Du kan legge til organisasjonsnøkkelord i elementer på et SharePoint Server- eller SharePoint i Microsoft 365-nettsted for metadatamerking og for å utvikle et system for å klassifisere og organisere nettinnhold i forskjellige kategorier. Nøkkelord og metadata gjør det mulig å fange opp noe av kunnskapen til personene som bruker innholdet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innføring i forvaltede metadata i SharePoint.
Du kan legge til en kolonne for Virksomhetsnøkkelord i en liste eller et bibliotek. Deretter kan du velge liste- eller bibliotekelementet du vil legge til et nøkkelord i, og skrive inn ordet eller uttrykket du vil vise i elementegenskapene.
Illustrasjonen nedenfor viser et eksempel på en kolonne med et organisasjonsnøkkelord lagt til.
Slik legger du til en kolonne for organisasjonsnøkkelord i en liste eller et bibliotek:
- Naviger til listen eller biblioteket du vil legge til en kolonne for organisasjonsnøkkelord for.
- Velg Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger på båndet for et SharePoint Server-bibliotek eller en SharePoint-liste.
Velg
Innstillinger fra et SharePoint i Microsoft 365-område, og velg deretter Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger. - Velg Innstillinger for virksomhetsmetadata og nøkkelord i kolonnen Tillatelser og behandling.
- Merk av for Legg til en kolonne for organisasjonsnøkkelord i denne listen under Legg til organisasjonsnøkkelord på innstillingssiden, og aktiver synkronisering av nøkkelord.
Deaktivere eller aktivere metadatapublisering
Du kan kontrollere om termene eller nøkkelordene som legges til i kolonnene for forvaltede metadata eller virksomhetsnøkkelord i en liste eller et bibliotek, blir tilgjengelige som nøkkelord for sosial merking. Hvis listen for eksempel inneholder sensitiv informasjon, vil du kanskje ikke at nøkkelordverdiene skal være synlige. Hvis du vil begrense tilgang til nøkkelord, kan du vurdere å deaktivere metadatapublisering.
Obs!
Termer fra et lokalt termsett som ble opprettet i sammenheng med en bestemt nettstedssamling, er som standard ekskludert fra metadatapublisering. Lokale termsett er ikke tilgjengelige for bruk i forbindelse med sosial merking eller som organisasjonsnøkkelord.
Følg disse trinnene for å deaktivere eller aktivere metadatapublisering:
Gå til listen eller biblioteket du vil konfigurere metadatapublisering for.
Velg Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger på båndet for et SharePoint Server-bibliotek eller en SharePoint-liste.
Velg Innstillinger fra et SharePoint i Microsoft 365-område, og velg deretter Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.Velg Innstillinger for organisasjonsmetadata og nøkkelord under Tillatelser og behandling.
Gjør ett av følgende under Lagre metadata på denne listen som sosiale merker i delen Metadatapublisering:
- Hvis du vil publisere verdier i feltene Forvaltede metadata og Virksomhetsnøkkelord til profil for sosial merking og Mitt nettsted, merker du av i avmerkingsboksen.
- Hvis du vil hindre at verdier i feltene Forvaltede metadata og Virksomhetsnøkkelord blir eksponert for sosial merking og Mitt område-profiler, fjerner du merket i avmerkingsboksen.
Velg OK.
Mer om organisasjonsnøkkelord
SharePoint transformerer virksomhetsnøkkelordene til ett enkelt, ikke-hierarkisk termsett. Du kan finne dette spesielle termsettet, som kalles nøkkelordsettet, ved hjelp av verktøyet for behandling av termlager. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette, konfigurere og behandle grupper og termsett.
Nøkkelordene du legger til, er tilgjengelige for andre når brukere åpner SharePoint-lister eller -biblioteker. Når brukere for eksempel skriver inn lignende tegn i kolonnen Virksomhetsnøkkelord i listen, viser SharePoint nøkkelordet i en forslagsmelding. Hvis du legger til en kolonne for organisasjonsnøkkelord i en liste eller et bibliotek, kopierer SharePoint eventuelle eksisterende dokumentkoder til kolonnen for organisasjonsnøkkelord når dokumentene lastes opp til listen eller biblioteket. Dette bidrar til å synkronisere eksisterende nøkkelord med funksjonene for forvaltede metadata.
Administratorer for termlageret kan gjøre nøkkelordsettet åpent eller lukket. Om settet er åpent eller lukket, påvirker hvordan brukere arbeider med en kolonne for organisasjonsnøkkelord i en liste eller et bibliotek. Hvis du legger til en kolonne for organisasjonsnøkkelord i en liste eller et bibliotek, kan nettstedsbrukere angi nøkkelordverdier. Hvis nøkkelordsettet er lukket, kan ikke brukere sende inn nye nøkkelord, men må bruke eksisterende organisasjonsnøkkelord eller en forvaltet term. Hvis søkeordtermen angitt for området er åpen, kan brukere legge til en hvilken som helst tekstverdi i denne kolonnen.
Hvis det er aktuelt, kan en administrator som har tillatelse til å administrere, endre hvordan SharePoint håndterer disse nøkkelordene, og flytte dem til et bestemt administrert termsett. Deretter blir nøkkelordene tilgjengelige for de samme typene bruk som de andre termene i termsettet.