Introduksjon til lister

En liste er en samling med data som du kan dele med gruppemedlemmer og personer du har gitt tilgang til. Du finner en rekke ferdiglagde listemaler, som er et godt utgangspunkt for organisering av listeelementer. Mer informasjon på Listemaler i Microsoft 365.

Denne artikkelen forklarer konseptene bak å opprette og bruke lister. Du kan opprette lister i SharePoint, Lists-appen i Microsoft 365 eller Microsoft Teams. Finn ut hvordan du kommer i gang med lister i Microsoft Teams.

Se følgende artikler for informasjon om lister:

• Opprette en liste
• Slette en liste
• Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek
• Lister i Microsoft 365
• Konfigurere metadatanavigasjon for en liste eller et bibliotek
• Administrere store lister og biblioteker

Velg en overskrift nedenfor for å åpne den og se detaljert informasjon.

Oversikt over lister

Organisasjoner bruker vanligvis mange typer lister, inkludert koblinger, kunngjøringer, kontakter, problemsporing og undersøkelser, for å nevne noen.

Lister kan også inneholde oppgaver som du kan bruke som samlingspunkt for gruppesamarbeid eller i en forretningsløsning. I mange tilfeller kan lister gi raske, effektive løsninger med små eller ingen endringer.

Du kan for eksempel bruke følgende:

• Oppgaver Inkluderer sporing av eierskap og fremdrift i tillegg til en innebygd tidslinje for en attraktiv visuell presentasjon av listeinnholdet.
• Problemsporing Inkluderer versjonskontroll og lagring av versjonslogg, for dypere analyse av arbeidsgruppeprosjekter og vanlige arbeidsoppgaver.

Lister er omfattende og fleksible og har mange innebygde funksjoner du kan bruke til å lagre, dele og arbeide med data på en robust måte.

Du kan for eksempel:

• Opprette en liste med mange ulike kolonner, inkludert Tekst, Tall, Valg, Valuta, Dato og klokkeslett, Oppslag, Ja/nei og Beregnet. Du kan også legge én eller flere filer ved et listeelement hvis du vil gi flere detaljer, for eksempel et regneark som inneholder underbyggende tall, eller et dokument med bakgrunnsinformasjon.
• Du kan opprette listevisninger for å organisere, sortere og filtrere data på forskjellige måter: endre metadata, for eksempel ved å legge til og slette kolonner, modifisere valideringsregler, bruke lister konsekvent på flere nettsteder med innholdstyper, nettstedkolonner, samt maler. Du kan for eksempel vise bare de aktuelle hendelsene fra en kalender på en hjemmeside og opprette en visuell visning (ligner en veggkalender) på en annen side.
• Opprette relasjoner mellom lister ved å bruke en kombinasjon av unike kolonner, oppslagskolonner og relasjonshåndhevelse (gjennomgripende og begrenset sletting). Alt dette er med på å gjøre det enklere å lage avanserte forretningsløsninger og å bevare dataintegriteten.
• Opprette egendefinerte lister, vise data i nettdeler og på nettdelsider og importere, eksportere og koble til data fra andre programmer, for eksempel Excel og Access.
• Spor versjoner og detaljert historikk, krev godkjenning for å endre data, bruk sikkerhet på elementnivå og mappesikkerhet, sjekk inn og ut og hold deg automatisk informert om endringer ved å bruke varsler og RSS-feeder.
• Organiser innhold som er i én liste, i mapper for enkelhets skyld og for å oppnå bedre ytelse. Du kan forbedre ytelsen generelt ved å bruke indeksering i forbindelse med store lister.

Måter å arbeide med lister på

Nedenfor beskrives noen måter du kan arbeide med lister på, som hjelper deg med å behandle informasjon for gruppen.

Spore versjoner og detaljert loggSpore versjoner av listeelementer slik at du kan se hvilke elementer som er endret fra versjon til versjon, og hvem som endret listeelementene. Hvis det gjøres feil i en nyere versjon, kan du gjenopprette en tidligere versjon av et element. Det er spesielt viktig å spore loggen for en liste hvis organisasjonen trenger å overvåke listen etter hvert som den utvikler seg.

Krev godkjenningAngi at det kreves godkjenning for et listeelement før det kan vises av alle. Elementer blir værende i en ventestatus til de er godkjente eller forkastet av noen som har tillatelse til å godkjenne dem. Du kan kontrollere hvilke brukergrupper som kan vise et listeelement før det er godkjent.

