Porady dotyczące tworzenia dużych spotkań i wydarzeń w aplikacji Microsoft Teams

Doskonałe wirtualne spotkania i wydarzenia nie tylko się zdarzają — wymagają uprzedniego planowania i przygotowania, aby zapewnić jak najlepsze środowisko. Od sprawdzania sprzętu do praktykowania przejść, trochę przygotowania może zapobiec problemom technicznym i zapewnić sprawne działanie wydarzenia.

Poniżej przedstawiono niektóre z naszych najlepszych wskazówek dotyczących planowania i tworzenia wysokiej jakości spotkań, ratuszy i seminariów internetowych w usłudze Microsoft Teams.

Wprowadzenie

Pobierz aplikację Microsoft Teams dla komputerów stacjonarnych, aby uzyskać najbardziej niezawodne środowiska spotkań i zdarzeń. Korzystaj z pełnego dostępu do funkcji i doskonałej wydajności. Zaktualizuj aplikację Teams, aby uzyskać najnowsze funkcje zabezpieczeń i poprawki błędów.

Planowanie produkcji zdarzeń

Przed rozpoczęciem wydarzenia ustal role i obowiązki, przećwicz prezentacje oraz skonfiguruj niezbędną komunikację do użycia podczas wydarzenia. Aby uzyskać bezproblemową konfigurację, postępuj zgodnie z poniższymi praktykami.

Zawsze mieć więcej niż jedną osobę w grupie zdarzeń. Przypisz role i obowiązki — porozmawiaj o tym, kto jest odpowiedzialny za każdy krok operacji, od producentów i osób prowadzących po moderatorów Q&A
Zaplanuj komunikację grupy zdarzeń. Komunikacja w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie dla dużych spotkań i wydarzeń. Czat grupowy wydarzenia (dostępny dla organizatora, producentów i osób prowadzących) to świetny sposób na pozostawanie w kontakcie.
Przećwicz. Przeprowadź wydarzenie, aby sprawdzić prezentacje, przećwiczyć przejścia oraz przetestować ustawienia audioi wideo. Obejrzyj na żywo środowisko uczestników, aby zapewnić odbiorcom wspaniałe wrażenia.

Porady: W przypadku zdarzeń hybrydowych:

Z wyprzedzeniem przeprowadź ankietę dotyczącą witryny. Sprawdź poprawność infrastruktury av pokoju, integracji aplikacji Teams i układu fizycznego.
Przetestuj i sprawdź, czy wszystkie urządzenia w pomieszczeniu działają (konsola MTR, mikrofony, kamery, głośniki, wyświetlacze, panele sterowania).
Udokumentować przepływ sygnału w pomieszczeniu (audio, wideo, sieć) i zidentyfikować wszelkie ograniczenia lub dziwactwa.
Zaktualizuj oprogramowanie układowe i oprogramowanie na wszystkich urządzeniach certyfikowanych przez aplikację Teams oraz zapewnij zgodność z najnowszą wersją aplikacji Teams.
Upewnij się, że istnieje przewodowe połączenie Ethernet dostępne dla wszystkich urządzeń używanych w produkcji (Teams PC, vMix, itp.).

Konfigurowanie zawartości audio, wideo i udostępnionej

Korzystanie ze sprzętu audio i wideo wysokiej jakości ma kluczowe znaczenie podczas dużych spotkań i wydarzeń. Skonfiguruj wysokiej jakości mikrofony i kamery internetowe lub spotkaj się z pokoju aplikacji Teams, aby uzyskać środowisko hybrydowe. Te porady pomogą Ci w jasnym komunikowaniu się z odbiorcami i osobami prowadzącymi podczas wydarzenia.

Dźwięk

Nie przeocz jakości dźwięku, jest to najważniejsza część wspaniałego wydarzenia. Niektóre osoby mogą po prostu słuchać z przeglądarką w tle.
Używaj wysokiej jakości mikrofonów. Mikrofony do noszenia są idealne dla mniej doświadczonych prezenterów; mikrofony ręczne wymagają ćwiczeń i techniki, aby uniknąć hałasu.
W przypadku osób prowadzących korzystających z komputera lub innego urządzenia użyj zestawu słuchawkowego z certyfikatem aplikacji Teams.
W przypadku prezentacji w pomieszczeniu przetestuj dźwięk pokoju z wyprzedzeniem, aby zapobiec przesyłaniu hałasu lub opinii w trybie online.
Dodaj dźwięk do zdarzenia przy użyciu dowolnego urządzenia przechwytywania dźwięku zgodnego z zrównoważonym dźwiękiem (złącza XLR) lub wtyczek 1/8 cala w stylu słuchawek i umożliwia podłączenie do komputera z aplikacją Teams za pośrednictwem portu USB.
Możesz też użyć wysokiej klasy systemu AV i podłączyć wyjście HDMI lub SDI tego systemu do aplikacji Teams za pomocą podstawowego urządzenia do przechwytywania wideo, takiego jak skrzynka HDMI-USB.

