Spravovanie e-mailov webinárov v aplikácii Microsoft Teams

Upozorniť, pripomenúť a aktualizovať registrovaných účastníkov o nadchádzajúcom webinári pomocou e-mailov webinárov.

Typy e-mailov webinárov

Existujú rôzne typy e-mailov webinárov, ktoré informujú a upozorňujú ľudí na ich stav schválenia, podrobnosti o udalosti a ďalšie.

Typ e-mailu	Funkcia	Keď sa odošle
Registrácia účastníkov	Upozorní príjemcu, že jeho miesto je vyhradené pre udalosť.	Okamžite
Účastník čaká na schválenie	Informuje príjemcu o doručení žiadosti o registráciu.	Okamžite
Zoznam čakaní účastníkov	Informuje príjemcu o tom, že udalosť je plná, ale bola pridaná do čašníka & dostane oznámenie, ak sa otvorí miesto.	Okamžite
Odmietnutie účastníka	Informuje príjemcu, že podujatie je v kapacite a jeho žiadosť o registráciu nie je možné prijať.	Okamžite
Zrušenie účastníkov	Potvrdzuje zrušenie registrácie účastníkom.	Okamžite
Zrušenie webového seminára	Upozorní zaregistrovaného účastníka na zrušenie udalosti.	Okamžite
Aktualizácia dátumu a času webového seminára	Aktualizácie zaregistrovaného účastníka o zmenách dátumu alebo času udalosti.	Okamžite
Pripomenutie webového seminára	Pripomenie registrovaným účastníkom blížiaci sa webinár.	1h pred začiatkom udalosti*
Záznam udalosti je k dispozícii	Informuje účastníka, že záznam udalosti je publikovaný a pripravený na kontrolu. E-maily zaznamenávania udalostí sa externým prezentujúcim neodošlú.	Hneď po publikovaní záznamu

*V Teams Premium upravte obsah e-mailu a upravte časy odosielania e-mailov s pripomenutím webinárov. Úprava časov odosielania e-mailov s pripomenutím nie je k dispozícii pre udalosti naplánované menej ako hodinu pred ich začiatkom.

Úprava e-mailov webinárov

Poznámka: Úprava e-mailov webinárov je k dispozícii ako súčasť licencie na doplnok Teams Premium, ktorá poskytuje ďalšie funkcie, vďaka ktorým budú schôdze cez Teams lepšie prispôsobené, inteligentnejšie a bezpečnejšie. Ak chcete získať prístup k licencii Teams Premium, obráťte sa na svojho správcu IT.

Podľa predvoleného nastavenia sa e-maily webinárov automaticky navrhujú pomocou šablón v aplikácii Teams. V Teams Premium ich však môžete pred odoslaním upraviť.

Úprava e-mailov webinárov:

Otvorte nadchádzajúci webinár v kalendári aplikácie Teams.
Vyberte e-maily.
V riadku e-mailu, ktorý chcete upraviť, vyberte položku Upraviť. Môžete upraviť:
- Meno odosielateľa
- Predmet e-mailu
- Obrázky nápisov a loga
- Telo e-mailovej
Vykonajte zmeny v obsahu e-mailu. Potom postupujte takto:
- Výberom položky Ukážka e-mailu zobrazíte, ako bude e-mail vyzerať príjemcom.
- Ak chcete vykonať ďalšie zmeny, vyberte položku Ponechať úpravy .
- Ak chcete úpravy zahodiť, vyberte položku Zrušiť .
Vyberte položku Uložiť.

Dôležité: Ak organizátor neupraví obsah e-mailu s pripomenutím, každému účastníkovi a organizátorovi sa e-mail preloží v predvolenom jazyku prehliadača. Ak organizátor prispôsobí e-mail, účastníkom sa zobrazí, ako bol napísaný v jazyku organizátora.

Zmena času odoslania e-mailu s pripomenutím

Predvolene sa e-maily s pripomenutím odošlú registrujúcim hodinu pred začiatkom udalosti. V Teams Premium môžete upraviť čas odoslania a informovať účastníkov skôr.

Poznámka: Zmena času odosielania e-mailov s pripomenutím je k dispozícii ako súčasť Teams Premium, licencie na doplnok, ktorá poskytuje ďalšie funkcie na zvýšenie prispôsobenia, inteligentnosti a zabezpečenia schôdzí cez Teams. Ak chcete získať prístup k licencii Teams Premium, obráťte sa na svojho správcu IT.

Zmena času odoslania e-mailu s pripomenutím:

Otvorte nadchádzajúci webinár v kalendári aplikácie Teams.
Vyberte e-maily.
V riadku e-mailu pripomenutia vyberte 1h pred začiatkom udalosti.
Nastavte, koľko hodín alebo dní pred udalosťou sa má odoslať e-mail s pripomenutím. Vyberte položku Uložiť.

Snímka obrazovky s editorom času odoslania e-mailov s pripomenutím v aplikácii Teams

E-mailové pripomenutia webového seminára musia byť odoslané minimálne jednu hodinu pred začatím udalosti.

Vypnutie e-mailov webinárov

E-maily webinárov sa zapnú automaticky pri vytváraní webinára. Pred publikovaním lokality udalosti ich môžete kedykoľvek vypnúť.

Vypnutie e-mailov webinárov pri plánovaní webinára:

Vo formulári plánovania prejdite na položku Nastavenie > Podrobnosti.
V časti Prístup k udalosti vypnite prepínač Povoliť e-maily účastníkov .

Vypnutie e-mailov webinárov pre plánovaný webinár:

Prejdite do kalendára aplikácie Teams.
Kliknite pravým tlačidlom myši na webový seminár a vyberte položku Spravovať udalosti .
Vyberte položku Nastavenie > podrobnosti.
V časti Prístup k udalosti vypnite prepínač Povoliť e-maily účastníkov .

Dôležité:

Toto nastavenie vypne všetky e-maily webinárov aplikácie Teams vrátane e-mailov o zrušení a zaznamenávaní udalostí.
Toto nastavenie môžete zmeniť len pred publikovaním lokality udalosti.

Spravovanie e-mailov prostredníctvom integrácií

Nastavte a spravujte e-maily webinára integráciou nástrojov na automatizáciu marketingu, ktoré nie sú od spoločnosti Microsoft, do aplikácie Teams. Implementujte integrácie webinárov pred publikovaním lokality udalosti.

Ak chcete začať používať integrácie webinárov:

Vyberte kalendára v aplikácii Teams.
Dvakrát kliknite na existujúci webinár a vyberte položku Spravovať udalosti .
Vo formulári plánovania vyberte položku Pripojiť aplikácie.
Vyberte nástroj na automatizáciu marketingu, ktorý chcete použiť pre webinár. Dostanete sa do dokumentácie, kde nájdete pokyny na nastavenie potrebných integrácií.