Tilpass tillatelser Angi om deltakerne i listen bare kan lese og redigere elementene de opprettet, eller alle elementene i listen. People som har tillatelse til å administrere lister, kan lese og redigere alle listeelementer. Du kan også bruke bestemte tillatelsesnivåer på ett enkelt listeelement, for eksempel hvis elementet inneholder konfidensiell informasjon.

Opprette og administrere visningerOpprett ulike visninger av den samme listen. Innholdet i den faktiske listen endres ikke, men elementene organiseres eller filtreres slik at brukere kan finne den viktigste eller mest interessante informasjonen, avhengig av behovene deres.

Oppdatere lister Uavhengig av hvilken type liste du oppdaterer, er fremgangsmåten lik for å legge til, redigere og slette listeelementer.

Legge til eller redigere listeelementer

Det finnes to måter å legge til eller redigere listeelementer på:

• Du kan bruke et skjema, som er standardmetoden.
• Innebygd, som betyr at du legger til elementet direkte på listesiden.

Hvis listen er satt opp for å spore versjoner, blir en ny versjon av listeelementet opprettet hver gang du redigerer et listeelement. Du kan vise en logg over hvordan listeelementet er endret, og gjenopprette en tidligere versjon hvis du gjør en feil i en nyere versjon.

Bruke formler og beregnede verdier Bruk formler og beregnede verdier til dynamisk å generere informasjon i kolonnene i en liste. Operasjonene kan inkludere informasjon fra andre kolonner i en liste, samt systemfunksjoner, for eksempel IDAG, for å angi gjeldende dato. Du kan for eksempel angi en standard forfallsdato som er sju dager fra dagens dato.

Hold deg informert om endringer Lister og visninger kan bruke RSS, slik at medlemmer i arbeidsgruppen kan motta oppdateringer automatisk. RSS er en teknologi som gjør det mulig for personer å motta og vise oppdateringer, eller RSS-feeder, av nyheter og informasjon på ett sted. Du kan også opprette e-postvarsler som varsler deg når listene endres, eller når nye elementer legges til. Varsler er en praktisk måte å holde oversikt over endringer som er viktige for deg.

Opprette listerelasjoner Opprett en relasjon mellom to lister. I kildelisten oppretter du en oppslagskolonne som henter (eller «slår opp») én eller flere verdier fra en målliste hvis disse verdiene samsvarer med verdien i oppslagskolonnen i kildelisten. Hvis du vil, kan du fortsette å legge til flere kolonner fra mållisten i kildelisten. Når du oppretter en oppslagskolonne, kan du også bestemme deg for å fremtvinge relasjonsvirkemåte ved å angi et alternativ for gjennomgripende sletting eller begrenset sletting som bidrar til å holde dataene gyldige og forhindre inkonsekvenser som kan forårsake problemer senere.

Dele listeinformasjon med et databaseprogram Hvis du har installert et databaseprogram, for eksempel Access, kan du eksportere og importere data til og fra nettstedet samt koble en tabell fra databasen til en liste. Når du arbeider med listedataene i en Access-database, kan du også opprette spørringer, skjemaer og rapporter. For mer informasjon, se Importere data fra en Access-database til en Access-webapp.

Bruke lister konsekvent på tvers av nettsteder Hvis gruppen arbeider med flere typer lister, kan du legge til konsekvens på tvers av flere lister med innholdstyper, nettstedkolonner og maler. Disse funksjonene gjør det mulig å bruke innstillingene og listestrukturen på en effektiv måte. Du kan for eksempel opprette en innholdstype for et kundeserviceproblem som spesifiserer bestemte kolonner (for eksempel kundekontakt) og forretningsprosesser for innholdstypen. Et annet eksempel er å opprette en nettstedskolonne for avdelingsnavn som har en rullegardinliste over avdelinger. Du kan bruke kolonnen i flere lister på nytt for å sikre at navnene alltid vises på samme måte i hver liste.

Arbeide med listeelementer fra et e-postprogram Bruk et e-postprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologi, til å ta viktig listeinformasjon med deg. Med Outlook kan du for eksempel vise og oppdatere oppgaver, kontakter og diskusjonstavler på området fra Outlook. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Koble en ekstern liste til Outlook.

Angi innholdsmålrettingAktiver publikumsmålretting for å filtrere elementer etter grupper.

Listetyper

Listetypen du bruker, avhenger av typen informasjon du deler.

Kunngjøringer Del nyheter og status, og gi påminnelser. Kunngjøringer støtter forbedret formatering med bilder, hyperkoblinger og formatert tekst.

