Po utworzeniu listy lub biblioteki w aplikacji Listy Microsoft, programie SharePoint lub aplikacji Teams można utworzyć reguły automatyzujące zadania, takie jak wysyłanie osobie powiadomienia po zmianie danych na liście lub utworzeniu nowego pliku w bibliotece.
Wybierzesz warunek wyzwalający regułę oraz działanie wykonywane przez regułę. (Aby to zademonstrować, poniższa procedura tworzy regułę dla listy. Wyzwoli powiadomienie, gdy element zostanie zmodyfikowany).
Po otwarciu listy lub biblioteki wybierz pozycję Integruj , a następnie wybierz pozycję Reguły.
W obszarze Podejmij działanie, gdy wybierz warunek wyzwalający regułę. Na przykład element jest modyfikowany.
Wybór tutaj tworzy instrukcję reguły, którą ukończysz w następnym kroku.
Uwaga
Korzystając z opcji "data się zbliża", można użyć tylko dwóch reguł tego typu na listę lub bibliotekę.
Tworzenie reguły na podstawie wielowierszowej kolumny tekstowej nie jest obsługiwane.Wybierz każdą z podkreślonych części instrukcji reguły, aby dostosować warunek poprzez wybranie kolumny, wartości kolumny i osoby do powiadomienia.
Na przykład, aby zakończyć tworzenie reguły powiadamiania osoby utworzonej przez osobę, gdy wartość kolumny spełnia warunek, można wybrać, kiedy cena zakupu ulegnie zmianie, a nowa wartość będzie większa niż określona wartość, oraz wysłać wiadomość e-mail z informacją o utworzeniu ( można określić osobę lub wiele osób albo kolumnę, ale nie adres e-mail grupy).
Po zakończeniu dostosowywania instrukcji wybierz pozycję Utwórz.
Na stronie Zarządzanie regułami zostanie wyświetlona ukończona reguła, która zostanie włączona. Powiadomienia e-mail są wysyłane z adresu no-reply@sharepointonline.come-mail . Wróć do tej strony za każdym razem, gdy chcesz edytować, usunąćlub zarządzać regułą w inny sposób.
Rozwiązywanie problemów: Nie można utworzyć reguły
Jeśli napotkasz błąd podczas próby utworzenia reguły, prawdopodobnie jest to spowodowane uprawnieniami zastosowanymi do listy lub biblioteki. Aby rozwiązać ten problem, potrzebujesz pomocy osoby, która jest właścicielem biblioteki lub listy, tak jak to opisano poniżej.
Uprawnienia dla bibliotek
Aby zarządzać regułami, należy uzyskać od właściciela uprawnienie "Współtworzenie" do biblioteki. Właściciel może to zrobić, udostępniając Ci bibliotekę i określając opcję Współtwórz.
Uprawnienia dla list
Ponadto, aby zarządzać regułami, właściciel listy musi nadać uprawnienie "Współtworzenie" do listy. Właściciel może to zrobić, udostępniając Ci listę i określając opcję Współtwórz.