Introducción a las listas

Una lista es un conjunto de datos que puede compartir con los miembros de su equipo y con las personas a las que haya proporcionado acceso. Encontrarás una serie de plantillas de listas listas para usar que te proporcionarán un buen punto de partida para organizar los elementos de lista. Obtenga más información en Plantillas de listas en Microsoft 365.

En este artículo se explican los conceptos detrás de la creación y el uso de listas. Puede crear listas en SharePoint, la aplicación Lists en Microsoft 365 o Microsoft Teams. Aprenda a usar Listas en Microsoft Teams.

Consulte los siguientes artículos para obtener información sobre las listas:

• Crear una lista
• Eliminar una lista
• Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca
• Listas en Microsoft 365
• Configuración de la navegación por metadatos para una lista o biblioteca
• Administrar bibliotecas y listas grandes

Seleccione un encabezado a continuación para abrirlo y ver la información detallada.

Información general de listas

Las organizaciones suelen usar muchos tipos de listas, incluidos vínculos, anuncios, contactos, seguimiento de problemas y encuestas, por nombrar algunos.

Las listas también pueden incluir tareas que puede usar como punto focal para la colaboración en equipo o en una solución empresarial. En muchos casos, las listas pueden proporcionar soluciones rápidas y efectivas con pocas o ninguna modificación.

Por ejemplo, puedes usar:

• Tareas Incluye seguimiento de la propiedad y el progreso, así como una línea de tiempo en la página para una presentación visual atractiva del contenido de la lista.
• Seguimiento de incidencias Incluye almacenamiento de control de versiones e historial de versiones, para un análisis más profundo de proyectos de grupo de trabajo y tareas de trabajo comunes.

Las listas son variadas y flexibles y tienen muchas características integradas que proporcionan una manera sólida de almacenar, compartir y trabajar con datos.

Por ejemplo, puede:

• Cree una lista con una variedad de columnas, incluyendo Texto, Número, Opción, Moneda, Fecha y hora, Búsqueda, Sí/No y Calculado. También puede adjuntar uno o varios archivos a un elemento de lista para proporcionar detalles adicionales, como una hoja de cálculo que contenga números de apoyo o un documento que contenga información de fondo.
• Cree vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar datos de maneras diferentes y específicas; cambiar los metadatos como agregar y eliminar columnas y modificar las reglas de validación; y usar listas de forma coherente en todos los sitios con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Por ejemplo, puede ver solo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual (similar a un calendario de pared) en otra página.
• Cree relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y cumplimiento de relaciones (eliminación en cascada y restringida), todo lo cual mejora su capacidad para crear soluciones empresariales más sofisticadas y ayuda a preservar la integridad de sus datos.
• Cree listas personalizadas, muestre los datos en elementos web y páginas de elementos web e importe, exporte y cree vínculos a datos de otros programas, como Excel y Access.
• Realice un seguimiento de las versiones y el historial detallado, requiera aprobación para modificar los datos, use seguridad de nivel de elemento y carpeta, protección de entrada y salida, y manténgase informado automáticamente sobre los cambios mediante alertas y fuentes RSS.
• Organice el contenido de una sola lista en carpetas para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejore el rendimiento en general con listas grandes mediante la indexación.

Formas de trabajar con listas

Las siguientes son algunas maneras en las que puede trabajar con listas para ayudarle a administrar la información de su grupo.

Realizar un seguimiento de las versiones y el historial detalladoRealice un seguimiento de las versiones de los elementos de lista para que pueda ver qué elementos han cambiado de una versión a otra, así como quién cambió los elementos de la lista. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. El seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si su organización necesita supervisar una lista a medida que evoluciona.

Requerir aprobaciónEspecifique que es necesario aprobar un elemento de lista para que todos los usuarios puedan verlo. Los elementos permanecen en estado pendiente hasta que sean aprobados o rechazados por usuario que tenga permiso para aprobarlos. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un elemento de lista antes de su aprobación.

Personalizar permisos Especifique si los participantes de la lista pueden leer y editar solo los elementos que crearon o todos los elementos de la lista. People que tiene permiso para administrar listas puede leer y editar todos los elementos de la lista. También puede aplicar niveles de permisos específicos a un solo elemento de lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

Crear y administrar vistasCrear diferentes vistas de la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos se organizan o filtran para que los usuarios puedan encontrar la información más importante o interesante, según sus necesidades.

Listas de actualizaciones Independientemente del tipo de lista que esté actualizando, el proceso es similar para agregar, editar y eliminar elementos de lista.

Agregar o editar elementos de lista

Hay dos formas de agregar o editar elementos de lista:

• Mediante un formulario, que es el método predeterminado.
• En línea, lo que significa que agrega el elemento directamente en la página de lista.