Kontakter Lagre informasjon om personer eller grupper som du arbeider med. Hvis du bruker et e-post- eller kontaktbehandlingsprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du vise og oppdatere kontaktene fra nettstedet ditt i det andre programmet. Du kan for eksempel oppdatere en liste over alle organisasjonens leverandører fra et e-postprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologier, for eksempel Outlook. En kontaktliste administrerer ikke medlemmene av området, men den kan brukes til å lagre og dele kontakter for organisasjonen, for eksempel en liste over eksterne leverandører.

Diskusjonstavler Gi et sentralt sted for å ta opp og lagre gruppediskusjoner, på samme måte som formatet for nyhetsgrupper. Hvis administratoren har aktivert lister på nettstedet for mottak av e-postmeldinger, kan diskusjonstavler lagre e-postdiskusjoner fra de fleste vanlige e-postprogrammer. Du kan for eksempel opprette en diskusjonstavle for organisasjonens nye produktutgivelse.

Koblinger Gi en sentral plassering for koblinger til Internett, firmaets intranett og andre ressurser. Du kan for eksempel opprette en liste over koblinger til kundenes nettsteder.

Forfremmede koblinger Vise et sett med koblingshandlinger i et visuelt oppsett.

Calendar Lagre for gruppens hendelser eller for bestemte situasjoner, for eksempel helligdager i bedriften. En kalender gir visuelle visninger, som ligner på en skrivebords- eller veggkalender, av gruppehendelser, inkludert møter, sosiale arrangementer og heldagshendelser. Du kan også spore gruppemilepæler, for eksempel tidsfrister og produktutgivelsesdatoer som ikke er relatert til et bestemt tidsintervall. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en kalendervisning fra en liste.

Oppgaver Spor informasjon om prosjekter og andre gjøremålshendelser for gruppen. Du kan tilordne oppgaver til personer samt spore status og prosent fullført etter hvert som oppgaven nærmer seg fullføring. Hvis du bruker en e-post eller et oppgavebehandlingsprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du vise og oppdatere oppgavene fra nettstedet i det andre programmet. Du kan for eksempel opprette en oppgaveliste for organisasjonens budsjettprosess, og deretter vise og oppdatere den i Outlook sammen med andre oppgaver. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en liste.

Prosjektoppgaver Lagre aktivitetsinformasjon med en Gantt-visning og fremdriftsindikatorer. Du kan spore status og prosent fullført etter hvert som oppgaven nærmer seg fullføring. Hvis du bruker et e-post- eller oppgavebehandlingsprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du vise og oppdatere prosjektoppgavene fra nettstedet ditt i det andre programmet. Du kan for eksempel opprette en prosjektoppgaveliste på nettstedet ditt for å identifisere og tildele arbeidet for å opprette en opplæringshåndbok, og deretter kan du spore organisasjonens fremdrift fra Project. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en liste.

Problemsporing Lagre informasjon om bestemte problemer, for eksempel kundestøtteproblemer, og spor fremdriften for dem. Du kan tilordne problemer, kategorisere dem og relatere problemer til hverandre. Du kan for eksempel opprette en problemsporingsliste for å administrere problemer og løsninger på kundeservice. Du kan også kommentere problemer hver gang du redigerer dem, noe som kan opprette en logg over kommentarer uten å endre den opprinnelige beskrivelsen av problemet. En kundestøtterepresentant kan for eksempel registrere hvert trinn som er tatt for å løse et problem, og resultatene. Du kan også bruke en problemsporingsliste med en arbeidsflyt med tre statuser til å hjelpe organisasjonen med å håndtere problem- eller prosjektsporing. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en liste.

Undersøkelse Samle inn og samle inn tilbakemeldinger, for eksempel en tilfredshetsundersøkelse for ansatte eller en test. Du kan utforme spørsmål og svar på flere forskjellige måter og se en oversikt over tilbakemeldingen din. Hvis du har installert et regneark eller databaseprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologier, kan du eksportere resultatene for å analysere dem ytterligere. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en undersøkelse.

Egendefinert Starte en liste fra grunnen av. Du kan også opprette en egendefinert liste som er basert på et regneark, hvis du har et regnearkprogram som er kompatibelt med Microsoft-teknologier. Du kan for eksempel importere en liste fra Excel som du opprettet for å lagre og behandle kontrakter med leverandører. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en liste basert på et regneark.

