Kolumna zarządzanych metadanych to nowy typ kolumn, który można dodawać do list, bibliotek lub typów zawartości, aby umożliwić użytkownikom witryny wybieranie wartości z określonego zestawu terminów zarządzanych i stosowanie tych wartości do ich zawartości. Możesz utworzyć i skonfigurować kolumnę zarządzanych metadanych, aby zamapować ją na istniejący zestaw terminów lub terminy, lub utworzyć nowy zestaw terminów przeznaczony specjalnie dla kolumny zarządzanych metadanych.
Zalety używania kolumny zarządzanych metadanych
Kolumny zarządzanych metadanych promują spójne używanie metadanych w witrynach, ponieważ udostępniają użytkownikom listę terminów, które mogą zastosować do swojej zawartości. Te terminy pochodzą z zestawu terminów, który jest zarządzany centralnie w narzędziu do zarządzania magazynami terminów przez administratora magazynu terminów lub inne osoby z uprawnieniami do zarządzania warunkami.
Ponieważ ten zestaw terminów jest aktualizowany i zarządzany oddzielnie od samej kolumny, nie trzeba aktualizować kolumny (ani żadnych typów zawartości, list ani bibliotek z nią skojarzonych), aby zaktualizowane terminy były dostępne dla użytkowników. Za każdym razem, gdy jest aktualizowany zestaw terminów, z którym jest powiązana określona kolumna zarządzanych metadanych, zaktualizowane terminy będą automatycznie dostępne dla użytkowników wszędzie tam, gdzie jest dostępna ta kolumna zarządzanych metadanych. To sprawia, że kolumna zarządzanych metadanych bardzo różni się od kolumny wybór, która musiałaby być aktualizowana za każdym razem, gdy chcesz zmienić listę wartości wyboru, które użytkownik może wybrać.
Kolumny zarządzanych metadanych mają również kilka unikatowych funkcji i cech, które ułatwiają użytkownikom wybieranie i stosowanie terminów do zawartości, takich jak obsługa "type-ahead", a także obsługa rozmalizowania terminów, opisów, synonimów i wartości wielojęzycznych.
Type-ahead, Disambiguation, Descriptions, Synonyms
Gdy użytkownik zacznie wpisywać wartość w polu zarządzanych metadanych, wyświetla wszystkie terminy w skojarzonym zestawie terminów, które zaczynają się od znaków wpisanych przez użytkownika. Nazwę zestawu terminów i pozycję terminu w hierarchii można wskazać razem z samym terminem, co może ułatwić użytkownikom wybranie odpowiedniego terminu.
Użytkownicy mogą przesuwać wskaźnik myszy na sugerowane terminy, aby wyświetlić opis ułatwiający im podejmowanie odpowiednich decyzji.
Jeśli dla terminu określono synonimy, użytkownicy mogą je wprowadzać, a zostanie przypisany prawidłowy termin.
Selektor drzew
Gdy użytkownicy aktualizują kolumnę zarządzanych metadanych, mogą wpisać odpowiednią wartość lub kliknąć ikonę tagów wyświetlaną obok pola Zarządzanych metadanych, aby uruchomić okno dialogowe selektora terminów, za pomocą którego mogą wybrać wartość z hierarchii zestawu terminów. Jest to przydatne dla użytkowników, którzy mogą nie znać dostępnych terminów. Jeśli zestaw terminów został skonfigurowany jako otwarty, a kolumna Zarządzanych metadanych umożliwia wprowadzanie wartości, użytkownicy mogą mieć możliwość dodania nowego terminu do zestawu terminów. Mogą też po prostu mieć możliwość wysłania opinii do wyznaczonego kontaktu dla zestawu terminów.
Kolumny metadanych
Kolumna zarządzanych metadanych umożliwia kontrolowanie informacji, które użytkownicy mogą wprowadzać w kolumnie. Użytkownicy wybierają terminy lub frazy wprowadzane w kolumnie ze wstępnie zdefiniowanego zestawu zarządzanych terminów.
Uwaga
Aby móc tworzyć lub konfigurować kolumny witryny, musisz być administratorem zbioru witryn. Aby tworzyć kolumny dla list lub bibliotek, musisz mieć poziom uprawnień Zarządzanie listami. Właściciele witryn mają domyślnie to uprawnienie.
Kolumnę zarządzanych metadanych można zamapować na zestaw terminów lub na pojedynczy termin reprezentujący podzbiór zestawu terminów (co może być przydatne w przypadku hierarchicznych zestawów terminów). Jeśli zamapujesz kolumnę na zestaw terminów, zostaną wyświetlone wszystkie dostępne terminy w ramach tego zestawu terminów. Jeśli zamapujesz kolumnę na pojedynczy termin w ramach zestawu terminów, w kolumnie zostanie wyświetlony ten termin i wszystkie terminy poniżej wyświetlanego terminu w hierarchii.
Sposób i miejsce tworzenia kolumn zarządzanych metadanych powinny być uwzględniane w planowaniu zarządzanych metadanych, typach zawartości, zarządzaniu dokumentami i zarządzaniu witryną w całej organizacji.
Tworzenie kolumny zarządzanych metadanych
Możesz utworzyć kolumnę zarządzanych metadanych mapowaną na istniejący zestaw terminów lub terminy na dowolnym poziomie w witrynie (na przykład jako kolumna witryny lub jako lokalna kolumna dla określonej listy lub biblioteki). Jeśli jednak chcesz, aby kolumna zarządzanych metadanych była wielokrotnego użytku i ogólnie przydatna dla innych osób tworzących nowe typy zawartości witryny lub konfigurujących listy i biblioteki, warto utworzyć ją jako kolumnę witryny.
| Aby utworzyć nową kolumnę witryny zarządzanych metadanych mapowania na istniejący zestaw terminów, wykonaj następujące czynności: | Aby utworzyć nową kolumnę zarządzanych metadanych dla listy lub biblioteki mapowanej na istniejący zestaw terminów, wykonaj następujące czynności: |
|---|---|
|
|
Mapowanie nowej kolumny witryny zarządzanych metadanych na istniejący zestaw terminów lub terminy
- W kolumnie Nowa witryna w sekcji Nazwa i typ wpisz nazwę kolumny.
- W obszarze Typ informacji w tej kolumnie kliknij pozycję Zarządzane metadane.
- W sekcji Grupa wybierz lub utwórz grupę, w której chcesz uporządkować kolumnę.
- W sekcji Dodatkowe ustawienia kolumn wpisz opis i określ, czy użytkownicy, którzy mają dostarczać wartości w tej kolumnie, mają być wyświetlane. Możesz również określić, czy chcesz wymusić unikatowe wartości dla kolumny.
- W sekcji Multiple Value (Wiele wartości ) określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie. Jeśli zezwolisz na wiele wartości, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny w widokach list.
- W sekcji Format wyświetlania określ, czy kolumna ma wyświetlać tylko etykietę terminu, czy termin i jego pełną ścieżkę w hierarchii zestawu terminów.
Pomocne może być wyświetlenie pełnej ścieżki hierarchicznej w sytuacjach, w których kontekst samego terminu może być niejasny. - W sekcji Ustawienia zestawu terminów wybierz pozycję Użyj zarządzanego zestawu terminów , a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
a. Aby wyszukać zestaw terminów zawierający terminy, których chcesz użyć, wpisz nazwę terminu i kliknij przycisk Znajdź . Możesz wybrać odpowiedni zestaw terminów lub termin z wyników wyświetlanych w polu. Jeśli chcesz ponownie wyszukać, kliknij przycisk Resetuj .
b. Aby wyszukać zestaw terminów lub terminy, które chcesz zamapować na tę kolumnę, kliknij strzałkę po lewej stronie aplikacji Usługi zarządzanych metadanych , która jest wyświetlana w polu, aby go rozwinąć i wyszukać odpowiedni zestaw terminów. Kontynuuj rozwijanie węzłów, aż znajdziesz odpowiedni zestaw terminów lub termin. Kliknij go, aby wybrać zestaw terminów lub termin. - W sekcji Zezwalaj na wypełnianie określ, czy chcesz zezwolić użytkownikom na dodawanie nowych wartości do zestawu terminów. Jeśli wybrany termin jest zamknięty, nie będzie można zezwolić na wypełnianie.
- W sekcji Wartość domyślna możesz opcjonalnie określić termin, którego chcesz użyć jako wartości domyślnej kolumny. Możesz wpisać termin lub kliknąć ikonę Znaczniki , aby wyszukać termin przy użyciu selektora terminów.
- Kliknij przycisk OK.
Mapowanie nowej kolumny zarządzanych metadanych biblioteki lub listy na istniejący zestaw terminów lub terminy
- W panelu Tworzenie kolumny wpisz nazwę i opcjonalny opis kolumny zarządzanych metadanych.
- Opcja Typ zostanie wstępnie wybrana na zarządzane metadane, ale możesz również zmienić typ kolumny. Po zmianie ustawienia kolumny zostaną domyślnie włączone dla danego typu kolumny.
- W opcji Zestaw terminów lub terminy wybierz przycisk Wybierz , a następnie wyszukaj lub wybierz zestaw terminów lub terminy dla kolumny.
- W sekcji Wartość domyślna możesz opcjonalnie określić termin, którego chcesz użyć jako wartości domyślnej kolumny. Możesz wpisać termin lub wybrać ikonę Tagi , aby wyszukać termin.
