Trabajar con el límite de Umbral de vista de lista solo para SharePoint Server

Uso de un sitio de Centro de documentos

Un Centro de documentos es una plantilla que se puede usar para crear un sitio con características dirigidas a la manipulación, almacenamiento y búsqueda de documentos. Con los permisos adecuados, se puede crear un sitio o subsitio con esta plantilla. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un sitio del Centro de documentación?

Usar la ventana de tiempo diaria

Con servidores SharePoint Server (SharePoint 2016), el umbral de vista de lista de 5000 elementos también es el predeterminado. Sin embargo, dado que hay más control por parte de los administradores de red, se puede establecer una ventana de tiempo diaria en la que los límites se quitan de forma eficaz, lo que permite realizar consultas grandes y otras operaciones con uso intensivo de datos. Este intervalo normalmente es durante la noche cuando la mayoría de los usuarios no está en el sistema. El administrador también puede elegir elevar el límite si corresponde.

La ventana de tiempo diaria es una forma para que los administradores especifiquen un período de tiempo dedicado para que todos los usuarios realicen operaciones ilimitadas sin límites y generalmente se programa durante las horas de menor actividad.

Aunque las vistas son una forma principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, también hay otros comandos y operaciones de SharePoint que se realizan mejor durante la ventana de tiempo diaria:

• Agregar y eliminar un índice
• Agregar y modificar una columna de lista
• Eliminar y copiar carpetas
• Cambio de configuración de seguridad de una lista o biblioteca
• Guardar una lista con su contenido como una plantilla
• Eliminación de un sitio web

Configurar la ventana de tiempo diaria

La configuración del intervalo diario de horas requiere que establezca una hora de inicio y una duración. Al establecer el tiempo y la duración, comprenda que si alguien inicia una consulta u operación de larga duración durante la ventana, continuará hasta que se complete, independientemente de si está dentro de la ventana.

1. Como administrador, inicie sesión en Administración central.
2. Vaya a Administración de>aplicaciones Administrar aplicaciones web.
3. Seleccione la aplicación para establecer o cambiar la configuración del Intervalo diario de horas.
4. En la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione Limitación de recursos.
5. Cambie la ventana de tiempo diaria y, a continuación, establezca la hora y la duración que desea usar.
6. Cuando termines, selecciona Aceptar.

Si no es desarrollador o no tiene el acceso adecuado a recursos de desarrollador para realizar estas acciones, puede diferir estos tipos de operaciones al Intervalo diario de horas. Para ver cuándo está programada la ventana de tiempo diaria, póngase en contacto con el administrador.

Usar el sitio del Centro de documentos

Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando quiera crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. El Centro de documentación se basa en una plantilla de sitio y está diseñado para que pueda funcionar como repositorio centralizado para administrar varios documentos. Las características como los metadatos y la navegación con vista de árbol, los tipos de contenido y los elementos web le ayudan a organizar y recuperar documentos de una manera eficaz y significativa para los usuarios. Para obtener más información sobre el uso de plantillas de sitio, vea Crear y usar plantillas de sitio en versiones de SharePoint Server.

Los administradores de contenido pueden configurar rápidamente la navegación controlada por metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas sin tener que crear explícitamente los índices, pero también pueden obtener ayuda al crear índices adicionales para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas. Para obtener más información, consulte ¿Qué es un sitio del Centro de documentación?

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido:

• En un entorno de creación, puede proteger y desproteger activamente los archivos y crear estructuras de carpetas para esos archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones o más de cada documento. Puede proteger y desproteger documentos con frecuencia, y los flujos de trabajo pueden ayudar a automatizar las acciones en los documentos.
• Por el contrario, hay muy poca creación en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Solo puede ver o cargar documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10 000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3 000 a 4 000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

Eliminar listas

La eliminación de listas solo la pueden realizar los administradores de SharePoint o de red y los administradores de granja en versiones de SharePoint Server.

La eliminación de listas grandes requiere recursos de base de datos que se pueden bloquear mediante el umbral de vista de lista. Para obtener más información sobre cómo eliminar una lista, vea Eliminar una lista.

Restaurar o eliminar elementos de la Papelera de reciclaje

Estos comandos y operaciones pueden fallar si superan los umbrales y límites del sitio al recuperar datos de lista durante el horario normal. Su ejecución sin límites durante el intervalo diario de horas puede evitar errores y que afecten a otros usuarios.

Cambiar el límite de umbral de vista de lista

La última opción, también con las versiones Server de SharePoint, consiste en cambiar el límite. Esto es arriesgado porque un límite mayor aumenta la posibilidad de afectar al rendimiento de algunos o todos los usuarios.

Para comprobar su versión de SharePoint, consulte ¿Qué versión de SharePoint estoy usando?

¿Cómo puedo cambiar el umbral de vista de lista?

El umbral de vista de lista (LVT) está establecido para proporcionar rendimiento a los usuarios y proteger el servidor de una sobrecarga involuntaria durante las consultas. El LVT solo se puede cambiar en versiones de servidor de SharePoint por un administrador en la aplicación Administración Central. No se recomienda cambiarla para evitar una degradación del rendimiento. SharePoint no permite que los administradores cambien el LVT para proteger a los usuarios de otros espacios empresariales de problemas de rendimiento cuando se recuperan grandes conjuntos de datos. En su lugar, use índices, filtros y carpetas para administrar las consultas.

