Puede sincronizar datos entre una lista externa y Microsoft Excel y mantener ambos conjuntos de datos actualizados. Por ejemplo, puede que quiera mantener un inventario de productos en una lista para que sea fácil de compartir y actualizar, pero también para realizar un análisis periódico del inventario con Microsoft Excel.
Nota
No puede sincronizar una lista externa con versiones anteriores a Excel 2013. Si intenta hacerlo, aparecerá un cuadro de diálogo de error que indica que "no se puede conectar a la lista".
Para obtener más información, consulta Buscar contenido sobre datos externos.
Preparación y requisitos previos para el uso de datos externos.
Trabajar con datos externos requiere varias tareas previas para habilitar el acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear los pasos siguientes. Además, si tienes problemas al intentar trabajar con datos externos, esta información puede ayudarte a identificar el problema. Para acceder a los datos externos, usted o un administrador deben hacer lo siguiente:
Preparar el origen de datos externo Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para asegurarse de que las personas adecuadas tengan acceso a los datos y que los datos no terminen en las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.
Configurar cuentas y servicios de SharePoint Un administrador debe activar los Servicios de conectividad a datos empresariales y el Servicio de almacenamiento seguro. Para obtener información sobre el uso de estos servicios, consulte Configuración de soluciones de Servicios de conectividad empresarial para SharePoint 2013 y Crear una lista externa a partir de una tabla de SQL Azure con Servicios de conectividad empresarial y Almacén seguro.
Configurar los servicios de almacenamiento seguro Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para el origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino. Para obtener información sobre el uso de estos servicios, consulte Creación o edición de una aplicación de destino de almacenamiento seguro.
Configurar los Servicios de conectividad a datos empresariales Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea el tipo de contenido externo tenga permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo en el que se basa la lista externa. Para obtener información sobre el uso de estos servicios, consulte Configurar soluciones de Servicios de conectividad empresarial para SharePoint 2013.
Crear un tipo de contenido externo Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contenga información sobre las conexiones, el acceso, los métodos de operación, las columnas, los filtros y otros metadatos usados para recuperar los datos del origen de datos externo.
Crear una lista externa Un usuario debe crear una lista externa basada en el tipo de contenido externo y una o varias vistas de la lista externa según sea necesario.
Asegúrese de que los productos de Office están listos para usar Para sincronizar datos externos con productos de Office, debe tener al menos Windows 7 y los siguientes productos de software gratuito en cada equipo cliente: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 y WCF Data Services 5.0 para OData V3 (si es necesario, se le pedirá automáticamente que descargue el software). Además, asegúrese de que la opción de instalación de Office, Servicios de conectividad empresarial , está habilitada (esta es la opción predeterminada). Esta opción instala el tiempo de ejecución de cliente de Servicios de conectividad empresarial, que hace lo siguiente: almacena en caché y se sincroniza con datos externos, asigna datos empresariales a tipos de contenido externos, muestra el selector de elementos externos en los productos de Office y ejecuta soluciones personalizadas dentro de los productos de Office.
Para obtener información general sobre el uso de datos externos, consulta Buscar contenido sobre datos externos.
Exportar la lista externa a Excel
- Vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista.
- En Inicio rápido, seleccione el nombre de la lista de SharePoint o seleccione ConfiguraciónBotón
, seleccione Contenido del sitio o Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de lista adecuada, seleccione el nombre de la lista. -
Seleccione Lista y luego Exportar a Excel.
De forma predeterminada, esta funcionalidad está habilitada en listas externas, pero puede ser deshabilitada por un administrador del sistema. - Si se le pide que confirme la operación, seleccione Aceptar.
- En el cuadro de diálogo Descarga de archivos , seleccione Abrir.
- Si se le pregunta si desea habilitar las conexiones de datos en el equipo, seleccione Habilitar si cree que es seguro habilitar la conexión a los datos del sitio de SharePoint.
Una tabla de Excel se crea con una conexión de datos basada en un archivo de consulta web. Las columnas de la tabla exportada vienen determinadas por la vista de lista externa actual. Los datos externos exportados están determinados por los filtros definidos en el tipo de contenido externo y en la vista de lista externa, así como por la configuración de idioma para el sitio de SharePoint. Se ignoran los límites de páginas.