Du kan synkronisere data mellom en ekstern liste og Microsoft Excel, og holde begge datasettene oppdatert. Du kan for eksempel synes det er greit å føre liste over produktbeholdningen slik at det blir enkelt å dele og oppdatere listen, men du vil også gjøre periodiske beholdningsanalyser ved hjelp av Microsoft Excel.
Obs!
Du kan ikke synkronisere en ekstern liste med versjoner tidligere Excel 2013. Hvis du forsøker å gjøre dette, vises en feildialogboks med meldingen «Kan ikke koble til listen».
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne innhold om eksterne data.
Forberedelser og forutsetninger for bruk av eksterne data.
Arbeid med eksterne data krever flere nødvendige oppgaver for å sikre tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Hvis det oppstår problemer når du prøver å arbeide med eksterne data, kan denne informasjonen også hjelpe deg med å identifisere problemet. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:
Klargjøre den eksterne datakilden En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer En administrator må aktivere Tilkoblingstjenester for forretningsdata og Sikker lagringstjeneste. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se Konfigurere Business Connectivity Services-løsninger for SharePoint 2013 og lage en ekstern liste fra en SQL Azure-tabell med Business Connectivity Services og sikker lagring.
Konfigurere sikker lagringstjeneste En administrator må gjøre følgende: avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se Opprette eller redigere et målprogram for sikker lagring.
Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata En administrator må sikre at brukeren som oppretter det eksterne innholdet, har tilgang til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at de riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se Konfigurere Business Connectivity Services-løsninger for SharePoint 2013.
Opprette en ekstern innholdstype En bruker må angi en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, bruksmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.
Opprette en ekstern liste En bruker må etter behov opprette en ekstern liste basert på den eksterne innholdstypen og én eller flere visninger av den eksterne listen.
Kontroller at Office-produkter er klare til bruk Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha minst Windows 7 og følgende gratisprogramvareprodukter på hver klientdatamaskin: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 for OData V3 (om nødvendig blir du automatisk bedt om å laste ned programvaren). Kontroller også at installasjonsalternativet for Office, Business Connectivity Services , er aktivert (dette er standard). Dette alternativet installerer Business Connectivity Services Client Runtime som gjør følgende: hurtigbufrer og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretningsdata til eksterne innholdstyper, viser velgeren for eksterne elementer i Office-produkter og kjører egendefinerte løsninger i Office-produkter.
Hvis du vil ha mer generell informasjon om hvordan du bruker eksterne data, kan du se Finne innhold om eksterne data.
Eksportere den eksterne listen til Excel
- Gå til SharePoint-nettstedet som inneholder listen.
- Velg navnet på SharePoint-listen på hurtigstartlinjen, eller velg
, velg Områdeinnhold eller Vis alt områdeinnhold, og velg deretter navnet på listen i den aktuelle listedelen. - Velg Liste, og velg deretter Eksporter til Excel.
Denne funksjonen er aktivert som standard for eksterne lister, men den kan deaktiveres av systemansvarlig. - Hvis du blir bedt om å bekrefte operasjonen, velger du OK.
- Velg Åpne i dialogboksen Filnedlasting.
- Hvis du blir spurt om du vil aktivere datatilkoblinger på datamaskinen, velger du Aktiver hvis du tror at tilkoblingen til dataene på SharePoint-nettstedet er trygg å aktivere.
En Excel-tabell opprettes med en datatilkobling basert på en nettspørringsfil. Kolonnene i den eksporterte tabellen bestemmes av den gjeldende eksterne listevisningen. De eksterne dataene som eksporteres, bestemmes av filtrene som er definert for den eksterne innholdstypen og i den eksterne listevisningen, og språkinnstillingene for SharePoint-området. Eventuelle sidebegrensninger ignoreres.