Eksterne lister Arbeid med data som er lagret utenfor en liste, men som du kan lese og skrive til i Microsoft 365. Datakilden for en ekstern liste kalles en ekstern innholdstype. I motsetning til en opprinnelig Microsoft 365-liste bruker en ekstern liste Business Connectivity Services til å få tilgang til data direkte fra et eksternt system (for eksempel SAP, Siebel og Microsoft SQL Server), uavhengig av om dette systemet er en database, en nettjeneste eller et bransjesystem.

Egendefinert liste i dataarkvisning Opprett en tom liste som ligner på en egendefinert liste, men for å vise listen som standard i dataarkvisning. I dataarkvisning får du et datarutenett der du kan vise og redigere data som rader og kolonner. Du kan legge til og redigere rader og kolonner, bruke filtre og sorteringsrekkefølger, vise beregnede verdier og totalsummer og enkelt redigere data i rutenettceller. Dataarkvisning krever at Office er installert på en 32-biters klientdatamaskin og en nettleser som støtter ActiveX-kontroller.

Statusliste Vis og spor målene i prosjektet. Listen inneholder et sett med fargede ikoner som angir i hvilken grad målene er nådd.

Sirkulasjoner Send informasjon, inkludert bekreftelsesstempler, til gruppemedlemmene.

Microsoft IME-ordliste Bruk data i listen som en Microsoft IME-ordliste. Du kan konvertere kolonneelementer av typen Les til Vis ved å bruke Microsoft IME, og vise innholdet i Kommentar i kommentarvinduet i IME. Dataene kan kobles til en bestemt nettadresse.

Innholdsliste for PerformancePoint Lagre instrumentbordelementer, for eksempel målstyringer, rapporter, filtre, instrumentbordsider og andre instrumentbordelementer, som du oppretter ved hjelp av PerformancePoint-instrumentbord Designer.

Språk og oversettere Bruk sammen med en arbeidsflyt for oversettingsbehandling i et bibliotek for oversettingsbehandling. Arbeidsflyten bruker listen til å tilordne oversettingsoppgaver til oversetteren som er angitt i listen for hvert språk. Du kan opprette denne listen manuelt, eller du kan velge å få denne listen opprettet automatisk når du legger til en arbeidsflyt for oversettelsesbehandling i et bibliotek for oversettelsesbehandling.

KPI-liste Spor KPI-er (Key Performance Indicator) for raskt å evaluere fremdriften i forhold til målbare mål. Du kan konfigurere KPI-lister for å spore ytelse ved å bruke en av fire datakilder: manuelt registrerte data, data i en Microsoft 365-liste, data i Excel-arbeidsbøker eller data fra Analysis Services, en komponent i Microsoft SQL Server. Når KPI-listen er opprettet, kan du bruke den til å vise statusen for indikatoren på en instrumentbordside.

Importere regneark Bruk kolonner og data fra et eksisterende regneark. Du må ha Microsoft Excel eller et annet kompatibelt program for å kunne importere et regneark.

Legge til en liste på siden

Slik legger du til en liste i en moderne SharePoint-opplevelseside:

1. Hvis siden ikke allerede er i redigeringsmodus, klikker du Rediger øverst til høyre på siden.

2. Hold musen over eller under en eksisterende nettdel, og du vil se en linje med + omringet, slik som dette:

   

3. Klikk på + , så ser du en liste over nettdeler du kan velge blant. Rull ned til delen Dokumenter, lister og biblioteker .

4. Velg liste.
   Navnene på alle tilgjengelige lister vises.

5. Velg listen du vil sette inn på siden.

6. Hvis du er fornøyd med valget ditt, velger du Lagre som kladd nær toppen til venstre. Hvis du vil gjøre den oppdaterte siden tilgjengelig for andre, velger du Publiser nesten øverst til høyre.

Slik legger du til en liste på en SharePoint-side med klassisk opplevelse:

1. Klikk Innstillinger under Områder: , og klikk deretter Områdeinnhold.

2. Klikk ikonet Legg til en app .

   

3. Rull gjennom og klikk appen du vil bruke. Det kan være flere sider.

4. Gi appen et unikt navn, slik at du kan kalle den tilbake senere for en side og klikke Opprett.

5. Når du kommer tilbake til skjermbildet Nettstedsinnhold, kan du gjøre tre ting:

   • Lukk vinduet, og gå tilbake til siden. Legg til den nye appen på siden ved hjelp av Sett inn nettdeler.
   • Klikk appen, og begynn å skrive inn data.
   • Klikk ellipsen (...), og klikk deretter Innstillinger. Du kan legge til kolonner, endre navn og utføre andre oppgaver her.

