Setelah Anda menentukan rapat adalah metode yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan, pelajari tentang bagaimana Anda bisa merencanakan dan memimpin rapat yang produktif dan mudah diakses oleh semua peserta terlepas dari tipe rapat.
Daftar periksa rapat yang disengaja
-
Selalu memiliki agenda - Membuat OneNote bersama yang telah diisi sebelumnya dengan agenda dan mendorong orang lain untuk berkontribusi pada agenda.
-
Menetapkan aturan keterlibatan - Di awal rapat, penyelenggara harus mengarkulasi agenda dan aturan dasar yang akan digunakan, khususnya untuk rapat hibrid.
-
Bergiliran berbicara - Bergiliran dalam rapat hibrid bisa bermasalah jika tidak ada aturan keterlibatan yang ditetapkan dan peserta memiliki koneksi internet yang buruk, atau tidak mengaktifkan video mereka.
Tips tentang cara menghindari gangguan satu sama lain dalam rapat:
-
Jadilah sengaja memilih pembicara berikutnya.
-
Orang di ruang rapat harus menunggu orang-orang menelepon untuk berbagi terlebih dahulu.
-
Ini ok untuk menjeda rapat dan aktif mengatasi situasi tumpang tindih.
-
-
Menggunakan obrolan paralel secara efektif dalam rapat - Obrolan paralel dalam rapat bisa berguna untuk berbagi tautan ke informasi selengkapnya dan menggunakan @mentions untuk mendapatkan perhatian orang-orang tertentu.
-
Jangan lupa untuk menindaklanjuti - Tinggalkan waktu untuk meringkas item tindakan di akhir rapat Anda. Pertimbangkan untuk menambahkan buku catatan OneNote ke Teams atau menambahkan tab Wiki di Teams untuk merekam item tindak lanjut dan catatan rapat untuk menyempurnakan rapat kembali.
