URL.

Menambahkan rekan penyelenggara

Setelah mengundang orang ke rapat, Anda bisa menambahkan hingga 10 rekan penyelenggara untuk membantu mengelola rapat Anda. Sebelum menambahkan rekan penyelenggara, pastikan orang yang ingin Anda tambahkan sudah ditambahkan sebagai peserta yang diperlukan lalu ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Create rapat atau buka rapat yang sudah ada di Kalender Teams Anda.

2. Pastikan orang yang ingin Anda tambahkan sebagai rekan penyelenggara diundang ke rapat.

3. Pilih Opsi > Opsi lainnya.

4. Di Peran , pilih nama mereka dari menu menurun Pilih rekan penyelenggara .

5. Pilih Simpan.

Menjadikannya rapat saluran

1. Pilih Rapat baru .

2. Ketikkan nama saluran dalam bidang Tambahkan saluran .

Saluran tidak dapat diedit atau ditambahkan setelah undangan dikirim. Anda harus mengirim undangan baru dengan saluran yang diperbarui.

Setelah menambahkan orang yang diinginkan, pilih Asisten Penjadwalan untuk menemukan waktu terbaik.

Jika merupakan rapat berulang, buka menu menurun di samping Jangan ulangi (tepat di bawah tanggal). Pilih seberapa sering Anda menginginkannya muncul dari opsi default atau pilih Kustom untuk membuat irama Anda sendiri.

Menjadwalkan rapat dalam kalender saluran 

Jika Anda tidak terbiasa dengan cara menambahkan kalender ke saluran, langkah-langkahnya diuraikan untuk Anda di Lihat semua rapat Anda di Teams. Setelah selesai, Anda memiliki beberapa cara untuk menambahkan acara ke kalender bersama.

1. Di Teams , pilih tim tempat Anda ingin menjadwalkan rapat.

2. Di sudut kanan atas, pilih panah turun bawah di samping Rapat sekarang . 

3. Pilih Jadwalkan rapat .

4. Tambahkan peserta lain yang berada di luar tim tempat Anda menjadwalkan rapat.

5. Pilih Kirim.

Saat Anda memilih Kirim, semua orang dalam tim yang Anda jadwalkan rapat akan menerima undangan pribadi.

Jika Anda menambahkan tamu dan mitra dari luar organisasi, mereka tidak akan memiliki akses ke kalender saluran.

Klik kanan untuk opsi lainnya

Klik kanan acara di kalender Anda untuk:

• Edit  detail rapat.

• Mengobrol dengan peserta dalam obrolan rapat.

• Bergabung dalam online .

• Salin tautan .

• Batalkan rapat jika Anda penyelenggara.

• Perlihatkan sebagai untuk mengatur status yang akan mencerminkan kalender peserta selama waktu rapat jika RSVP mereka menerima rapat.

• Kategorikan  rapat.

Bergabung dalam rapat  

Rapat Teams akan memperlihatkan tombol bergabung pada acara di kalender Anda lima menit sebelum dimulainya rapat. Setelah seseorang bergabung dalam rapat, acara akan berubah warna untuk memberi tahu Anda bahwa mereka sedang online.

Pilih Gabung untuk membuka jendela pengaturan rapat untuk mengonfirmasi pengaturan kamera dan mikrofon pilihan Anda sebelum bergabung dalam rapat online.