Naplánovanie schôdze v aplikácii Microsoft Teams

Naplánovanie schôdze

Existuje niekoľko spôsobov naplánovania schôdze v aplikácii Teams:

• V chate "one-on-one" alebo v skupinovom chate vyberte položku Naplánovať schôdzu pod poľom správy a rezervujte si schôdzu s ľuďmi v chate. Z chatu na schôdzi nie je možné naplánovať schôdzu.

• V kalendára na ľavej strane aplikácie Teams vyberte položku Nová schôdza v pravom hornom rohu.

Vo formulári plánovania zadáte nadpis schôdze, pozvete ľudí a pridáte podrobnosti o schôdzi. Pomocou Rozvrhového asistenta môžete nájsť čas vyhovujúci všetkým účastníkom.

V Rozvrhovom asistentovi môžete vidieť časové pásma, plány a dostupnosť účastníkov v rôznych časových intervaloch. Mriežka Rozvrhového asistenta zobrazí plán každého účastníka. Tieňované oblasti sa zobrazujú, keď sú účastníci zaneprázdnení alebo majú nezáväzné schôdze. Nefarbené oblasti sa zobrazujú, keď sú účastníci voľní. 

Po dokončení vypĺňania podrobností výberom položky Uložiť zatvorte plánovací formulár a pozvite účastníkov na schôdzu.

Pridanie čísla na telefonické pripojenie  

Zadajte číslo na telefonické pripojenie a identifikáciu konferencie, aby sa účastníci mohli k schôdzi cez Teams pripájať telefonicky. Ak plánujete schôdzu z Outlooku, číslo na telefonické pripojenie a identifikácia konferencie sa automaticky zobrazia v naplánovanej pozvánke na schôdzu. Informácie o pridávaní týchto podrobností pri plánovaní v aplikácii Teams nájdete v téme Pridanie čísla na telefonické pripojenie k schôdzi v aplikácii Teams.

Priradenie kategórií k schôdzi

Farebný kód kalendára s kategóriami. Rovnako ako v Outlooku môžete každej schôdzi v kalendári priradiť jednu alebo viacero kategórií. Existuje niekoľko spôsobov priradenia kategórií:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na udalosť v kalendári a vyberte položku Kategorizovať a potom vyberte farbu.

2. Pri plánovaní schôdze vyberte položku Kategória v hornej časti formulára plánovania.

   Poznámka: V súčasnosti nie je možné kategórie použiť na schôdze kanála.

Pozvanie ľudí mimo vašej organizácie 

Teams vám umožňuje pozvať ľudí mimo vašej organizácie vrátane tých, ktorí nemajú licenciu na program Teams. Aby ste ich mohli pozvať, budete potrebovať ich úplnú e-mailovú adresu.

1. Prejdite na miesto, kde sa nachádza možnosť Pridať požadovaných účastníkov. Ak je niekto nepovinný účastník, vyberte položku Nepovinný.

2. Zadajte úplnú e-mailovú adresu osoby (napr.: meno@example.com).

3. Vyberte položku Pozvať. Osoba dostane e-mail s prepojením na schôdzu.

Pozvanie ľudí pomocou prepojenia 

Aplikácia Teams umožňuje pozvať ľudí na schôdzu prostredníctvom prepojenia na schôdzu. Ak chcete zdieľať toto prepojenie:

1. Vytvorte schôdzu v aplikácii Teams.

2. Prejdite na Kalendár na ľavej strane aplikácie Teams a vyberte naplánovaciu schôdzu.

3. Prepojenie na schôdzu sa zobrazí ako URL adresa. Skopírujte ho výberom položky .

Pridanie spoluorganizátora

Po pozvaní ľudí na schôdzu môžete pridať až 10 spoluorganizátorov, ktorí vám pomôžu spravovať schôdzu. Pred pridaním spoluorganizátorov sa uistite, že ľudia, ktorých chcete pridať, sú už pridaní ako povinní účastníci, a potom postupujte podľa krokov uvedených nižšie:

1. Vyberte schôdzu a potom vyberte položku Upraviť.

2. Vyberte položku Ďalšie možnosti > možnosti schôdze.

3. Na stránke možností schôdze vedľa položky Vybrať spoluorganizátorov vyberte šípku nadol a vyberte názov spoluorganizátora.

