Puede agregar palabras clave empresariales a los elementos de un sitio de SharePoint Server o SharePoint en Microsoft 365 para el etiquetado de metadatos y desarrollar un sistema de clasificación y organización del contenido en línea en diferentes categorías. Las palabras clave y los metadatos le permiten capturar parte del conocimiento de las personas que usan el contenido. Para obtener más información, vea Introducción a los metadatos administrados en SharePoint.
Puede agregar una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca. Después, puede seleccionar el elemento de lista o biblioteca al que agregar una palabra clave e introducir la palabra o frase que desea mostrar en las propiedades del elemento.
La siguiente ilustración muestra un ejemplo de una columna con una palabra clave empresarial agregada.
Para agregar una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca:
- Ve a la lista o biblioteca a la que quieras agregar una columna de palabra clave empresarial.
- En la cinta de opciones de una biblioteca o lista de SharePoint Server, seleccione Configuración de biblioteca o Configuración de lista.
En un sitio de SharePoint en Microsoft 365, seleccione el
y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca o Configuración de lista. - En la columna Permisos y administración , seleccione Configuración de palabras clave y metadatos empresariales.
- En la página de configuración, en la sección Agregar palabras clave de empresa, activa la casilla Agregar una columna de palabras clave de empresa a esta lista y habilita la sincronización de palabras clave.
Deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos
Puede controlar si los términos o palabras clave que se agregan a las columnas Metadatos administrados o Palabras clave de empresa en una lista o biblioteca están disponibles como palabras clave para el etiquetado social. Por ejemplo, si la lista contiene información confidencial, es posible que no quieras que los valores de la palabra clave sean visibles. Para restringir el acceso a las palabras clave, considere la posibilidad de deshabilitar la publicación de metadatos.
Nota
De forma predeterminada, los términos de un conjunto de términos locales creados en el contexto de una colección de sitios específica se excluyen de la publicación de metadatos. Los conjuntos de términos locales no están disponibles para su uso en el etiquetado social o como palabras clave de empresa.
Para deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos, siga estos pasos:
Vaya a la lista o biblioteca para la que desea configurar la publicación de metadatos.
En la cinta de opciones de una biblioteca o lista de SharePoint Server, seleccione Configuración de biblioteca o Configuración de lista.
En un sitio de SharePoint en Microsoft 365, seleccione el y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca o Configuración de lista.En Permisos y administración, seleccione Configuración de palabras clave y metadatos empresariales.
En la sección Publicación de metadatos , en Guardar metadatos en esta lista como etiquetas sociales, realiza una de las siguientes acciones:
- Para publicar valores en campos de metadatos administrados y palabras clave de empresa en los perfiles de redes sociales y Mi sitio, active la casilla.
- Para evitar que los valores de los campos Metadatos administrados y Palabras clave de empresa se expongan al etiquetado social y a los perfiles de Mi sitio, desactive la casilla.
Seleccione Aceptar.
Más información sobre las palabras clave de empresa
SharePoint transforma las palabras clave de empresa en un único conjunto de términos no jerárquico. Puede encontrar este conjunto de términos especial, que se denomina conjunto de palabras clave, mediante la herramienta de administración de almacén de términos. Para obtener más información, consulte Crear, configurar y administrar grupos y conjuntos de términos.
Las palabras clave que agregue están disponibles para otros usuarios cuando acceden a listas o bibliotecas de SharePoint. Por ejemplo, cuando los usuarios escriben caracteres similares en la columna Palabras clave de empresa de la lista, SharePoint muestra la palabra clave en un mensaje de sugerencia. Y si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, SharePoint copia las etiquetas de documento existentes en la columna de palabras clave de empresa cuando los documentos se cargan en la lista o biblioteca. Esto ayuda a sincronizar las palabras clave existentes con las características de metadatos administrados.
Los administradores del almacén de términos pueden hacer que el conjunto de palabras clave esté abierto o cerrado. El hecho de que el conjunto esté abierto o cerrado afecta a la forma en que los usuarios trabajan con una columna de palabras clave de empresa en una lista o biblioteca. Si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, los usuarios del sitio pueden escribir valores de palabras clave. Si el conjunto de palabras clave está cerrado, los usuarios no pueden enviar nuevas palabras clave, sino que deben usar palabras clave de empresa existentes o un término administrado. Si el término de palabras clave establecido para el sitio está abierto, los usuarios pueden agregar cualquier valor de texto a esta columna.
Si procede, un administrador con permisos para administrar puede cambiar la forma en que SharePoint controla estas palabras clave y moverlas a un conjunto de términos administrado específico. Luego, las palabras clave están disponibles para los mismos tipos de usos que los otros términos en ese conjunto de términos.