- Wybierz pozycję Więcej opcji , aby wykonać następujące czynności (opcjonalnie):
a. W sekcji Format wyświetlania określ, czy kolumna ma wyświetlać tylko etykietę terminu, czy termin i jego pełną ścieżkę w hierarchii zestawu terminów. Pomocne może być wyświetlenie pełnej ścieżki hierarchicznej w sytuacjach, w których kontekst samego terminu może być niejasny.
b. W sekcji Zezwalaj użytkownikom na wpisywanie nowych wartości określ, czy chcesz zezwolić użytkownikom na dodawanie nowych wartości do zestawu terminów. Jeśli wybrany zestaw terminów jest zamknięty, nie będzie można zezwolić na wypełnianie nowych wartości.
c. W sekcji Multiple Value (Wiele wartości ) określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie. Jeśli zezwolisz na wiele wartości, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny w widokach list.
d. W sekcji Wymagaj, aby ta kolumna zawierała informacje określ, czy kolumna ma być polem obowiązkowym. Po włączeniu tej funkcji użytkownicy muszą wprowadzić wartość dla każdego wiersza.
e. W sekcji Wymuszanie wartości unikatowych możesz określić, czy użytkownicy mają wprowadzać tylko unikatowe wartości w kolumnie.
Mapowanie nowej kolumny na nowy zestaw terminów
Jeśli nie ma istniejącego zestawu terminów, którego chcesz użyć, możesz również utworzyć nowy zestaw terminów dla nowej kolumny zarządzanych metadanych. Utworzony zestaw terminów będzie "lokalnym" zestawem terminów, którego można używać tylko w zbiorze witryn, w którym go tworzysz. Wszelkie terminy dodane do lokalnego zestawu terminów nie będą oferowane jako sugestie w kolumnach słów kluczowych przedsiębiorstwa (inaczej niż w przypadku globalnych zestawów terminów).
Aby móc tworzyć lub konfigurować kolumny witryny, musisz być administratorem zbioru witryn. Aby tworzyć kolumny dla list lub bibliotek, musisz mieć poziom uprawnień Zarządzanie listami. Właściciele witryn mają domyślnie to uprawnienie.
| Aby utworzyć nową kolumnę witryny zarządzanych metadanych mapowania na istniejący zestaw terminów, wykonaj następujące czynności: | Aby utworzyć nową kolumnę zarządzanych metadanych dla listy lub biblioteki mapowanej na istniejący zestaw terminów, wykonaj następujące czynności: |
|---|---|
|
|
- Na stronie Nowa kolumna witryny lub Utwórz kolumnę (w zależności od typu tworzonej kolumny) w sekcji Nazwa i typ wpisz nazwę kolumny.
- W obszarze Typ informacji w tej kolumnie kliknij pozycję Zarządzane metadane .
- W sekcji Dodatkowe ustawienia kolumn wpisz opis kolumny i określ, czy użytkownicy mają wymagać wprowadzenia wartości kolumny. Możesz również określić, czy chcesz wymusić unikatowe wartości dla kolumny.
- Jeśli dodajesz kolumnę do listy lub biblioteki, możesz również określić, czy chcesz dodać tę nową kolumnę zarządzanych metadanych do wszystkich typów zawartości listy lub biblioteki (jeśli dla biblioteki włączono wiele typów zawartości). Możesz również określić, czy chcesz dodać tę kolumnę do widoku domyślnego listy lub biblioteki.
- W sekcji Multiple Value (Wiele wartości ) określ, czy chcesz zezwolić na wiele wartości w kolumnie. Jeśli zezwolisz na wiele wartości, użytkownicy nie będą mogli sortować według tej kolumny w widokach list.
- W sekcji Format wyświetlania określ, czy kolumna ma wyświetlać tylko etykietę terminu, czy termin i jego pełną ścieżkę w hierarchii zestawu terminów.
Pomocne może być wyświetlenie pełnej ścieżki hierarchicznej w sytuacjach, w których kontekst samego terminu może być niejasny. - W sekcji Ustawienia zestawu terminów wybierz pozycję Dostosuj zestaw terminów, a następnie wpisz opis zestawu terminów.
- Kliknij pozycję Edytuj przy użyciu Menedżera zestawu terminów, a następnie kliknij przycisk OK , gdy zostanie wyświetlony monit o zapisanie zmian.
- Postępuj zgodnie z instrukcjami w sekcji Tworzenie i konfigurowanie nowego zestawu terminów w celu skonfigurowania zestawu terminów.
