Arbeta med tröskelvärdesgränsen för listvyn för alla versioner av SharePoint

Använda index och filtrerade vyer för att styra data och förbättra prestanda

Genom att planera och skapa index och använda dem i filter kan du hålla antalet objekt under tröskelvärdet för listvyn. Mer information finns i Lägga till ett index i en list- eller bibliotekskolumn eller Använda filtrering för att ändra en SharePoint-vy.

Index skapas automatiskt i följande två situationer:

• När du sparar vyer används kolumner för sortering och filtrering.
• När du sorterar i det moderna gränssnittet.

Om du blockeras av tröskelvärdet för listvyn men det totala antalet objekt är färre än 20 000 för SharePoint Server kan du lägga till index för kolumner i SharePoint 2019.

I alla versioner av SharePoint kan du skapa en filtrerad vy med ett kolumnindex för att minska antalet resultat när du arbetar med stora listor och bibliotek. Du skapar en filtrerad vy med en indexerad kolumn i två steg:

1. Skapa ett index för en kolumn.
2. Skapa en vy som använder den indexerade kolumnen för att filtrera vyn.

Mer information om indexering av kolumner finns i Lägga till ett index i en list- eller bibliotekskolumn.

Mer information om filtrering av kolumner finns i Använda filtrering för att ändra en SharePoint-vy.

Redigera listvyn

Om det uppstår ett fel när du arbetar med en stor lista redigerar du listvyn.

Följande fyra ändringar tar bort tröskelvärdesfel i listvyn. Ta bort alla fyra felen genom att utföra alla fyra ändringarna.

Ta bort sortering för listvyn

Från båda : Sortera först efter kolumnen och sortera sedan efter kolumnen och välj Ingen.

Ta bort gruppering i redigeringsvyn

Från både Gruppera först efter kolumnen och sedan gruppera efter kolumnen väljer du Ingen.

Andra ändringar av listvyn

För alla kolumner i avsnittet Summor väljer du Ingen.

I avsnittet Kolumner markerar du så få kolumner som behövs för visning.

Använda mappar för att ordna

Även om mappar inte krävs för att använda stora listor och bibliotek kan du fortfarande använda dem för att ordna data och effektivisera dataåtkomst. Skapande av mappar är aktiverat som standard i dokumentbibliotek, men inte i listor. Mer information finns i Skapa en mapp i en lista o eller Skapa en mapp i ett dokumentbibliotek.

Om hur du använder mappar

När du skapar en mapp skapar du i praktiken ett internt index. Detta interna index skapas också för rotmappen, eller på högsta nivån i en lista eller ett bibliotek. När du använder objekt i en mapp använder du egentligen det här interna indexet för åtkomsten av data. Tänk på att varje undermapp räknas som ett objekt (men inte eventuella objekt i den undermappen) om en mapp innehåller undermappar.

Även när det totala antalet objekt i en lista eller ett bibliotek är mycket stort är en vy av en enda mapp minst lika snabb som en vy som filtrerar det totala antalet objekt med hjälp av en indexerad kolumn. I vissa fall kan det vara möjligt att fördela alla objekt i en lista eller ett bibliotek i flera mappar så att ingen mapp har fler än 5 000 objekt.

Det är viktigt att tänka på följande när du använder mappar för att organisera en stor lista eller ett stort bibliotek:

• En mapp kan innehålla fler objekt än tröskelvärdet för listvyn anger, men för att undvika blockering kan du ändå behöva använda en filtrerad vy som utgår från kolumnindex.
• Om du väljer alternativet Visa alla objekt utan mappar i avsnittet Mappar när du skapar eller ändrar en vy i listan eller biblioteket måste du sedan använda ett filter som utgår från ett enkelt index för att vara säker på att du inte når tröskelvärdet för listvyn.
• Det är ofta till hjälp att visa alla tillgängliga mappar utan filtrering i standardvyn, så att användarna kan välja rätt mapp när de infogar nya objekt. Om alla mappar visas minskar dessutom risken för att objekt av misstag läggs till utanför mapparna i listan eller biblioteket. Till skillnad från bibliotek finns det inget automatiskt sätt att flytta objekt mellan mappar i en lista.

Om du vill flytta filer mellan mappar i ett bibliotek läser du Flytta eller kopiera filer i SharePoint.

Synkroniserade data och offlinedata

Om du tar data offline kan du använda Excel eller Access om du vill skicka en fråga till dina listdata utan gränser. När du synkroniserar en dokumentmapp kan du arbeta lokalt på datorn och ändringar uppdateras automatiskt till servern. Mer information finns i Synkronisera SharePoint-filer med OneDrive-synkronisering-klienten (Groove.exe) eller Synkronisera SharePoint- och Teams-filer med datorn.

Offlinesynkronisering, externa data och Access-datahantering

Att ta data offline är ofta smidigare och effektivare när du synkroniserar med datorn. Du kan använda Excel, Access eller Outlook, beroende på de listdata du arbetar med. Du kan också använda extern datahantering utan gränser med ERP-system (Enterprise Resource Planning), OData och webbtjänster, beroende på din SharePoint-tjänst.