Organisere lister på et område

Du kan bruke funksjonene for lister på mange måter, og hvordan du bruker dem, avhenger av størrelsen og antallet av lister du har og behovene i organisasjonen.

Lagre mange elementer i en liste

Det kan hende du ønsker at én stor liste skal tjene ulike formål. Du kan for eksempel ha et stort antall tekniske problemer som skal spores på tvers av organisasjonen, med problemer som gjelder flere prosjekter og grupper.

Bruk én liste i disse tilfellene:

• Gruppen trenger å se oppsummeringsinformasjon om listeelementer eller ulike visninger for det samme settet av elementer. For eksempel kan en leder ønske å se fremdriften for alle tekniske problemer for en organisasjon eller se alle problemene som ble rapportert i samme periode.
• Brukere ønsker å bla i eller søke etter problemene på samme sted på et nettsted.
• Du ønsker å bruke de samme innstillingene for listeelementene, for eksempel sporing av versjoner eller krav om godkjenning.
• Gruppene som arbeider med listen, har felles, lignende egenskaper, for eksempel samme nivå for tillatelser. Det kan bli brukt unik tillatelse for spesifikke listeelementer, men hvis nivåene for tillatelser varierer mye, bør du vurdere flere lister.
• Du ønsker å analysere informasjon om listen eller motta konsoliderte oppdateringer for listen. Du kan motta varsler når listeelementer endres, eller vise endringer for en liste ved å bruke RSS-teknologi. RSS-feeder gjør det mulig for medlemmer i arbeidsgruppen å se på én liste over informasjon som er endret.

Opprette flere lister

Det kan være en fordel med flere lister der det er klare forskjeller mellom elementene du vil behandle eller mellom brukergruppene som arbeider med dem.

Bruk flere lister i disse tilfellene:

• Du forventer ikke at brukere trenger felles oppsummeringer for elementene.
• Gruppene av personer som arbeider med informasjonen, er distinkte og har ulike nivåer for tillatelser.
• Du trenger å benytte ulike innstillinger, for eksempel versjoner eller godkjenning, for flere sett av elementer.
• Du trenger ikke å analysere elementene samlet eller få konsoliderte oppdateringer for listen.

Organisere elementer i en liste

Her følger noen av de måtene du kan organisere lister og listeelementer på:

Legge til kolonner For å hjelpe gruppen med å finne de viktigste elementene kan du legge til kolonner i listen. Du kan for eksempel legge til Prosjekt-kolonnen i en liste slik at det blir enklere for personer som arbeider på bestemte prosjekter, å vise og arbeide med elementene sine. Du kan også legge til flere kolonner hvis du vil samle inn mer informasjon for hvert listeelement, for eksempel navnet på avdelingen eller navnet på en ansatt.

Hvis du har flere elementer i en liste, kan du vurdere indeksering av visse kolonner for å forbedre ytelsen når du viser flere elementer eller bytter visning. Denne funksjonen endrer ikke måten elementer er organisert på, men den kan sette organisasjoner i stand til å lagre et stort antall elementer i en liste på en enklere måte. Indeksering kan imidlertid føre til mer bruk av databaseplass. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.

Opprette visninger Bruk visninger hvis personer i gruppen ofte trenger å se data på en bestemt måte. Visninger bruker kolonner til å sortere, gruppere, filtrere og vise dataene. Du kan også velge hvor mange elementer som skal vises om gangen i hver visning. Brukere kan for eksempel bla gjennom en liste i sett med 25 eller 100 listeelementer per side, avhengig av preferansene og tilkoblingshastigheten.

Visninger gir deg fleksibilitet til å lagre et stort antall elementer i en liste, men du kan se bare de delsettene du ønsker på et bestemt tidspunkt, for eksempel bare de problemene som ble rapportert dette året, eller bare de aktuelle hendelsene i en kalender. Du kan opprette personlige visninger som bare er tilgjengelige for deg, og hvis du har tillatelse til å endre en liste, kan du opprette fellesvisninger som er tilgjengelige for alle. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.

Opprette mapper Legg til mapper i de fleste listetyper hvis listeeieren har tillatt at mapper opprettes. Dette er spesielt nyttig hvis listeelementene kan deles inn på en bestemt måte, for eksempel etter prosjekt eller gruppe. Mapper gjør det enklere å skanne og behandle listeelementer. Microsoft-teknologier tilbyr en trevisning som gjør det mulig å navigere på nettsteder og mapper på samme måte som de arbeider med mappene på harddisken. Hver avdeling kan for eksempel ha sin egen mappe. Hvis du vil ha mer informasjon, se Opprette en mappe i en liste.