Porady: W przypadku zdarzeń hybrydowych:

Przed rozpoczęciem transmisji na żywo przetestuj ustawienia dźwięku w pomieszczeniu i online.
Korzystaj z niezależnych mikrofonów dla odbiorców indywidualnych i wirtualnych, ale upewnij się, że do platformy spotkania jest podłączone tylko jedno dominujące źródło dźwięku.
Jeśli wiele osób dołącza do urządzeń w pomieszczeniu, odłącz je od dźwięku komputera, aby uniknąć echa lub opinii.
Weź ze sobą dodatkowe mikrofony (np. ręczne, lawistki) dla panelistów lub roaming Q&A.

Klip wideo

Dobrze oświetlaj obiekt — nie możesz uzyskać zbyt dużej ilości światła dla większości aparatów. Oświetlenie może być różnicą między produkcją postrzeganą jako profesjonalna lub amatorska.
Użyj trzech świateł do oświetlenia obiektu: kluczowej lampki, światła wypełniającego i tylnego, aby zapewnić dobrą głębię.
Urządzenia przechwytujące HDMI mogą być również używane do przesyłania strumieniowego danych wyjściowych komputera (pc lub Mac) do aplikacji Teams — idealne do wyświetlania wysokiej jakości filmów, pokazów oprogramowania lub ruchomych grafik, tak jakby były kanałem informacyjnym aparatu.
Nie podłączaj wejścia HDMI bezpośrednio do spotkania w aplikacji Teams, ponieważ aplikacja Teams natywnie nie obsługuje źródeł HDMI. Zamiast tego użyj urządzenia do przechwytywania HDMI, aby przenieść wideo HDMI do komputera, gdzie może być wyświetlane jako wirtualna kamera w aplikacji Teams. Na przykład ta konfiguracja umożliwia podłączenie kamery prosumenckiej z doskonałą optyką i powiększeniem za pośrednictwem hdmi, poprawiając jakość wideo spotkania.

Udostępnianie zawartości z ekranu

Funkcja udostępniania ekranu podczas wydarzenia to świetny sposób na zaprezentowanie produktów i przepływów pracy lub zaprezentowanie odbiorcom ważnych zasobów.

Te porady pomogą Ci efektywnie prezentować zawartość podczas tworzenia wydarzenia.

Jeśli jesteś jedynym producentem wydarzeń, zalecamy używanie dwóch monitorów. Dzięki temu można udostępniać zawartość z drugiego monitora podczas tworzenia zdarzenia z pierwszego monitora.

Udostępnij dźwięk z urządzenia podczas prezentowania multimediów.

Aby uzyskać więcej wskazówek na temat prezentowania na dużych spotkaniach, zobacz Porady dotyczące prezentowania na dużych spotkaniach i wydarzeniach w aplikacji Microsoft Teams.

Przepływ produkcji i dzień zdarzenia

W dniu wydarzenia zalecamy dołączenie grupy do wydarzenia co najmniej 15 minut przed jego rozpoczęciem.
Użyj zielonego pokoju, aby przygotować się z innymi organizatorami i osobami prowadzącymi przed rozpoczęciem wydarzenia. Sprawdź wszystkie mikrofony, kamery i kanały informacyjne.
Nie wyciszaj wszystkich dźwięków, aż wszystko będzie gotowe do rozpoczęcia prezentowania na żywo na początku wydarzenia.
Przypisz kogoś do oglądania problemów zarówno w pokoju, jak i wirtualnych kanałach informacyjnych.

Planowanie problemów technicznych

Problemy techniczne mogą się zdarzyć, nawet przy najlepszym przygotowaniu. Solidny plan tworzenia kopii zapasowej gwarantuje, że wydarzenie będzie działać płynnie, jeśli coś pójdzie nie tak.

Zawsze mamy drugiego producenta, który może przejąć, jeśli producent podstawowy odpadnie lub będzie musiał stawić czoła problemom technicznym.
Zachowaj zapasowy laptop ze wszystkimi slajdami i nośnikami wstępnie załadowanymi i przetestowanymi. Dodatkowe mikrofony, kamery internetowe i są gotowe w razie awarii sprzętu.
Jeśli połączenie główne przechodzi w dół, użyj pomocniczego połączenia internetowego, takiego jak hotspot mobilny. Przetestuj połączenie kopii zapasowej przed rozpoczęciem zdarzenia.
Wstępnie zarejestruj krytyczne prezentacje, aby szybko przełączyć się na nagrany klip wideo, jeśli osoba prowadząca utraci łączność.
Po utworzeniu wydarzenia aplikacja Microsoft Teams wyśle link do dołączenia. Zamiast udostępniać bezpośredni link kalendarza, utwórz niestandardowy adres URL, taki jak Bit.ly, aby udostępnić go uczestnikom.
- Jeśli problem techniczny lub błąd producenta wymaga utworzenia nowej emisji, szybko zaktualizuj niestandardowy adres URL tak, aby wskazywał nowe zdarzenie bez konieczności ponownego kontaktowania się z uczestnikami.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Usługi wydarzenia w usłudze Microsoft Teams mogą zapewnić większą pomoc techniczną w zakresie planowania lub prowadzenia dużych spotkań i wydarzeń. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Microsoft Adoption.