Tworzenie i konfigurowanie nowego zestawu terminów
- W okienku Właściwości narzędzia do zarządzania magazynami terminów określ następujące informacje o nowym zestawie terminów:
| W tym polu | Czynność do wykonania: |
|---|---|
| Nazwa zestawu terminów | Wpisz nazwę zestawu terminów. To pole powinno już być wypełnione nazwą kolumny, ale można je zaktualizować lub zmienić. |
| Opis | Wpisz opis, który ułatwi użytkownikom zrozumienie, w jaki sposób powinni używać tych terminów. |
| Właściciel | Jeśli chcesz, aby właścicielem tego terminu była inna osoba niż Ty, możesz zmienić ustawienie Właściciel na inną osobę lub grupę. Możesz wprowadzić tylko jeden element. |
| Kontakt | Wpisz adres e-mail, jeśli chcesz, aby użytkownicy witryny mogli przekazywać opinie na temat terminu ustawionego podczas aktualizowania wartości kolumny zarządzanych metadanych. |
| Osoby biorący udział w projekcie | Dodaj nazwy użytkowników lub grup, którzy powinni zostać powiadomieni przed wprowadzeniem poważnych zmian w zestawie terminów. |
| Zasady przesyłania | Określ, czy ma być ustawiony termin Zamknięty , czy Otwarty. Jeśli zestaw terminów jest zamknięty, użytkownicy nie mogą dodawać do niego nowych terminów podczas aktualizowania wartości kolumny zarządzanych metadanych powiązanej z tym zestawem terminów, a zestaw terminów może być aktualizowany tylko przez osoby z uprawnieniem do aktualizowania zarządzanych metadanych. Jeśli zestaw terminów jest otwarty, użytkownicy mogą dodawać nowe terminy do zestawu terminów, jeśli kolumna jest skonfigurowana tak, aby umożliwić wprowadzanie. |
| Dostępne do otagowania | Zaznacz pole wyboru, aby udostępnić terminy w zestawie terminów do otagowania. Jeśli wyczyścisz to pole wyboru, ten zestaw terminów nie będzie widoczny dla większości użytkowników. Jeśli zestaw terminów jest nadal opracowywany lub nie jest gotowy do użycia w inny sposób, warto wyczyścić to pole wyboru. |
- Kliknij przycisk Zapisz , aby zapisać aktualizacje właściwości.
- Aby dodać terminy do zestawu terminów, wskaż zestaw terminów w kontrolce drzewa po lewej stronie, kliknij wyświetloną strzałkę, kliknij pozycję Utwórz termin, a następnie wpisz nazwę odpowiedniego terminu.
- W okienku Właściwości określ następujące informacje o nowym terminie:
| W tym polu: | Czynność do wykonania: |
|---|---|
| Dostępne do otagowania | Zaznacz pole wyboru, aby udostępnić ten termin do otagowania. Jeśli wyczyścisz to pole wyboru, ten termin będzie widoczny, ale wyłączony w narzędziach do znakowania. |
| Język | Wybierz język dla tej etykiety dla danego terminu. |
| Opis | Wpisz opis, aby ułatwić użytkownikom zrozumienie sposobu stosowania tego terminu lub odróżnienie go od podobnych terminów. |
| Etykieta domyślna | Wprowadź wyraz lub frazę, których chcesz użyć jako etykiety domyślnej terminu w tym języku. |
| Inne etykiety | Określ synonimy dla tego terminu. Zrób to, jeśli chcesz, aby kilka wyrazów lub fraz o tym samym znaczeniu było traktowanych jako jedna jednostka na potrzeby zarządzania metadanymi. Aby dodać wiele synonimów, wpisz wyraz, a następnie naciśnij klawisz ENTER w celu utworzenia dodatkowych wierszy. Jeśli na przykład tworzysz termin koloru "niebieski" i "niebieski" jest domyślną etykietą terminu, możesz dodać "azure", "sapphire", "indigo" i "cobalt" jako możliwe synonimy. |
| Członek | Zawiera opis nadrzędnego zestawu terminów Nazwa, opis, Właściciel i inne informacje. |
- Kliknij przycisk Zapisz.
- Powtórz kroki od 3 do 5, aby dodać nowe terminy.
- Aby utworzyć terminy podrzędne poniżej terminów, wskaż pojedynczy termin, pod którym chcesz zagnieździć inny termin, kliknij wyświetloną strzałkę, a następnie kliknij pozycję Utwórz termin i wpisz nazwę odpowiedniego terminu.
- Powtórz kroki 4 i 5, aby określić właściwości podwykonań (wybierz termin, który chcesz najpierw zaktualizować).
- Domyślnie terminy w zestawach terminów są wyświetlane w domyślnej kolejności sortowania dla języka. Jeśli chcesz określić niestandardową kolejność sortowania, aby terminy były wyświetlane w spójnej kolejności, niezależnie od języka lub zmian w etykietach terminów, możesz to zrobić, wybierając termin ustawiony w kontrolce drzewa, a następnie klikając kartę Sortowanie niestandardowe po prawej stronie. Kliknij pozycję Użyj niestandardowej kolejności sortowania, a następnie użyj pól list, aby rozmieścić terminy w odpowiedniej kolejności liczbowej.