Si la lista está configurada para realizar un seguimiento de las versiones, se crea una nueva versión del elemento de lista cada vez que se edita un elemento de lista. Puede ver un historial de cambios en el elemento de lista y restaurar una versión anterior si comete un error en una versión más reciente.

Usar fórmulas y valores calculados Use fórmulas y valores calculados para generar información dinámicamente en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de otras columnas de una lista, así como funciones del sistema como HOY para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminada que sea siete días a partir de la fecha actual.

Mantenerse informado acerca de los cambios Las listas y vistas pueden usar RSS, para que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite a los usuarios recibir y ver actualizaciones, o fuentes RSS, de noticias e información en una ubicación unificada. También puede crear alertas por correo electrónico para notificarle cuando se cambien las listas o cuando se agreguen nuevos elementos. Las alertas son una forma práctica de realizar un seguimiento de los cambios que son importantes para usted.

Crear relaciones entre listas Cree una relación entre dos listas. En la lista de origen, se crea una columna de búsqueda que recupere (o "busque") uno o más valores de una lista de destino si dichos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda en la lista de origen. Si lo desea, puede seguir agregando columnas adicionales de la lista de destinos a la lista de origen. Al crear una columna de búsqueda, también puede decidir aplicar el comportamiento de la relación estableciendo una opción de eliminación en cascada o de restricción y eliminación que ayude a mantener los datos válidos y evitar incoherencias que puedan causar problemas en el futuro.

Compartir información de lista con un programa de base de datos Si tiene instalado un programa de base de datos, como Access, puede exportar e importar datos hacia y desde el sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista. Cuando trabaja con los datos de la lista en una base de datos de Access, también puede crear consultas, formularios e informes. Para más información, vea Importar datos de una base de datos de Access a una aplicación web de Access.

Use listas de forma coherente en todos los sitios Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia en varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas características te permiten reutilizar la configuración y la estructura de listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema de servicio al cliente que especifique determinadas columnas (como el contacto con el cliente) y procesos empresariales para el tipo de contenido. Otro ejemplo es la creación de una columna de sitio para los nombres de los departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede reutilizar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre aparecen de la misma manera en cada lista.

Trabajar en elementos de lista de un programa de correo electrónico Use un programa de correo electrónico compatible con tecnologías de Microsoft para llevar consigo información importante de la lista. Por ejemplo, con Outlook, puede ver y actualizar tareas, contactos y foros de discusión en su sitio desde Outlook. Para obtener más información, vea Conectar una lista externa a Outlook.

Establecer la segmentación de contenidoHabilita la segmentación por público para filtrar elementos por grupos.

Tipos de listas

El tipo de lista que use depende del tipo de información que esté compartiendo.

Anuncios Comparte noticias y estado, y proporciona recordatorios. Los anuncios admiten formato mejorado con imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Contactos Almacenar información sobre las personas o grupos con los que trabaja. Si usa un programa de administración de correo electrónico o contactos compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar los contactos desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, como Outlook. Una lista de contactos no administra realmente los miembros de su sitio, pero se puede usar para almacenar y compartir contactos para su organización, como una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión Proporcionar un lugar central para grabar y almacenar discusiones de equipo similares al formato de los grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado las listas de su sitio para recibir mensajes de correo electrónico, los foros de discusión pueden almacenar discusiones por correo electrónico de los programas de correo electrónico más comunes. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para la nueva versión del producto de su organización.

Enlaces Proporcione una ubicación central para los vínculos a Internet, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos a los sitios web de sus clientes.

Vínculos promocionados Mostrar un conjunto de acciones de vínculo en un diseño visual.

Almacén de Calendar para los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como días festivos de la empresa. Un calendario proporciona vistas visuales, similares a un calendario de escritorio o de pared, de los eventos del equipo, incluidas reuniones, eventos sociales y eventos de todo el día. También puede realizar un seguimiento de los hitos del equipo, como las fechas límite o las fechas de lanzamiento de productos que no están relacionadas con un intervalo de tiempo específico. Para obtener más información, vea Crear una vista de calendario a partir de una lista.

Tareas Realice un seguimiento de la información sobre proyectos y otros eventos pendientes de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado a medida que la tarea avanza hacia la finalización. Si usa un correo electrónico o un programa de administración de tareas compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar las tareas desde su sitio en su otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso presupuestario de su organización y, a continuación, verla y actualizarla en Outlook junto con sus otras tareas. Para obtener más información, vea Crear una lista.

Tareas de proyecto Almacene la información de las tareas con una vista de Gantt y barras de progreso. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado a medida que la tarea avanza hacia la finalización. Si usa un programa de administración de tareas o correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar las tareas de proyecto desde su sitio en su otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas de proyecto en su sitio para identificar y asignar el trabajo para crear un manual de aprendizaje y, después, puede realizar un seguimiento del progreso de su organización desde Project. Para obtener más información, vea Crear una lista.

Seguimiento de incidencias Almacene información sobre problemas específicos, como problemas de soporte técnico, y realice un seguimiento de su progreso. Puede asignar problemas, clasificarlos y relacionarlos entre sí. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de problemas para administrar problemas y soluciones de servicio al cliente. También puede comentar los problemas cada vez que los edite, creando un historial de comentarios sin alterar la descripción original del problema. Por ejemplo, un representante de servicio al cliente puede registrar cada paso dado para resolver un problema y los resultados. También puedes usar una lista de seguimiento de problemas con un flujo de trabajo de tres estados para ayudar a tu organización a administrar el seguimiento de problemas o proyectos. Para obtener más información, vea Crear una lista.

Encuesta Recopile y compile comentarios, como una encuesta de satisfacción de los empleados o un cuestionario. Puede diseñar sus preguntas y respuestas de varias maneras diferentes y ver información general sobre sus comentarios. Si tiene instalada una hoja de cálculo o un programa de base de datos compatible con las tecnologías de Microsoft, puede exportar los resultados para analizarlos más a fondo. Para obtener más información, consulte Crear una encuesta.

Personalizado Empieza una lista desde cero. También puede crear una lista personalizada basada en una hoja de cálculo si tiene un programa de hoja de cálculo compatible con las tecnologías de Microsoft. Por ejemplo, puede importar una lista de Excel que haya creado para almacenar y administrar contratos con proveedores. Para obtener más información, vea Crear una lista basada en una hoja de cálculo.

Listas externas Trabajar con datos almacenados fuera de una lista, pero que se pueden leer y escribir en Microsoft 365. El origen de datos de una lista externa se denomina tipo de contenido externo. A diferencia de una lista nativa de Microsoft 365, una lista externa usa Servicios de conectividad empresarial para acceder a los datos directamente desde un sistema externo (como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server), ya sea un sistema de base de datos, un servicio web o un sistema de línea de negocio.

Lista personalizada en vista de hoja de datos Cree una lista en blanco similar a una lista personalizada, pero para mostrar la lista de forma predeterminada en la vista Hoja de datos. La vista Hoja de datos proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos como filas y columnas. Puede agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y criterios de ordenación, mostrar valores calculados y totales, y editar datos cómodamente en las celdas de la cuadrícula. La vista Hoja de datos requiere Office instalado en un equipo cliente de 32 bits y un explorador que admita controles ActiveX.

Lista de estado Muestre y realice un seguimiento de los objetivos del proyecto. La lista incluye un conjunto de iconos coloreados para comunicar el grado de cumplimiento de los objetivos.

Circulaciones Envíe información, incluidas las marcas de confirmación, a los miembros del equipo.

Lista de diccionarios de Microsoft IME Use los datos de la lista como un diccionario IME de Microsoft. Puede convertir los elementos de la columna de lectura en Mostrar con el IME de Microsoft y ver el contenido en Comentario en la ventana Comentario de IME. Los datos se pueden vincular a una dirección URL específica.

Lista de contenido de PerformancePoint Almacene los elementos del panel, como cuadros de mandos, informes, filtros, páginas del panel y otros elementos del panel, que cree mediante PerformancePoint Dashboard Designer.

Idiomas y traductores Uso con un flujo de trabajo de administración de traducciones en una biblioteca de administración de conferencias. El flujo de trabajo usa la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente o puede elegir que se cree automáticamente al agregar un flujo de trabajo de Administración de traducciones a una biblioteca de Administración de conferencias.

Lista de KPI Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar rápidamente el progreso realizado en relación con objetivos medibles. Puede configurar listas de KPI para realizar un seguimiento del rendimiento mediante uno de los cuatro orígenes de datos: datos introducidos manualmente, datos de una lista de Microsoft 365, datos de libros de Excel o datos de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server. Después de crear la lista de KPI, puede usarla para mostrar el estado del indicador en una página del tablero.

Importar hoja de cálculo Usa columnas y datos de una hoja de cálculo existente. Para importar una hoja de cálculo se necesita Microsoft Excel u otro programa compatible.

Agregar una lista a la página

Para agregar una lista a una página de experiencia moderna de SharePoint:

1. Si la página aún no está en modo de edición, haga clic en Editar en la parte superior derecha de la página.

2. Mueva el mouse por encima o por debajo de un elemento web existente y verá una línea con un círculo +, como este:

   

3. Haga clic en + y verá una lista de elementos web entre los que elegir. Desplácese hacia abajo hasta la sección Documentos, listas y bibliotecas .

4. Seleccione Lista.
   Se muestran los nombres de todas las listas disponibles.

5. Seleccione la lista que desea insertar en la página.

6. Si estás satisfecho con la selección, selecciona Guardar como borrador cerca de la parte superior izquierda. A continuación, para que la página actualizada esté disponible para otros usuarios, seleccione Publicar cerca de la parte superior derecha.

Para agregar una lista a una página de experiencia clásica de SharePoint:

1. En Sitios, haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Contenido del sitio.

2. Haga clic en el icono Agregar una aplicación .

   

3. Desplácese y haga clic en la aplicación que desea usar. Puede haber más de una página.

4. Asigne un nombre único a la aplicación para que pueda recuperarla más tarde en una página y haga clic en Crear.

5. Cuando vuelva a la pantalla Contenido del sitio, puede hacer tres cosas:

   • Cierre la ventana y vuelva a la página. Agregue la nueva aplicación a la página con Insertar elementos web.
   • Haga clic en la aplicación y comience a escribir datos.
   • Haga clic en los puntos suspensivos (...) y, a continuación, haga clic en Configuración. Aquí puede agregar columnas, cambiar nombres y realizar otras tareas.

Organizar listas en un sitio

Aunque puede usar las características de las listas de varias formas, cómo usarlas depende del tamaño, el número de listas que tenga y las necesidades de su organización.

Almacenar muchos elementos en una lista

Es posible que desee una lista grande para satisfacer diversas necesidades. Por ejemplo, es posible que tenga un gran número de problemas técnicos para realizar un seguimiento en toda la organización, con problemas que se aplican a varios proyectos y grupos.

Use una sola lista cuando:

• El grupo necesita ver información de resumen sobre los elementos de la lista o las diferentes vistas del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, un administrador puede querer ver el progreso de todos los problemas técnicos de una organización o ver todos los problemas que se presentaron en el mismo período de tiempo.
• People desea explorar o buscar los problemas en la misma ubicación de un sitio.
• Desea aplicar la misma configuración a los elementos de lista, como realizar el seguimiento de versiones o requerir aprobación.
• Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, como los mismos niveles de permisos. El permiso único se puede aplicar a elementos de lista específicos, pero si los niveles de permiso varían mucho, considere varias listas.
• Desea analizar información sobre la lista o recibir actualizaciones consolidadas de la lista. Puede recibir alertas cuando se modifiquen los elementos de lista o ver los cambios en una lista mediante la tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros del grupo de trabajo ver una lista unificada de la información que ha cambiado.

Crear varias listas

Es posible que quieras tener varias listas cuando haya diferencias claras entre los elementos que quieres administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos.

Use varias listas si:

• No esperas que las personas necesiten resúmenes de los elementos juntos.
• Los grupos de personas que trabajan con la información son distintos y tienen diferentes niveles de permisos.
• Debe aplicar diferentes opciones de configuración, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de elementos.
• No es necesario analizar los elementos en conjunto ni recibir actualizaciones consolidadas sobre la lista.

Organizar los elementos de una lista

A continuación se muestran algunas de las formas en que puede organizar listas y elementos de lista:

Agregar columnas Ayude a su grupo a identificar los elementos que son más importantes, puede agregar columnas a su lista. Por ejemplo, puede agregar la columna Proyecto a una lista para ayudar a las personas que trabajan en proyectos específicos a ver y trabajar con sus elementos más fácilmente. También es posible que desee agregar más columnas si desea recopilar información adicional para cada elemento de lista, como el nombre del departamento o el nombre de un empleado.

Si tiene varios elementos en una lista, puede considerar la posibilidad de indexar determinadas columnas para mejorar el rendimiento al ver varios elementos o cambiar de vista. Esta característica no cambia la forma en que se organizan los elementos, pero podría permitir a las organizaciones almacenar más fácilmente un gran número de elementos en una lista. Sin embargo, la indexación puede ocupar más espacio en la base de datos. Para obtener más información, vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Crear vistas Use vistas si las personas de su grupo necesitan ver datos con frecuencia de una manera determinada. Las vistas usan columnas para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, los usuarios pueden examinar una lista en conjuntos de 25 o 100 elementos de lista por página, según sus preferencias y la velocidad de su conexión.

Las vistas le proporcionan la flexibilidad de almacenar un gran número de elementos en una lista, pero solo puede ver los subconjuntos que desee en un momento determinado, como los problemas que se publicaron este año o solo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que solo están disponibles para usted y, si tiene permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que están disponibles para todos los usuarios. Para obtener más información, vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Crear carpetas Agregue carpetas a la mayoría de los tipos de listas si el propietario de la lista ha permitido que se creen carpetas. Esto es especialmente útil si los elementos de la lista se pueden dividir de una manera determinada, como por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a los usuarios a examinar y administrar más fácilmente los elementos de lista. Las tecnologías de Microsoft proporcionan una vista de árbol que permite a los usuarios navegar por sus sitios y carpetas de forma similar a como trabajan con las carpetas de su disco duro. Por ejemplo, cada departamento puede tener su propia carpeta. Para obtener más información, vea Crear una carpeta en una lista.