Después de crear una lista o una biblioteca en Listas Microsoft, SharePoint o Teams, puede crear reglas para automatizar tareas, como enviar a alguien una notificación cuando se produzcan cambios en los datos de la lista o cuando se cree un nuevo archivo en la biblioteca.
Elegirá una condición que desencadene la regla y la acción que realizará la regla. (Para demostrar esto, el procedimiento siguiente crea una regla para una lista. Desencadenará una notificación cuando se modifique un elemento).
Con la lista o biblioteca abierta, seleccione Integrar y, a continuación, seleccione Reglas.
En Tomar medidas cuando, seleccione una condición que desencadene la regla. Por ejemplo, se modifica un elemento.
La selección aquí crea una instrucción de regla que se completará en el paso siguiente.
Nota
Cuando se utiliza "se acerca una fecha", solo puede seleccionar dos de este tipo de regla por lista o biblioteca.
No se admite la creación de una regla basada en una columna de texto de varias líneas.Seleccione cada una de las partes subrayadas de la instrucción de regla para personalizar la condición eligiendo una columna, el valor de la columna y a quién notificar.
Por ejemplo, para finalizar una regla para notificar al Creado por una persona cuando un valor de columna cumple una condición, puede elegir cuándo cambia el precio de compray el nuevo valor es mayor que una cantidad especificada, y correo electrónico Creado por (Puede especificar una persona, varias personas o una columna, pero no una dirección de correo electrónico de grupo).
Cuando haya terminado de personalizar la instrucción, seleccione Crear.
Verá la regla completada en la página Administrar reglas y la esta se activará. Los correos electrónicos de notificación se envían desde la dirección no-reply@sharepointonline.comde correo electrónico. Vuelva a esta página siempre que necesite editar, eliminaro administrar una regla.
Solución de problemas: no se ha podido crear una regla
Si al intentar crear una regla aparece un error, es probable que se deba a los permisos aplicados a la lista o biblioteca. Para solucionar esta situación, necesita la ayuda de alguien que sea propietario de la biblioteca o la lista, tal y como se describe a continuación.
Permisos para bibliotecas
Para administrar las reglas, el propietario debe concederle el permiso "Contribuir" a la biblioteca. El propietario puede hacerlo compartiendo la biblioteca con usted y especificando Contribute.
Permisos para listas
Además, para administrar las reglas, el propietario de la lista debe concederle el permiso "Contribuir" a la lista. El propietario puede hacerlo compartiendo la lista con usted y especificando Contribute.