Możesz synchronizować dane między listą zewnętrzną a programem Microsoft Excel i dbać o aktualność obu zestawów danych. Na przykład możesz chcieć przechowywać spis produktów na liście, aby ułatwić jego udostępnianie i aktualizowanie, ale także przeprowadzanie okresowej analizy zapasów za pomocą programu Microsoft Excel.
Uwaga
Nie można synchronizować listy zewnętrznej z wersjami starszymi niż program Excel 2013. Jeśli spróbujesz to zrobić, zostanie wyświetlone okno dialogowe z informacją "Nie można połączyć się z listą".
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.
Przygotowywanie i wymagania wstępne dotyczące korzystania z danych zewnętrznych.
Praca z danymi zewnętrznymi wymaga pewnych czynności wstępnych mających na celu zapewnienie bezpiecznego dostępu do danych. Poniższe informacje ułatwiają planowanie kolejnych kroków. Ponadto jeśli wystąpią problemy podczas pracy z danymi zewnętrznymi, te informacje mogą pomóc w zidentyfikowaniu problemu. Aby uzyskać dostęp do danych zewnętrznych, Ty lub administrator musicie wykonać poniższe czynności:
Przygotowywanie zewnętrznego źródła danych Administrator powinien utworzyć konto i przyznać uprawnienia do źródła danych, aby właściwe osoby miały dostęp do danych i aby dane nie trafiły w niepowołane ręce. Może również utworzyć w zewnętrznej bazie danych określone tabele, widoki, zapytania itd. w celu ograniczenia wyników do wyłącznie potrzebnych informacji oraz zwiększenia wydajności.
Konfigurowanie usług i kont programu SharePoint Administrator musi aktywować usługę łączności danych biznesowych i usługę bezpiecznego magazynu. Aby uzyskać informacje dotyczące korzystania z tych usług, zobacz Konfigurowanie rozwiązań usług łączności biznesowej dla programu SharePoint 2013 i Tworzenie listy zewnętrznej z tabeli Usługi SQL Azure za pomocą usług łączności biznesowej i bezpiecznego magazynu.
Konfigurowanie usługi bezpiecznego magazynu Administrator musi ustalić najlepszy tryb dostępu dla zewnętrznego źródła danych, utworzyć aplikację docelową i ustawić poświadczenia dla aplikacji docelowej. Aby uzyskać informacje dotyczące korzystania z tych usług, zobacz Tworzenie lub edytowanie aplikacji docelowej bezpiecznego magazynu.
Konfigurowanie usługi łączności danych biznesowych Administrator musi zadbać, aby użytkownik tworzący typ zawartości zewnętrznej miał uprawnienia do magazynu metadanych usługi łączności danych biznesowych, a właściwi użytkownicy dostęp do typu zawartości zewnętrznej, na którego podstawie powstała lista zewnętrzna. Aby uzyskać informacje dotyczące korzystania z tych usług, zobacz Konfigurowanie rozwiązań usług łączności biznesowej dla programu SharePoint 2013.
Tworzenie typu zawartości zewnętrznej Użytkownik musi zdefiniować typ zawartości zewnętrznej zawierający informacje o połączeniach, dostępie, metodach działania, kolumnach, filtrach i innych metadanych używanych do pobierania danych ze źródła zewnętrznego.
Tworzenie listy zewnętrznej Użytkownik musi utworzyć listę zewnętrzną na podstawie typu zawartości zewnętrznej i jednego lub kilku widoków listy zewnętrznej stosownie do potrzeb.
Upewnianie się, że produkty pakietu Office są gotowe do użycia Aby synchronizować dane zewnętrzne z produktami pakietu Office, na każdym komputerze klienckim musi być zainstalowany co najmniej system Windows 7 oraz następujące bezpłatne oprogramowanie: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 i Usługi danych danych programu WCF 5.0 dla protokołu OData V3 (W razie potrzeby automatycznie pojawi się monit o pobranie oprogramowania). Upewnij się też, że opcja instalacji pakietu Office, Usługi łączności biznesowej , jest włączona (jest to ustawienie domyślne). Ta opcja powoduje zainstalowanie środowiska uruchomieniowego klienta usług łączności biznesowej, które wykonuje następujące funkcje: buforuje i synchronizuje dane zewnętrzne, mapuje dane biznesowe na typy zawartości zewnętrznej, wyświetla selektor elementów zewnętrznych w produktach pakietu Office i uruchamia rozwiązania niestandardowe w produktach pakietu Office.
Aby uzyskać więcej ogólnych informacji o korzystaniu z danych zewnętrznych, zobacz Znajdowanie zawartości dotyczącej danych zewnętrznych.
Eksportowanie listy zewnętrznej do programu Excel
- Przejdź do witryny programu SharePoint zawierającej listę.
- Na pasku Szybkie uruchamianie wybierz nazwę listy programu SharePoint lub wybierz pozycję UstawieniaPrzycisk
, wybierz pozycję Zawartość witryny lub Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie w odpowiedniej sekcji listy wybierz nazwę listy. - Wybierz pozycję Lista, a następnie wybierz pozycję Eksportuj do programu Excel.
Domyślnie ta funkcja jest włączona na listach zewnętrznych, ale administrator systemu może ją wyłączyć. - Jeśli zostanie wyświetlony monit o potwierdzenie operacji, wybierz przycisk OK.
- W oknie dialogowym Pobieranie pliku wybierz pozycję Otwórz.
- Jeśli zostanie wyświetlony monit o włączenie połączeń danych na komputerze, wybierz pozycję Włącz , jeśli uważasz, że połączenie z danymi w witrynie programu SharePoint jest bezpieczne.
Tabela programu Excel jest tworzona za pomocą połączenia danych na podstawie pliku zapytania sieci Web. Kolumny w wyeksportowanej tabeli są określane na podstawie bieżącego widoku listy zewnętrznej. Eksportowane dane zewnętrzne są określane przez filtry zdefiniowane dla typu zawartości zewnętrznej i w widoku listy zewnętrznej oraz ustawienia językowe witryny programu SharePoint. Wszelkie limity stron są ignorowane.