Si solo tiene unas pocas consultas que requieren aumentar el LVT, considere usar la ventana de tiempo diaria durante las horas de inactividad en su lugar.

Si realmente desea cambiar el LVT, siga estos pasos. Son estándares de SharePoint 2016, aunque la interfaz de usuario puede diferir ligeramente. La aplicación Administración central es independiente del sitio de SharePoint y requiere derechos de administrador de granja para el acceso. 

1. Como administrador, inicie sesión en Administración central.
2. Vaya a Administración de>aplicaciones Administrar aplicaciones web.
3. Seleccione la aplicación para cambiar el umbral de vista de lista.
4. En la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione Limitación de recursos.
5. Cambie el valor Umbral de vista de lista (el primero en la lista) por un valor razonable.
6. Seleccione Aceptar.

Hay opciones de configuración adicionales en la página de limitación de recursos que, como administrador, querrá comprender.

Umbral de vista de lista para auditores y administradores: este es de forma predeterminada un "límite superior". Las consultas ejecutadas por un auditor o administrador que solicita específicamente (mediante programación) invalidar la LVT estarán sujetas a este límite. De forma predeterminada, son 20,000 en lugar de 5,000 para el LVT. Aumentar este límite tiene las mismas ramificaciones que aumentar el LVT. Al cambiar este valor, hay cambios asociados que es posible que deban realizarse.

Reemplazo del modelo de objetos: si suele usar código personalizado en la implementación y necesita anular el LVT a un límite superior, entonces podría ser una buena idea permitir que el modelo de objetos lo invalide y otorgue permisos de auditor o administrador a la aplicación que realizará las consultas. Esta configuración está activada de forma predeterminada, pero puede deshabilitarla si no la necesita. Un buen ejemplo de cuándo podría querer usar esto es si ha implementado algún código que realizará el almacenamiento en caché de un conjunto más grande de resultados a los que se accede con frecuencia durante, digamos, varios minutos. Si no tiene previsto almacenar en caché el contenido y tiene previsto ejecutar estas consultas con frecuencia, no se recomienda usar este método para evitar el LVT porque afectará negativamente al rendimiento del servidor. En resumen: "pisa con cuidado".

Umbral de búsqueda de vista de lista: esta característica limita el número de combinaciones que puede realizar una consulta. Esto equivale al número de campos de Búsqueda, Persona/Grupo o Estado de flujo de trabajo que se incluyen en la consulta. Por ejemplo, una vista que muestra 6 columnas de búsqueda y se filtra en otras 3 columnas de búsqueda distintas usa 9 búsquedas. Si el umbral de búsqueda vista de lista se establece en 8, se producirá un error. No se recomienda aumentar el número a más de 8.

Las pruebas exhaustivas de Microsoft han demostrado que hay una degradación grave del rendimiento no gradual que aparece por encima de 8 combinaciones. No solo el rendimiento del servidor disminuye significativamente en ese punto, sino que la consulta termina usando una cantidad desproporcionadamente grande de recursos de SQL Server, lo que afecta negativamente a todos los demás que usan esa misma base de datos. Para obtener más información, vea la sección Columnas de búsqueda y vistas de lista de Resultados y recomendaciones de pruebas de rendimiento y capacidad.

Ventana de tiempo diaria para consultas grandes: esta característica le permite establecer una hora cada día en la que los usuarios pueden usar consultas más grandes sin alcanzar límites. Hay algunas cosas que debe considerar detenidamente antes de decidir en qué momento hacer esto:

• Para que afecte el menor número de usuarios, se debe establecer en horas de poca actividad o en un periodo durante el que se espera la menor carga. Si elige un momento en medio de la jornada laboral para la mayoría de sus usuarios, incluso aquellos que no están usando la lista grande podrían verse afectados negativamente.
• Intente limitarlo a un periodo de tiempo razonable para que los usuarios lo puedan usar para corregir sus listas, en lugar de ponerse en contacto con el administrador.
• Las operaciones iniciadas durante la ventana de tiempo no se anularán una vez finalizada la ventana. Tenga en cuenta el tiempo necesario en caso de que un usuario intente eliminar una lista de gran tamaño justo antes del tiempo de inactividad.
• Considere la posibilidad de diferentes zonas horarias. Esto es especialmente importante si su organización o sus clientes tienen una distribución geográfica amplia y comparten un servidor de SharePoint hospedado de forma centralizada. Establecerlo a las 6:00 p. m. podría funcionar para su propia ubicación, pero no sería beneficioso, por ejemplo, en Sydney, Australia.

Umbral de permisos únicos de la lista: este es el número de permisos únicos permitidos por lista. Si tiene una carpeta en la que rompe la herencia de permisos y establece algunos permisos para ella (y todos los elementos que contiene), eso cuenta como 1 en el umbral de permisos únicos de la lista. A diferencia de LVT y otras configuraciones, este umbral no se activa al ver el contenido o realizar alguna otra operación en él, sino explícitamente al cambiar los permisos.

Si no puede permitirlo, entonces es recomendable reducir este número. El valor predeterminado es 50 000, que es una gran cantidad de permisos exclusivos. Es muy probable que la lista tenga problemas con los permisos antes de llegar a este número, por lo que se recomienda modificarlo de forma preventiva por un valor que pueda funcionar en su entorno.