   

4. V dolnej časti obrazovky vyberte položku Uložiť .

Zmena na schôdzu kanála

1. Vyberte položku Nová schôdza.

2. Zadajte názov kanála v poli Pridať kanál (pod poľami času a dátumu).

Po odoslaní pozvánky sa kanály už nedajú upraviť ani pridať. V prípade aktualizovaného kanáloa bude potrebné odoslať novú pozvánku.

Po pridaní požadovaných ľudí vyberte možnosť Rozvrhový asistent a nájdite najvhodnejší čas.

Ak ide o opakovanú schôdzu, otvorte rozbaľovaciu ponuku vedľa položky Neopakuje sa (hneď pod dátumom). Vyberte frekvenciu opakovania spomedzi predvolených možností alebo výberom položky Vlastné vytvorte vlastnú frekvenciu.

Plánovanie schôdzí v kalendári kanála 

Ak neviete, ako pridať kalendár do kanála, kroky sú uvedené v téme Zobrazenie všetkých schôdzí v aplikácii Teams. Po dokončení môžete do zdieľaného kalendára pridať udalosti niekoľkými spôsobmi.

• V hornej časti kalendára vyberte položku Pridať novú udalosť.

• Kliknutím a presunutím kurzora na kalendár vyberte časový blok.

• Alebo výberom šípky vedľa položky Stretnúť sa teraz v hornej časti aplikácie otvorte ponuku a vyberte položku Naplánovať schôdzu.

Každá z týchto akcií otvorí plánovací formulár s vyplneným názvom kanála a môžete pridať outlookovú skupinu alebo jednotlivcov manuálnym zadaním ich mien. Hostia a partneri mimo vašej organizácie nebudú mať prístup ku kalendáru kanála a budú tiež musieť byť pridaní do pozvánky na schôdzu.

Kliknutím pravým tlačidlom myši sa zobrazia ďalšie možnosti

Pravým tlačidlom myši kliknite na udalosť v kalendári, ak chcete potvrdiť účasť, odstrániť ju v prípade zrušenia alebo otvoriť pozvánku na zobrazenie podrobností o schôdzi. Ak je udalosť schôdza cez Teams, budete mať k dispozícii možnosti Pripojiť sa online a Konverzovať s účastníkmi.

V schôdzach cez Teams sa v udalosti v kalendári päť minút pred začatím schôdze zobrazí tlačidlo na pripojenie. Po pripojení sa k schôdzi udalosť zmení farbu, aby ste vedeli, že niekto je online.

Výberom položky Pripojiť sa sa otvorí okno nastavení schôdze, aby ste pred pripojením sa k online schôdzi mohli potvrdiť uprednostňované nastavenia kamery a mikrofónu.

Preplánovanie schôdze

V kalendári aplikácie Teams môžete preplánovať schôdze a udalosti, ktoré organizujete. Ak chcete rýchlo aktualizovať čas schôdze, vyberte ho v kalendári aplikácie Teams, presuňte ho do nového časového úseku a pustite ho.

Pred aktualizáciou času schôdze dostanete oznámenie o dostupnosti pozvaných.

Čas schôdze môžete zmeniť aj výberom schôdze v kalendári aplikácie Teams, výberom položky Upraviť, výberom nového termínu a výberom položky Odoslať aktualizáciu. Účastníci automaticky dostanú oznámenie s aktualizovaným časom. 

Nastavenie stavu Zobraziť ako v schôdzi cez Teams

Ako organizátor môžete nastaviť stav Zobraziť ako schôdze na paneli akcií. Keď účastníci RSVP, ich stav bude automaticky odrážať stav nastavený organizátorom. 

Ako účastník môžete nastaviť svoj individuálny stav schôdze prostredníctvom možnosti Zobraziť ako nezávisle od stavu nastaveného organizátorom. Aktualizovaný stav sa bude prejavovať vo vašom kalendári. Predvolená hodnota Zobraziť ako pre všetky schôdze, ktoré organizátor plánuje, má hodnotu Nemám čas.

Stav Zobraziť ako môžete nastaviť niekoľkými spôsobmi: