Du kan synkronisera data mellan en extern lista och Microsoft Excel och uppdatera båda datauppsättningarna. Du kanske till exempel vill ha ett produktlager i en lista som är enkelt att dela och uppdatera, men också göra periodisk lageranalys med Microsoft Excel.
Obs
Det går inte att synkronisera en extern lista med tidigare versioner än Excel 2013. Om du försöker göra det visas ett felmeddelande om att det inte går att ansluta till listan.
Mer information finns i Hitta innehåll om externa data.
Förberedelser och förutsättningar för att använda externa data.
För att du ska kunna arbeta med externa data måste du utföra flera obligatoriska uppgifter för att skydda åtkomsten till aktuella data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Den här informationen kan också hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå när du arbetar med externa data. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:
Förbered den externa datakällan En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.
Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton En administratör måste aktivera datakonnektivitetstjänster för företag (Business Data Connectivity Services) och säker lagringstjänst (Secure Store Service). Information om hur du använder de här tjänsterna finns i Konfigurera Konnektivitetstjänster för företag-lösningar för SharePoint 2013 och Skapa en extern lista från en SQL Azure-tabell med Konnektivitetstjänster för företag och Säker lagring.
Konfigurera säkra lagringstjänster En administratör måste göra följande: avgöra bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange målprogrammets autentiseringsuppgifter. Information om hur du använder de här tjänsterna finns i Skapa eller redigera ett målprogram för säker lagring.
Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till Business Data Connectivity-metadatalagringen och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehållstyp som de externa listan baseras på. Information om hur du använder de här tjänsterna finns i Konfigurera Konnektivitetstjänster för företag-lösningar för SharePoint 2013.
Skapa en extern innehållstyp En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.
Skapa en extern lista En användare måste skapa en extern lista utifrån den externa innehållstypen och en eller flera vyer av den externa lista efter behov.
Kontrollera att Office-produkter är redo att användas Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha minst Windows 7 och följande kostnadsfria programvaruprodukter på varje klientdator: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5.0 för OData V3 (vid behov uppmanas du automatiskt att hämta programvaran). Kontrollera också att Office-installationsalternativet Business Connectivity Services är aktiverat (detta är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.
Mer allmän information om hur du använder externa data finns i Hitta information om externa data.
Exportera den externa listan till Excel
- Navigera till SharePoint-webbplatsen som innehåller listan.
- I Snabbstart markerar du namnet på SharePoint-listan eller väljer knappen
, väljer Webbplatsinnehåll eller Visa allt webbplatsinnehåll och väljer sedan listans namn i lämpligt listavsnitt. - Välj Lista och sedan Exportera till Excel.
Den här funktionen är aktiverad som standard för externa listor, men den kan inaktiveras av en systemadministratör. - Om du uppmanas att bekräfta åtgärden väljer du OK.
- I dialogrutan Filhämtning väljer du Öppna.
- Om du tillfrågas om du vill aktivera dataanslutningar på datorn väljer du Aktivera om du tror att det är säkert att aktivera anslutningen till data på SharePoint-webbplatsen.
En Excel-tabell skapas med en dataanslutning som baseras på en webbfrågefil. Kolumnerna i den exporterade tabellen bestäms av den aktuella externa listvyn. Vilka externa data som exporteras fastslås av filter som definierats i den externa innehållstypen och i den externa listvyn samt genom språkinställningarna för SharePoint-webbplatsen. Alla sidbegränsningar ignoreras.