Använda offlinesynkronisering

Du kan göra ändringar på en stationär eller bärbar dator och sedan, när du tar tillbaka data online, synkronisera ändringarna och lösa konflikter på ett smidigt och effektivt sätt. Genom att använda offlinesynkronisering med stora listor för att "skrubba", analysera och rapportera data kan du avlasta databasaktiviteten och minimera användningen av SharePoint-resurser.

Du kan ta listdata offline och synkronisera ändringar när du är online igen med hjälp av flera Microsoft 365 produkter. Om du vill exportera till dem behöver du ha installerat apparna, antingen Microsoft 365 eller Office-skrivbordsprogram.

Använda Microsoft Access för synkronisering offline

Access kan hantera fler rader med data än SharePoint, och du har tillgång till många kraftfulla verktyg för att hantera dessa data. Om du arbetar med data i Access och synkroniserar dem med SharePoint kan du arbeta med större datamängder.

Du kan läsa och skriva de flesta interna listor från Access genom att länka till dem, och Access fungerar bra med praktiskt taget alla SharePoint-datatyper. Genom att länka kan du ansluta till data i en SharePoint-lista och på så vis skapa en tvåvägsanslutning för att visa och redigera den senaste informationen både i SharePoint-listan och Access-databasen. Access skapar en kopia av (eller replikerar) SharePoint-listan i en Access-tabell. När Access-tabellen har skapats kan du arbeta med listdata i Access upp till Access-gränsen på två GB (exklusive eventuella bilagor som inte lagras lokalt). Access cachelagrar dessutom listdata på klienten, använder en effektiv minnesintern återskrivningscache och skickar bara modifierade listobjekt. Allt detta gör att frågor och uppdateringar går mycket snabbare. En dialogruta för konfliktlösning gör det dessutom lätt att hantera uppdateringar i konflikt.

Om funktionen Access Services är aktiverad kan du arbeta med avsevärt mycket mer data än tröskelvärdet för listvyn, upp till 50 000 objekt som standard. Access bearbetar automatiskt list- eller biblioteksdata i små batchar och sätter sedan ihop informationen, en teknik som gör att du kan arbeta med mycket mer data än tröskelvärdet för listvyn, utan att negativt påverka andra användare på SharePoint-webbplatsen.

Använda Microsoft Excel för offlinesynkronisering

Du kan exportera SharePoint-listor till en Excel-tabell för att därigenom skapa en enkelriktad dataanslutning mellan Excel-tabellen och SharePoint-listan.

I Excel kan du också arbeta med stora listor utan blockeringar. Dessutom kan du synkronisera Excel med både SharePoint och Access så att du kan dra nytta av fördelarna med respektive plattform.

När du uppdaterar dina data från SharePoint-listan och uppdaterar Excel-tabellen ersätter Microsoft Excel Excel-informationen med den senaste informationen i SharePoint-listan och skriver över alla ändringar som du gjort i Excel-tabellen.

När informationen finns i Excel-tabellen kan du dra nytta av de många dataanalysfunktionerna i Excel, till exempel kraftfulla och flexibla kalkylblad, pivottabellrapporter, professionella diagram och miniatyrdiagram, villkorsstyrd formatering med ikoner, datastaplar, färgskalor och avancerade konsekvensanalyser.

Om funktionen Access Services är aktiverad kan du arbeta med avsevärt mycket mer data än tröskelvärdet för listvyn, upp till 50 000 objekt som standard.

Använda Outlook för offlinesynkronisering

Från Outlook kan du läsa och skriva kontakt-, uppgifts-, kalender och diskussionslistor samt synkronisera dokumentbibliotek. Du kan till exempel arbeta med både standarduppgiftslistor och projektuppgiftslistor genom att ta uppgiftslistor offline, visa, uppdatera och tilldela nya uppgifter, ta dem online igen och synkronisera dem utan att lämna Outlook. Du kan också lagra, dela och hantera SharePoint-kontakter mer effektivt i Outlook.

Överst på sidan

Använda Access med SharePoint-produkter för synkronisering offline

I Access kan du skapa en webbdatabas baserad på Access Services genom att bygga tabeller baserade på länkade listor, tillsammans med frågor, formulär, rapporter och makron som du publicerat på en SharePoint-webbplats. När webbdatabaserna uppgraderas kan du fortfarande använda och ändra dem, och skapa nya från en mall (men inte från Access 2013).

Du kan skapa en Access-app i SharePoint utan att använda kod. En SharePoint-app är i allmänhet en specifik punktlösning som är lättdistribuerad och tillgänglig på en marknadsplats. Tänk på en app som ett bekvämt, alternativt sätt att paketera, distribuera, köra, övervaka och dra tillbaka en lösning. Mer information finns i Skapa ett Access-program.

