Du kan spåra och hantera information över tid med versionshantering i listor och bibliotek, samt visa och återställa tidigare versioner från objektets historik.
När funktionen är aktiverad läggs nya versioner till i ett objekts historik efter att ändringar har sparats. Antalet lagrade versioner och synligheten för utkast och delversioner kan ändras för varje lista och bibliotek.
Aktivera och konfigurera versionshantering i en lista eller ett bibliotek
Öppna den lista eller det bibliotek som du vill aktivera versionshantering för.
Välj Inställningar
och välj sedan Inställningar för lista eller Biblioteksinställningar.
På sidan Inställningar väljer du Versionsinställningar.
På sidan Versionsinställningar är följande inställningar tillgängliga:
För ett dokumentbibliotek:
Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt.
Skapa en version varje gång du redigerar en fil i det här dokumentbiblioteket, antingen med endast huvudversioner eller huvud- och delversioner.
Begränsa antalet versioner och utkast som ska sparas.
Ange vilka som kan se utkast.
Kräv att dokument checkas ut innan de kan redigeras.
För en lista:
Kräv godkännande av innehåll för skickade objekt.
Skapa en version varje gång du redigerar ett objekt i listan.
Begränsa antalet versioner och utkast som ska sparas.
Ange vilka som kan se utkast i listan.
Välj OK.
Visa, återställa eller ta bort en tidigare version i en lista eller ett bibliotek
Öppna listan eller biblioteket med objektet eller dokumentet som du vill visa historik för.
Bredvid det objekt som du vill visa historik för väljer du ... (ellipser).
Välj Versionshistorik.
Om du inte ser Versionshistorik väljer du Mer och sedan Versionshistorik.
I dialogrutan Versionshistorik hovrar du med musen över datumlänken på en tidigare version och väljer nedåtpilen för att visa menyn.
Du kan göra följande på menyn:
- Visa det aktuella dokumentet. En dialogruta visas där du kan återställa eller ta bort en tidigare version samt se aktuell godkännandestatus. Du kan också redigera den aktuella versionen från den här dialogrutan.
- Återställ dokumentet. En dialogruta visas där du tillfrågas om du vill göra dokumentet till aktuellt godkänt dokument. Det läggs till som en ny version.
- Ta bort dokumentet. En dialogruta visas där du tillfrågas om du är säker på att du vill skicka objektet till papperskorgen.
- Avvisa den här versionen. Visas endast på godkända dokument, i stället för Ta bort.
När du är klar väljer du X i det övre högra hörnet.
Andra inställningar som påverkar versionshantering
Du kan konfigurera andra inställningar som påverkar versionshantering. I listor och bibliotek kan du kräva att innehåll ska godkännas. I bibliotek kan du kräva att filerna checkas ut.
Mer information om bland annat de här inställningarna finns i Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?