Till skillnad från ett Access-webbdatabasprogram som lagrar data i SharePoint-listor använder en Access-app en SQL Server-databas separat från SharePoint-produkter för att lagra data och omfattas därför inte av tröskelvärdet för SharePoint-listvyn. Detta förbättrar kraftigt skalbarheten i Access-lösningar och möjliggör effektiv hantering av många miljoner poster. För SharePoint Server-användare kan SQL Server-databasen konfigureras för att finnas bakom organisationens brandvägg. För onlineanvändare är databasen en SQL Server Azure databas som aktiveras med ett kostnadsfritt konto och kostnadsfritt lagringsutrymme. Mer information om Azure finns på Microsoft Azures hemsida.

Slutligen kan du fortfarande synkronisera data mellan en SharePoint-lista och en Access-tabell och hålla båda uppsättningarna med data uppdaterade. Synkroniseringen är tvåvägs eller dubbelriktad. Ändringar som görs i Access av listdata laddas upp till SharePoint-listan och ändringar som görs i SharePoint-listan laddas ned till Access på datorn. Mer information finns i Importera, länka eller flytta data till SharePoint.

Använda sökrutan i SharePoint

Ett annat sätt att hitta dokument eller objekt i ett stort bibliotek eller en stor lista är att använda listans eller bibliotekets sökruta för att ange ett nyckelord eller en fras. SharePoint-sökning har sina egna indexeringsmetoder och är inte kopplad till tröskelvärdet för listvyn eller andra relaterade gränser.

En annan lösning för att hantera stora bibliotek är att skapa och använda en dokumentcenterwebbplats. Den är utformad för dokumenthantering och innehåller funktioner som arbetsflöden, filter, vyer och in- och utcheckning av filer.

Använda sökrutan för att söka efter list- eller biblioteksobjekt

Det finns vanligtvis två sökrutor på en SharePoint-sida: webbplatssökningen högst upp på sidan och sökrutan för den specifika listan eller biblioteket. När du använder listans eller bibliotekets sökruta kan du gradvis utöka sökningens omfattning:

• Som standard baseras sökomfattningen till att börja med på alla objekt i den aktuella vyn med undermappar. Resultatet visas i form av kolumner som du kan fortsätta att filtrera och sortera. Om tröskelvärdet för listvyn överskrids visas inte alla resultat.
• Om du inte hittar det du letar efter kan du utöka sökningens omfattning så att den omfattar hela listan, inklusive alla undermappar, oavsett den aktuella vyn eller tröskelvärdet för listvyn.
• Slutligen kan du utöka sökningen så att den omfattar hela webbplatsen. Då visas resultatet på standardsidan Webbplatssökning. Sedan kan du använda panelen Förfining för att filtrera resultatet, till exempel efter redigeraren för ett dokument eller efter det datum då ett listobjekt skapades. Du kan också utforma mer detaljerade frågor genom att använda boolesk syntax och logiska operatorer.

Använd personliga vyer, relationslistor och RSS-feeds

För att förbättra övergripande systemprestanda ytterligare och undvika att nå ett tröskelvärde eller en gräns för resurser kan du överväga att använda personliga vyer, relationslistor eller RSS-feeds.

Personliga vyer

Eftersom det är mer komplicerat att skapa vyer som använder ett kolumnindex korrekt för stora listor och bibliotek kan du ta bort behörigheten Hantera personliga vyer från deltagare för en stor lista eller ett stort bibliotek. Genom att ta bort den behörigheten kan du hindra användare från att skapa en vy som omfattar alla objekt och som kan försämra prestanda för resten av webbplatsen. Mer information om behörigheter finns i Anpassa behörigheter för SharePoint-listor och -bibliotek.

Relationslistor

När du skapar listrelationer med hjälp av uppslagskolumner, unika kolumner och tvingande relationsbeteende (också kallat referensintegritet) kan tröskelvärdet för listvyn uppnås och du kan komma att blockeras under följande omständigheter:

• Om du gör en kolumn unik i en befintlig lista som innehåller fler objekt än tröskelvärdet för listvyn (att lägga till ett objekt i en lista så att den överstiger tröskelvärdet för listvyn är en åtgärd som vanligtvis inte blockeras).
• Om en lista innehåller fler objekt än tröskelvärdet för listvyn och du aktiverar borttagning av relaterade eller begränsade borttagningar för ett uppslagsfält i listan.

RSS-feeds

När RSS-stöd har aktiverats i Central administration och på webbplatssamlingsnivå, kan du aktivera och konfigurera RSS-stöd för olika typer av listor och bibliotek. När användare använder en RSS-feed för en lista eller ett bibliotek hämtas data från listan. I standardvyn för RSS begränsas antalet returnerade objekt utifrån det datum då objektet senast ändrades med hjälp av ett filter i kolumnen Ändrad. Om listan eller biblioteket innehåller många objekt och användare använder RSS-feed är det en bra idé att indexera kolumnen Ändrad. Du kan också minska antalet hämtade objekt genom att ändra antal objekt och antal dagar för vilka ändringar tas med i ett RSS-feed.

Mer information om hur du hanterar RSS-feeds finns i Hantera RSS-feeds för en webbplats eller webbplatssamling. Mer information om hur du lägger till en RSS-feed finns i Skapa en avisering för att få ett meddelande när en fil eller mapp ändras.